简化可以归结为两个步骤：

1.抓住重点。

2.舍弃其他。

关键在于自我设限，抓住重点。

“简单高效”的六大原则

它们将帮助你大幅提高工作效率，同时简化生活。以下六大原则将贯穿全书：

一.自我设限 :由于设定了限制，我们必须抓住重点。无论做什么事，你都得学会设限。

你生活的哪些领域需要设限？每件让你觉得应接不暇的事，每个你希望改善的领域，都可以拿来设限。

想要成功设限，你最好一次只关注一个领域。这个领域最好是很有可能改造成功的。

1.分析你当前做事的频率（某件事你每天做多少次），然后根据理想状态设定限额。

2.做一个星期的试验，看看这个限额适不适合自己。

3.如果不适合你，就调整到你觉得合适的水平，然后再试验一个星期左右。

4.继续调整，直到找到适合你的限额，直到把它变成习惯。

二.抓住重点:通过抓住重点，我们用最少的资源得到了最多的回报。抓住重点能让你节省时间和精力，做到事半功倍。

1.你的价值观是什么？价值观就是你认为最重要的东西。想一想你觉得最有意义的东西，你最希望拥有的特质，你最理想的生活准则。弄清自己的价值观之后，你就可以根据它们来做选择了。

2.你的目标是什么？你这辈子想实现什么目标？你在接下来一年里想实现什么目标？你本月想实现什么目标？你今天想实现什么目标？如果你清楚自己的目标是什么，就能判断某种行为或某件事是否有助于自己实现目标。

3.你热爱什么？想一想你热爱的东西、喜欢的人，爱做的事吧。

4.你觉得什么最重要？按照同样的思路列一张清单，写下你在生活中、工作中或者你能想到的任何一个领域里最重要的东西。

5.哪项任务能带来最大的回报？如果你要在一份项目或任务清单里做选择，想一想哪项任务能最大限度地改变你的人生和事业，哪项任务能对其他东西产生最大的影响。

6.哪项任务能带来最长远的回报？回报的大小和长远不是一回事。

7.“需要”还是“想要”。当你决定是否要买某个东西时，这是一个很好的判断标准。想一想，哪些东西是你真正需要的，哪些东西只是你想要的？只要弄清自己的需求，就能消除大部分的欲望，因为很多东西并不是你真正需要的。

8.删除无关紧要的东西。如果你弄不清什么是重要的，那就反过来想一想。如果你列出了一份待办事项清单，不妨先把无关紧要的任务删掉。比如，你知道洗车不如付账单重要，也不如修下水管道重要，因为漏水会让你多花数百美元的水费。删掉无关紧要的东西后，清单上留下的就是最重要的任务。

9.继续删除。通常情况下，你都不可能一次就把所有无关紧要的东西统统删光。你可以先删掉一些无关紧要的小事，试着去做剩下的任务，过一两个星期再回过头看看，再删掉一些东西。继续这么做，直到你发现没有东西可删。

三.化繁为简

清除无关紧要的东西

说“不”就是对“抓住重点”许下的承诺。说“不”意味着告诉别人，你没有时间做其他的事了。这正是承诺的真谛。说“不”是能够熟能生巧的，尤其是当你深信“抓住重点能带来长远回报”的时候。如果你能在不累垮自己的前提下说到做到，别人也会渐渐开始尊重你。只有你先尊重了自己的时间，别人才会尊重你的时间。

四.集中精力

专注是提高效率的最佳工具。

专注改变人生

·专注于一个目标。决定你能否实现目标、养成习惯的关键因素，不是自律、回报、意志力，甚至不是动力（尽管这也是重要因素之一），而是专注。如果你集中精力，专注于一个目标或习惯，通常都能取得成功。如果你无法集中精力，就不可能实现目标，除非这个目标特别简单，无论如何都能实现。事情就是这么简单。

·专注于当下。专注于当下好处多多，它有助于减轻压力、提高效率，让你充分享受生活。专注于当下，不是过去，也不是未来，其实并不容易做到。做到这一点需要大量的练习。我们会在下一节具体讨论怎么做到这一点。

