项目管理思维,职场达人必备的思维模式

PMI(项目管理协会)发布的第10次薪酬调查报告显示,PMP(项目管理专业人士)证书是影响项目管理专业人士薪酬位数的重要原因。持有PMP证书者比非持有者薪酬平均高出23%。

PMP带来的不仅是从业者技能上的提高,更是一种思维模式的有效运用,因此PMP证书不再是IT、通讯等行业特有的从业要求,拥有PMP证书已成为很多外企求职者的敲门砖。

项目管理是一门科学,而正真运用到实践当中的却是项目管理的思维。上到投资千万甚至上亿的大项目,小到一次全家旅游,都可以运用项目管理思维做出细致的规划,确保项目顺利交付,获得一次愉快的旅游体验。

如果空有理论而无法落实到实践,那么这无异于“纸上谈兵”。《不懂项目管理,还敢拼职场》的作者李治,用自己做项目的亲身经历告诉读者,如何将项目管理思维运用到工作中,从而出色地完成一个跨国大项目。

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作者李治毕业于国内著名高校清华大学,而后去到美国佐治亚理工大学攻读硕士学位。毕业后她拒绝继续攻读博士学位,进入百事集团泰国公司工作。出版的首部书籍《别告诉我你懂PPT》获得2010年度卓越十大畅销书奖。

李治在《不懂项目管理,还敢拼职场》一书中,讲述了自己毕业后进入百事集团工作的经历。在跨国“健康油”项目中,作为项目助理协调完成了整个项目。通过一个个生动的案例分析,李治告诉读者如何使用项目管理思维分解项目,通过确定控制项目范围、识别控制风险,消除不确定因素对项目的影响,最终完成项目交付。通过项目总结,提出适用于跨国公司的新型组织结构类型。同时通过这次项目,李治了解到自己在工作和生活方面的不平衡,并最终明确了自己的人生方向。

一、学会分解项目,将需要做的事情最大程度细小化(WBS)

WBS(工作分解)就是将工作化整为零,分解成完成整个项目的一个个细小的项目。

比如我们要安排一次旅游,那么旅游就可以作为一个项目来实施。通过分解项目,可以将出游细分到参加旅游的人、时间、地点等,以及如订票、定旅馆等等这些小的活动。订票又可以细化为定哪天的票、机票还是火车票、定哪个班次、软卧还是硬座、定几张等等更为细小的要求。

WBS就是将项目分解为这些细小的活动,一个个细小的活动的完成,合并起来就是整个项目。WBS分解的越细越好,确定了WBS就确定了项目范围,这不仅为后续的成本预算提供了科学的依据,更为项目风险管理打下了坚实的基础。

二、识别和控制风险,将失败扼杀在摇篮中

风险管理主要分为四个部分:风险识别、风险估计、风险应对计划、风险控制。

李治在《不懂项目管理,还敢拼职场》中第一次提到风险管理相关信息是一次项目中,所需要的原料被卡在海关,如果没有原料将影响项目的进行。

需要注意风险应对计划和风险控制的区别。风险应对计划针对在风险发生前,对预测到的风险计划采取的措施;风险控制不是控制风险不发生,而是在风险发生后计划采取的措施。

德鲁克曾经说过:成功的创业者不是勇于面对风险的人,而是善于管理和规避风险的人。

贯穿于《不懂项目管理,还敢拼职场》始终的“健康油”项目中,当万事俱备只欠“油”的时候,由于出口退税率降低,大批产品堵在港口,导致到港的健康油无法出港。而这种健康油测试又是这个项目的重中之重,一旦延迟将直接导致整个项目的延期交付。

正是凭借出色的风险管理技能,李治预测到油量不足的风险,前期预留了油量,并且对于无法规避的风险正面面对,调整测试顺序,并与报关行沟通放行部分油量,健康油才得以在截止日期前投入使用。

《韩非子·喻老》云:“知丈之堤,以蝼蚁之穴溃;百尺之室,以突隙之炽焚。”在项目管理中,不要对风险抱有任何侥幸心理,再小的风险都要列入风险识别中,并对之做出应对计划。如果因为忽略了某个被认为是小风险的事情而导致上千万的项目失败,那么项目经理就离被炒鱿鱼不远了。

三、三维结构,适合跨国公司的新型组织结构

传统的项目组织结构分为三种,职能型、项目型和矩阵型。每个项目团队根据各自的需求,安排不同的组织结构来进行项目管理和实施。

李治通过“健康油”项目发现,跨国公司因其复杂的公司结构,项目人员来自不同的国家,跨时区、跨部门、跨汇报关系,并且是有多语言的虚拟团队,传统的三种矩阵在项目进行时存在信息沟通不畅,沟通渠道多的劣势,对项目的进行存在很大的干扰。

例如“亚太区的总经理直接汇报工作给首席执行官,而亚太区市场部总监除了要直接汇报给亚太区的总经理,还要间接地汇报给全球市场部副总裁”。除了同地区汇报工作外,还要同职能汇报工作。

李治就百事集团的组织结构,提出了在职能和地区组成的二维项目团队里确定职务足够高、具有决策权的项目经理,在二维平面建立基础项目团队之后,再加入级别一项,形成三维的项目团队结构,跨职能、地区、级别三个维度形成适合跨国公司的项目团队。通过形成正式和非正式的汇报关系,使交流在各个平面变得更加通畅,从而提高信息传递的效率和准确率。

三维项目组织结构使不同地区的同职能部门、同一地区的不同职能部门,以及不同级别的团队核心职责更为明晰,信息流转准确通畅,弥补了在跨地区形成项目团队时,传统项目组织结构的短板。

没有两个项目是完全相同的,但是项目管理思维可以复制。无论在工作还是生活中,灵活使用项目管理思维,会使生活更加条理,工作更为快捷高效,做事更加得心应手。《不懂项目管理,还敢拼职场》中案例所传授的经验告诉我们,只有将项目管理思维不断投入实践运用,不断磨炼自身的技能、丰富项目管理经验,在每一个项目中提升自己,才能真正做到玩转职场,实现人生的跨越。

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