我们单位经常会有项目交流会，得奖的人员和挨批评的人员总是不会变。我们总工程师提的最多的建议就是：“内容完整，但是没有突出重点。”几乎每次的结局都是差不多的，不会犯错的人，不用说也不会犯错。犯这些错误的人，说多少遍也没用。
那些总汇报的时候总抓不住不到重点的人，倒不是说故意不听取总工程师的意见。而是他们用来准备汇报材料的时间太少了。根本来不及思考如何避免犯错误，也没有去思考对方到底想要什么信息。只是在汇报会开始之前，随意的把自己认为重要的信息，复制黏贴到PPT上，有的人甚至都没有从头到尾看一遍自己的PPT。
所以会汇报的人能够在会议上侃侃而谈，答疑的时候镇定自若。没用心准备的人，只会照着PPT念，PPT上的内容还不甚吸引人。在答疑的时候，被专家提问时，回答的也是犹犹豫豫的，一点底气也没有。
底气是自己给的，充足的准备，能够给我们足够的应对他人质疑的底气。
那么当众演讲，需要做哪些准备呢《如何成为职场实力派》给我们提供了一个准备演讲的基本步骤：明确演讲的目的，了解听众，了解演讲的限制，最后根据上述内容去准备演讲的内容。
1.演讲的目的
首先思考演讲的目的，才能够有针对性的准备演讲的内容。演讲有许多种：汇报工作，工作交流会、新品销售会、路演、讲座等等。目的不同，场地不同，需要准备的内容也是不一样的。
我们在写汇报PPT的时候，总是巴不得把自己知道的都展现出来，但是有些东西听众不关心，或者已经知道了就没有必要再展示了。
拿汇报工作来讲，主要是让业主或者上级主管部门知道我们工作的进度。目的是对当前工作对他们有个交代，更是为了后续工作能够获得他们的支持。内容一般主要是项目基本情况概述，当前的工作进展，存在的问题。遇到哪些典型问题，我们又是怎么解决的。或者当前我们遇到什么样的问题，我们预备怎么解决，希望他们给我们怎么样的资源支持。
如果是面向新用户销售的演讲，目的是扩展新用户。那么新用户会关注什么？产品？折扣信息？服务？
根据演讲的目的有侧重点的提供听众需要的内容。
2.了解听众
汇报工作的话，主要听众是谁，向他们汇报工作的目的是获得他们的认可，以便后期获得更多的资源支持。那么我们需要知道主要的决策者都有谁，我们需要引导谁做出对我们有利的决策。
了解他的职位，他主要负责哪部分的工作，展示他想知道的信息，有助于我们得到他的认可。
内部汇报工作一般会有总监，工程师等项目相关人员，那么决策者一般是总监。他们一般都会对项目的背景有一定的了解，所以背景介绍就一笔带过就行，不需要着重介绍。人们不会想听，他们已经知道的情况。他们希望我们向他们展示，他们想听的。如果是技术总监那么一般会对，技术参数比较关注。如果是销售总监，一定会对营业额、利润之类的数据比较关注。
如果是向对项目情况不慎了解的客户介绍，那么就一定要把背景先介绍清楚，否则他们会听不懂的。一定要知道客户的需求是什么，你如何去满足他们的需求，或者你预备如何满足他们的需求。知晓他们关注什么，才能够去抓住他们的注意力，获得他们的支持。
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3.演讲的限制
· 时间
工作汇报一般一个项目会给到10-20分钟的演讲，20—30分钟讨论时间。那么一定不要超时，在规定时间内向听众展示他们想听的内容，是一门技术活。那么PPT就不能太多，一分钟一张的话，15张就得把一个项目的汇报内容写完了。 做好PPT以后，自己先按照汇报的时间标准，练习几遍。看看自己的内容会不会超时，若是超时的话，有哪些内容可以再精简。
根据对听众的了解，预先准备一些对方可能会提的问题，针对这些问题，做出回答。我们在答疑会上要是不准备的话，也许会被问到，自己从来没有注意过的问题。纯粹靠现在的临场反应及对项目的了解程度，很容易会答不出来。
如果有专家在的话，还可以准备一下问题请教专家，让专家体现他的专业性。
· 场地的限制
需要知道在怎么样的场地进行演讲，自己内心会先有个准备。在小型会议室的话，可以直接和关键人，面对面的交流。场地大的话，意味着跟听众的距离会比较远，互动性不强。 如果是在比较正式的大型场所演讲比较专业化的内容，那么着正装可能会比较好。如果是在内部会议室的演讲，平常上班的穿着就行。
还有一些不常发生的突发状况需要考虑到。比如在你演讲的时候，出现停电，或者电脑、投影设备出现问题这些状况。会使人一下子不知道怎么办，准备不充分的话，也许一场准备很久的演讲就这么草草收场了。也许还需要另外安排，不好的体验，会让人怀疑你的工作能力。
所以需要准备应急预案，以应对突发状况。
4.演讲内容的准备
演讲的内容主要就是写出一个像样点的PPT。有一次参加工作交流会，我们总工程师在指出一位同事的汇报内容上存在的问题之后说，“我们不是来炫技的，你的PPT做的太花了，我们行业需要朴素一点的PPT。把内容做好才是主要的。”
我们在做PPT的时候会犯一个形式大过内容的错误：把PPT风格做的很炫酷，很有格调，可是文本内容惨不忍睹。把PPT形式做的高大上，当然不是缺点，但是把太多的时间放在PPT形式上却把文本内容做的乱七八糟就有些舍本逐末。
那么如何准备PPT文本呢？我们还是从故事思维出发。设计故事线，在开场，7秒抓住观众。若是在开场没有抓住观众，那么在中间或者后面就更难抓住观众了。
麦肯锡咨询公司有一个非常重要的思考模型： “空—雨—伞”思考模型我们可以参考这个模型设计内容。
· 天空出现乌云——现状描述
开头直接说明现状、存在的问题，抓住听众的痛点。
· 可能会下雨——推断可能出现的情况
说明改变的必要性，如果不改变会出现什么样的后果。
· 要带伞——针对可能出现的情况，做出相应的行动。
最后面对这样的问题，我们采取什么样的行动，这样的行动产生怎么样的效果。按照事情发展的逻辑顺序一气呵成的讲述。
在演讲的时候一定要有自信。非常有底气的把自己的内容讲出来。 无论是给老板还是客户讲解，这都是展现我们成果的机会。不要因为对方职位高过我们， 或者是出钱的人就觉得矮他们一截。我们是付出我们的劳动成果，去满足他们的需求，大家是合作的关系。