·专注于手头的任务。你有没有过这样的感受，当你全身心地投入一项工作时，周遭的世界就像消失了一样？你可能会忘记时间，一门心思扑在手头的事情上面。这就是“忘我”（flow，或译“沉浸”）的概念。它是获得幸福的关键。工作和休闲都能让你进入“忘我”的状态，进而感到幸福。人们在主动发起挑战，而不是盲目应对挑战的时候，往往能得到最大的快乐。先找到你爱做的事，接下来要做的就是排除杂念，专注于手头的任务。

·专注于积极的方面。我通过戒烟和跑步学到的一个重要技巧，就是觉察到消极念头，然后用积极的想法取而代之。很多时候，你会想要放弃，如果你不能及时觉察这些消极念头，它们就会疯狂滋长，直到你败下阵来。这个时候，你可以学着多想想积极的方面：想想这件事带给你的感觉有多棒；想想既然别人能做到，你也能做到；想想实现目标的时候，你会有多开心。无论在什么情况下，你都可以学着积极面对。根据我的个人经验，这能让你变得更快乐，因为你专注于生活中美好的一面，而不是困难或消极的一面。对你当前拥有的一切心存感激吧！

专注于“唯一任务”

我们生活在一个需要同时处理多项任务的时代。

我列出了几点简单的理由，说明为什么不应该同时处理多项任务。

1.同时处理多项任务效率很低，因为每处理一项新任务都得切换思维，然后还得切换回来。

2.同时处理多项任务非常复杂，会让你充满压力，容易出现失误。

3.同时处理多项任务会让人发疯。在这个混乱不堪的世界里，我们急需摆脱惶恐，寻找宁静的绿洲。

怎样才能做到同一时刻只专注于一项任务呢？

1.每天早上起来第一件事，就是做自己心中的头等要务（Most Important Task）。在做完这件事之前，别的事都不要做。短暂休息一下，然后开始做下一件“头等要务”。如果你一早上能完成两到三项重要任务，剩下的时间就是额外收获了。

2.做一项任务的时候，尽量排除外界的干扰。如果可能的话，关闭邮箱，断开网络，关掉手机，尽可能不接电话。专注于手头的任务，在做完之前不要去想别的事。

3.如果你特别想查收邮件或者做别的事，就让自己暂停片刻。深呼吸几次，调整好心态，再回到手头的工作上来。

4.如果中途有其他任务插进来，把它放进收件箱，或者记在笔记本或电脑文档里。然后，回到手头的工作上来。

5.完成手头的工作后，整理一下笔记本和收件箱。如果有必要的话，可以把新任务加进待办事项清单里，然后重新做一下日程安排。定期清理收件箱里的电子邮件和其他记录。

6.有时，中途插进来的任务特别紧急，不能等做完手头的事再处理。在这种情况下，标出你手头的工作做到了哪里（如果有时间的话，最好写下来），把所有相关的文件或记录放在一起，先搁到一边（可以放进名为“处理中”的文件袋或项目文件夹里）。当你重拾这项工作时，可以拿出文件袋，看看自己的记录，然后从中断的地方做起。

7.时不时做做深呼吸，伸伸懒腰，休息放松一下。好好享受生活吧。走出户外，欣赏大自然，让自己保持清醒、理智。

专注于当下的最好方法

专注于当下，而不是过去或未来，能让你头脑冷静、提高效率、保持理智。具体做法和“同一时间只做一项任务”很相似。

你只有不断练习，才能学会专注于当下

下面是练习“专注于当下”的几种好方法：

1.吃东西的时候专心吃。专注于当下的最佳方法就是一次只做一件事。

2.时刻警醒。另一个重要方法是时刻觉察自己的想法。你会不可避免地想到过去和未来。没有关系，你只需要觉察到这些想法，就能促成改变。

3.宽容以待。如果你想到了过去或未来，不要因此自责，不要试图把这些想法从脑子里赶出去。你只需要觉察到它们，宽容地等它们消散，然后把自己带回当下。

4.锻炼身体。锻炼是我的冥想方式。跑步的时候，我就只专心跑步。我的注意力全都放在当下的步伐、呼吸和身体上。这是一种很管用的练习方法。

5.日常活动。做任何事都可以成为你的冥想方式。比如，你可以在洗碗的时候练习，这就是属于你的冥想方式。走路的时候，就专心走路。把做每一件事都当作练习。

6.设置提醒。你可以在冰箱、电脑桌面或墙上贴便利贴，也可以利用线上提醒服务，每天给自己发一封电子邮件。你必须不惜一切代价，让自己专注于当下。

7.没有失败。你可能会搞砸，但没关系，在这件事上不存在失败。唯一重要的就是坚持练习。如果你能坚持练习，随着时间的推移，你会越来越习惯专注于当下。即使中断一段时间，你也不可能失败。只要尝试，就是成功。庆祝每一次小小的成功吧！

