01
佳佳毕业后，凭着自己还不错的英语，顺利地进入了一家500强的外资企业。成为一名高管助理，做为一家上万人的大型企业，佳佳每天要收发的电子邮件不下上百封。她发现公司所有的邮件都是用英文写的，即便是在收件人全部是中国人的时候也是如此。
佳佳有些不屑地对邻桌同事明诚说：“我们公司是不是有硬性规定，不能使用中文发邮件啊！”
明诚回道：“不是的，在外企，电子邮件要全部用英文写，即使收件人全是中国人，因为你不知道收件人需不需要将邮件转发给外籍同事，如果你用中文，别人可能就要翻译一遍！如果邮件已经过了几十个人沟通转发，大家全部使用中文，最后要转发给一个老外，那么长的沟通交流过程你是要专门找个翻译吗？这样会大大降低沟通效率的……”
"好像是这么回事“。 佳佳若有所思地说道。
02
佳佳:"你帮我看看我这个邮件标题:（Meeting regarding the damaged escalator on 15th Apr.）怎么样？上次老板说我发会议邀请只写个Meeting很不好，他说每个人一天都会收到上百封电子邮件，收件人看到标题，根本不知道是什么会，自己需不需要参加。一天有太多会，没有人喜欢。收件人可能根本就不会打开这封邮件。老板让我以后把标题写详细一点。”
明诚停下手头正在忙的工作，凑到佳佳电脑前：“有点太长了，改成Meeting_damaged escalator就可以了。”
佳佳有些不解：“我还以为不够详细呢，想问问你要不要加上会议具体时间，地点，议程这些，老板可是让我把标题写的详细一点啊！为什么要改少呢？”
明诚：“邮件标题要做到1).short and to the point（简明扼要）2).Highlight the main message of the email（突出邮件关键信息）。
要避免使用过长的邮件标题，我们公司使用的是outlook邮箱，你看这里的邮件标题显示题，通常都会设置的比较窄，长的邮件标题后面的字根本看不到，还有很多时候，公司同事们都会使用手机客户端查看电子邮件。长的标题更是不会被显示全啊！邮件标题不必是一句完整的句子，用几个关键词突出你邮件的主旨即可，让收件人一眼就知道需不需要阅读，并且也方便他们日后查找。”
你这个Meeting regarding the damaged escalator on 15th Apr.标题里的 regarding the就是没有意义的虚词，完全可以去掉。关于会议日期，地点在outlook里都有固定的区域和agenda里显示，大家通常都会在agenda里查看当天或本周的会议安排等。
收件人看到Meeting_damaged escalator这样的邮件标题，就会知道是关于坏的电梯的会，如果他觉得这个会议主题和自己的工作相关，他自然会打开邮件查看。
03
佳佳：“原来邮件标题还有这么多讲究呢！你能给我讲讲还有什么要注意的吗？”
明诚：“我给你举个例子吧：
1).Q1 Sales Statistics
2).Q1 sales fall everywhere
你觉得哪个标题好？“
佳佳：“嗯？第二个吧。”
明诚：“对，传递信息的邮件要以最简短的标题给出最多的关键信息。
如"Q1 Sales Statistics " 收件人看到就会知道这是关于第一季度销售情况的邮件,但它不会为收件人提供足够的信息来决定是否应该打开它。 收件人很可能会把它连同其他100封未读邮件一起放在他们邮箱里“紧急,必须打开! ”的文件夹，也许几天内都不会打开阅读。
相反,如果收件人看到Q1 sales fall everywhere就可以知道公司销售形势不好，可能自己需要做些什么来提高公司效益了，他就很可能打开邮件,深入阅读。
明诚：“好了，先讲这么多吧，我得整理一下，把我休假的邮件发了。”
佳佳：“谢谢，受教了。”
04
五分钟后，佳佳收到了明诚发的 Out of office 的邮件。
佳佳：“你怎么发的是Appointment啊？是不是发错了？”
明诚哈哈笑道：“这你就不知道了吧，因为我要休婚假，度蜜月去了，为了尽可能地不被工作电话所打扰。用Appointment就比单纯的电子email好的多。”
佳佳：“咦！为什么呀？ …… 噢，你刚刚结婚呀，恭喜恭喜呀！”
明诚：“谢谢，如果你只是休息一两天的话，发邮件是最好的方式，但如果你要休长假，邮件的方式可就不是很理想了。
你想啊，你群发一封Out of office的邮件，别人当时可能不会打开看。因为对他来说并不是重要的事。然后过几天，他有工作上的业务需要找你了，就会给你打电话，因为他不会记得你正在休假，即使你的标题上已经写了休假日期。你的Out of office邮件甚至可能早已经被删除了。
但用appointment的方式，他每天查看agenda的时候都会看到你的休假。知道你正在休假，他就会联系你的工作代理人，而不是还联系你了。”
佳佳：“哇，好棒啊！Appointmen发Out of office具体要怎么操作呢？教教我呗。”
05
明诚：“好的，❶.新建Appointment；❷点Invite Attendees；
❸.填写要发送的所有收件人；❹.填写标题，Out of office 10-23 Apr. 这里的标题如果写Zhang X X out of office...或者I am out of office... 就显得很蠢。因为发件人通常是最显眼的，没用必要再重复一遍，I am这样的词除了会使标题变长，没用任何作用。如果发邮件，千万不要把像 My stand in is Wang(135XXXXXXXXX)这样的信息写在标题里，你知道是为什么吧？
佳佳："因为这样长的标题根本无法在标题栏里显示全。手机人不打开邮件或拉宽标题显示栏一样还是看不到这些信息。”
明诚：“对，就是这样，不过用Appointment也可以尝试将代理人联系方式写在标题里，因为agenda显示栏很宽，可以显示全较长的信息。只是我还没用看到过我们公司有谁将代理人的联系方式写在标题里的。
我们继续。❺.撰写邮件正文，❻.点 Recurrence❼.设置开始与结束时间，注意时间设置要在上班之前（如9点上班，可以把时间设置为8:00-8:30, 这样在agenda里你的appointment就会显示在最上方，而不会占用上班时间里其他会议的地方。
❽.设置为每天1次，这样你的appointment才可以每天都出现在收件人的agenda里。⑨.设置休假起始于介绍时间，⑩.将默认的appoinment前15分钟提醒改为None， 这一步很关键，如果不取消提醒，收件人可能会因为每条收到你的休假提醒而将你的appointment删除掉，这样他就无法再看从agenda 中看到你休假的appointment，可能就不知道你是否还在休假，当他有工作需要的时候，可能就会打电话给你，而你还并没有休完假回来上班。
明诚：学会了吗？
佳佳:嗯嗯，"记住了，谢谢！你太厉害了。
明诚：“快10点了，我们该去开Team 会了，老板可不喜欢有人迟到哦！”
佳佳：“恩，是的呢，走，开会去。”