8.坚持练习。如果你感到沮丧，就做做深呼吸。如果你问自己“我现在该怎么做”，答案就是“坚持练习”。

五.养成习惯，实现持久的改善

这套工具是怎样发挥作用的呢？

1.选择一种习惯。每个月只向一种习惯发起挑战。什么习惯都可以，只要你觉得它对你的生活影响最大就行。

2.写下你的计划。你需要明确写下每天想实现的目标、做这件事的时间、做这件事的触发点（它必须紧跟在你的某个常规活动后面，比如刷完牙之后马上锻炼身体），以及你要向谁汇报进度（具体见下文）。

3.公开你的目标。告诉尽可能多的人，你正在努力养成新习惯。我建议发到网络论坛上，不过你也可以通过电子邮件发给同事、家人和朋友。总之，要让一大群人知道这件事。

4.每天汇报进度。每天都要告诉同样的一群人，你是否顺利实现了目标。

5.庆祝新习惯养成！三十天后，你就能养成一种新习惯。你还需要继续做这件事，但如果你已经坚持了一个月，这个习惯早就根深蒂固了。

这种“三十天挑战”是养成习惯的最佳方式。它之所以会管用，有下面几个原因：

·承诺。许下接受挑战的承诺，制定可以衡量的目标，然后公之于众，就是朝着养成习惯迈出了一大步。

·责任。每天查看进度会让你充满动力，因为你可以把自己的成功展示给别人看。汇报当天成果的时候，你会感觉自己像是得奖了一样。

·激励。把自己的痛苦挣扎告诉别人，同样也很有意义。比如，在一次挑战中，我病倒了好几天。病好之后，我请亲友团来给我打气。他们确实很有激励作用，顺利把我拉回了正轨。

·鼓舞。看到别人做得很好，你就会受到鼓舞。你会想，既然他们都能做到，我也没问题！挑战者总能在身边找到这样鼓舞人心的榜样。

“三十天挑战”中的规则

·每次只养成一种习惯。千万不要打破这条准则！我向你保证，同时养成很多种习惯的成功概率很低

·制定简单的目标。至少在刚开始的时候，不要制定特别困难的目标。

·选择可以衡量的目标。你应该能清楚地说出，自己今天是成功了还是失败了。

·保持一致。如果可能的话，最好在每天的同一时间做这件事。

·每天汇报。你可以选择每隔两三天汇报一次，但每天汇报会大大提高成功的概率。

·保持积极的心态。要做好时不时遭受挫折的准备，感觉沮丧的时候要继续前进。

从十二种重要习惯入手

1.每天早上拟定三项头等要务。

2.每次只专心做一件事，不在很多项任务之间来回切换。

3.清空收件箱。

4.每天只查收两次邮件。

5.每天锻炼五到十分钟。

6.工作时排除干扰，心无杂念。

7.做好每天早晨的常规活动。

8.多吃蔬菜和水果。

9.每天清理办公桌上的杂物。

10.对不在“简短清单”上的任务说“不”（具体参见第十六章“简化生活”）。

11.每天花十五分钟清理家中的杂物。

12.每封电子邮件不超过五行。

六.小处着手，确保养成好习惯

“小处着手”能发挥作用的几个重要原因：

·它会让你集中精力

·它会让你的精力和热情更持久

·它更容易掌控。刚开始的时候，制定的目标越容易越好。如果你定的目标很难实现，你就很可能走向失败。

·它能确保你获得成功。制定小目标，成功的概率是百分之百。

·循序渐进的改变更持久

下面是一些例子：

·锻炼：先每天锻炼五到十分钟，而不是每天三十分钟。

·早起：先提前十五分钟起床，而不是提早一两个小时。

·提高效率：先试着集中精力五到十分钟，专注于手头的工作。

·电子邮件：先限制自己每天少查收几次电子邮件。

·健康饮食：先进行细微的调整，而不是彻底改变饮食习惯。

·重大项目：先完成项目里的一项小任务，而不是试图一口气做完所有的事。然后，再完成下一项小任务，以此类推。

·清理杂物：先整理一个抽屉，而不是试图一口气把整个家或办公室清理干净。

怎么才能确定哪些任务回报最大？通常来说，有两种比较好的判断方法。

方法一：审视任务清单。看看清单上的每一项任务，对自己提出下列问题：“这项任务能否在本周或本月之后持续发挥影响力？它能如何改变我的工作、事业和生活？它对实现我的长远目标有没有帮助？这个目标有多重要？”根据这些问题的答案，你就能判断哪些任务从长远来看回报最大了。虽然这个过程听起来有点烦琐，但做起来其实很容易。习惯以后，你只需花上短短几分钟就能搞定。

方法二：从制定目标入手。如果你能先确定明年的目标，就能合理地规划工作，让自己每天都朝着目标前进。假如你有三个长期目标，不妨每天都从清单里选一项能让自己朝目标更近一步的任务。这能确保你高效地完成任务，因为它们和你的长期目标有直接关系。

你应该选择哪种方法？只要是适合你的，就是最好的。

“唯一目标”体系其实很简单：一次只专注于一个目标，从而提高效率。你可以把“唯一目标”分解成若干个具体步骤，一次只专注于一个次级目标。

1.选择一个目标。把你未来几年里想完成的目标列成一份清单，上面可能会有一二十个目标。你可以试着同时向所有目标发起挑战，也可以向尽可能多的目标发起挑战，但是，这么做的效率很低。所以，你应该只选择一个目标，投入全部精力去实现它，直到能把它从清单里删掉。

我建议你选择最渴望实现的目标。你的愿望越强烈，坚持到底的可能性就越大。如果你的想法是“如果能实现这个目标也挺不错的”，那还远远不够。你必须非常渴望实现这个目标，才会把它视为接下来几个月的重中之重。

我还建议你选择需要花半年到一年才能实现的目标。

2.分解成次级目标。把“唯一目标”确定下来之后，下一步就是专注于能在未来两个月里实现的次级目标。把“唯一目标”分解成次级目标，可以缩短每个步骤的时间，便于迅速实现目标，避免你被遥遥无期的大目标吓倒。如果不把大目标分解成小步骤，你就可能被又庞大又模糊的目标压垮。

3.本周目标。每个星期都要制定本周目标，让自己离实现次级目标更近一步。

4.每日行动。每天都要做一件事，让自己离本周目标更近一步。让它成为你当天最重要的任务。先把这件事做完，再去做其他事。这有助于你保持专注，集中精力实现“唯一目标”，不受其他更紧迫的琐事干扰。

让“头等要务”发挥作用的关键在于：

·每天早上第一件事就是选择“头等要务”。

·让自己只限关注三件事。

·确保有一项“头等要务”跟你的目标有关，或者跟你最重要的三个项目有关。

·先集中精力完成这三项任务，再去做其他事。

·每天一早就开始做“头等要务”，做完之前先不管别的事。

·一次只做一项“头等要务”，投入全部精力（具体见原则四）。

把大任务分解成一小时内能完成的小任务

集中精力完成少量但关键的任务是很重要，但为了真正简化任务，我们还得谈一谈任务的大小。我们可以一天只集中精力完成一项任务，但如果它是一项令人望而生畏的大任务，我们就可能不堪重负，无法完成。如果任务太大，限制任务量是不起作用的。

最好把你想做的事分解成能在一小时内完成的小任务。这项任务最好只需要二三十分钟，甚至十到十五分钟就能完成。任务越小越好，这样完成的可能性才会越大。

进入“忘我”状态的方法如下：

1.选择你热爱的工作。如果你对某件事毫无兴趣，就不可能做到“忘我”。

2.选择有挑战性的任务，但也别太难。如果任务太难，你会很难沉浸其中；如果任务太容易，你则会觉得无聊。

3.排除杂念。尽量不去想别的事，集中精力完成手头的任务。排除所有干扰因素，比如电话、电子邮件通知、即时消息、办公桌或电脑桌面上的杂物。

4.沉浸在工作中。一旦开始工作，就一门心思扑在上面，把其他东西统统忘掉，让周围的世界慢慢消失，充满激情地工作，享受其中的乐趣。请注意，你可能会忘记时间，耽误下一个预约。这就是为什么我建议你不要安排太多的预约。

每天早上先决定当天的任务，弄清优先次序

如果你的日程安排很灵活，你怎么知道某一时刻该做什么事？答案就是，弄清任务的优先次序。回头看看上一章提到的“头等要务”吧。简单来说，你每天早上第一件事就是决定当天要做什么任务。列一份“简短清单”，写下你最想完成的三件事，也就是你的三项“头等要务”。你可以再列一份清单，写下你想批量处理的小任务（留到当天晚些时候再做）。当然，你当天应该重点关注写着三项“头等要务”的清单，让这份清单，而不是日程安排，掌控你一天的生活。

弄清优先次序之后，接下来最关键的就是专注。我强烈建议你一次只专注于一件事。为了完成清单上的三项“头等要务”，你需要依次把全部精力投入每一项任务，做完一项再做下一项。对于喜欢同时处理多项任务的人来说，这是一个巨大的改变。这么做不但更有效率，也更轻松。

如果你喜欢在多项任务之间来回切换，可能得花一点时间才能习惯一次只做一项任务。不过没关系，如果你发现自己分心了，只需要把思绪拉回手头的工作就行。坚持下去，你很快就能轻松地解决“头等要务”了。

什么样的任务适合批量处理？我的建议如下：

·打电话。不要整天都忙着打电话，把需要打的电话列出来，然后一口气打完。我通常会留出三十分钟打电话，但你的需求可能和我不一样。你也可以只在固定的时间接电话，把其他时间打来的电话都转到语音信箱。这能让你集中精力完成重要的任务，而不是时不时被别人的电话打断。

·查邮件。对大多数人来说，这都是个大问题。电子邮件已经变得越来越重要，一不小心就可能掌控我们的生活（我会在下一章具体讨论这个问题）。简单来说，你只需在每天固定的时间查邮件，就能实现批量处理。我建议每天查两次，比如上午十点和下午四点。如果你觉得其他时间更合适，也没问题。千万不要每天早上第一件事就是查邮件，不然你就可能被电子邮件缠住，无法完成重要任务。

·外出办事。把需要走出家门或办公室才能做的事一口气搞定。你可以把它们留到一天快结束的时候再做，或把某一天定为“外出办事日”。

·文书工作。现在，我要做的文书工作已经不多了（我已经进入了无纸化办公），但大多数上班族都没我这么幸运。如果你有很多文书工作需要处理、填写或审查，那就一口气把它们做完，而不是把一整天的时间都花在上面。

·清理收件箱。和查收电子邮件一样，每天清理一两次，浏览一下收件箱里的文件，判断每份文件需要你做什么事。如果一有文件进入收件箱，你就急急忙忙去处理，那你肯定会被日程掌控，而不是你去掌控日程。在固定时间清理收件箱，一口气把它清空。

·开会。你可能无法控制开会的时间，但如果可能的话，我建议你找个时间一口气把会开完，给每次会议制定明确的目标和时限。批量开会能给你留出大块的时间，让你有空去做最重要的工作。如果可能的话，尽量避免把所有的事放在同一个会里开，因为那通常是浪费时间。

·浏览网站。如果你像我一样，需要定期浏览某些网站，那么，与其让它们干扰你完成重要任务，还不如选个时间一口气看完。

·做研究。有些工作需要你做研究或阅读材料，为写作做准备。如果可能的话，把这些事一口气做完。

·做维护。在工作中，有些小任务是我们必须做的。像我这样的博主，每天都要查看读者留言、调整广告系统、修改网页代码，别的工作也有不同的维护任务。这些琐事虽然不重要，但不做又不行。如果可能的话，留到一天快结束的时候再做。