说起Outlook，很多人可能觉得它只是一个邮件客户端，跟Foxmail之类差不多。但实际上，Outlook是一个严重被低估潜力、功能最强大的Office组件，没有之一！尤其是在搭配使用世界一流的高效工作方法论MYN和MYN Pro增强插件后，Outlook更是如虎添翼！完全可以将Outlook打造成为你梦寐以求的集成高效工作管理平台，让其成为你的私人助理，助你极速提升工作效率！同时降低工作压力！
让我们赶紧来了解一下Outlook革命性的全新玩法 —— MYN Outlook系统！
在实际工作中，很多职场人士都迫切希望能有效解决如下问题与痛点：
— 如何每天清空邮件收件箱？在快速处理邮件后分类归档，并在需要时能迅速找到？
— 如何掌控来自大脑、邮件、微信、QQ、OA、会议、电话等的所有工作任务和私事，按轻重缓急合理安排任务的优先序？
— 如何可视化成功画面，每天激活梦想和目标，工作和生活充满激情动力？
— 如何做好时间管理，专注执行任务，利用宝贵的时间精力获得更多产出成果？
— 如何有效管理宝贵的人脉资源，不断为你的事业发展增添新的助力？
— 如何将电脑Outlook中的邮件、任务、日历和联系人等信息，与手机和平板电脑双向实时同步，实现随时随地移动办公？
针对上述问题和痛点，MYN Outlook系统都提供了简单、高效的解决方案。
痛点1：如何每天清空你的邮件收件箱（Inbox），快速释放收件箱压力？
很多人在邮件处理上都存在一个严重的问题，就是将收件箱当做任务管理工具，喜欢将内含有待办工作任务的邮件留在收件箱中，以提醒自己有时间的时候再去处理它们。有的人甚至从来就没有归档过邮件，这样看起来好像挺方便，但实际上会带来一个严重的问题 —— 收件箱中的邮件堆积如山！爆满的收件箱会给你带来巨大的心理压力！每次你在收件箱中都需要到处翻找还有哪些邮件中的工作没处理完？导致多次重复阅读，浪费很多时间。更要命的时，收件箱中并没有任务管理所需的工具，比如输入清晰的任务主题、标识任务的轻重缓急、调整任务的优先序、管理任务的分类、截止期限和需时等，所以这种方式注定低效！
MYN 的邮件解决方案：从邮件中提取出任务/约会后归档，每天清空收件箱！参见下图。
MYN对收件箱/Inbox中收到邮件的处理流程如下：
Step1：邮件是否需要我采取行动？是 —— 待办，转Step2，否 —— 待阅，立即归档到已处理邮件文件夹（可选按主题分类）。已处理邮件文件夹是收件箱的子文件夹，如使用MYN Pro插件则会帮你自动创建。另外，对于垃圾邮件，当然是立即删除！
Step2：对于待办邮件，判断是否两分钟内可以搞定或必须马上去处理，如是则立即处理后归档；否则，判断它是一个任务还是约会？如果是任务，则根据任务的复杂度，分别将其转为下一步行动、MORE任务或项目管理；如果是约会，则将其转为日历中的约会管理。在从邮件中提取出任务/约会后立即归档。
任务：是没有具体时间和地点要求的下一步行动，比如：撰写季度销售报告
约会：有明确的时间和地点要求的下一步行动，比如：会议
下一步行动：是你紧接着需要采取的单步任务（以动词开头简短描述你要采取的具体行动）
MORE任务：是指一系列有前后关联的多步任务（迷你项目/系列任务），完成上一步后才能执行下一步
项目：是复杂度最高的大任务，比MORE任务要复杂得多，通常需分阶段、使用项目管理技术
在你提取邮件中的任务/约会时，推荐使用MYN Pro插件，可以将选中的邮件主题转为任务/约会主题，邮件正文变为任务/约会正文，邮件本身作为附件插入任务/约会中，这样就很好地保留了任务/约会的背景信息，以便在执行任务时随时查看这些参考资料（这里有个惊喜！MYN Pro对MORE任务的执行管控非常智能，在你完成上一步后会自动推送下一步行动给你！），在完成任务/约会后也可以随时打开邮件进行回复等。在提取出任务/约会后，还可以使用MYN Pro将邮件一键归档到已处理邮件文件夹，整个处理过程自然顺畅！
你也许会问：在归档邮件之前，是否需要对邮件进行分类呢？我的建议是只对少数邮件进行分类（贴上类别标签），对于大部分邮件都无需分类，只需直接归档到已处理邮件文件夹，然后使用搜索工具查找即可。这样做的好处是可以节约你大量无谓的分类归档时间，避免在归档邮件时纠结到底要给它分配什么类别。
痛点2：如何掌控你的所有工作，按轻重缓急合理安排任务的优先序？
MYN 的任务解决方案：创建、使用革命性的MYN任务列表！参见下图。
1）目前紧急任务：使用Outlook的“高”优先级，位于MYN任务列表顶部（红色字体）
在MYN系统中，这些任务的截止期限是今天，也即今天必须完成的事情（不完成就不能下班的那种）。你要尽早识别、密切跟进并按时完成此类紧急任务，这能很好地缓解你的紧张情绪并按时下班。
2）目前机会任务：使用Outlook的“普通”优先级，位于MYN任务列表中部
从现在开始，Outlook的“普通”优先级将为那些不是今天到期但很快就会影响你的近期任务使用（在未来10天内到期或在接下来10天内计划要去做的事情，也即近期任务），这些任务是你想留在每天视线内、有机会就去处理的，但如果没有合适的时机也可以将其推迟到下一天再处理。很好地定义这个目前机会任务列表，能让你在计划工作时有一个实用的短列表，也能让你在每天工作的碎片时间完成更多任务。
3）目前目标任务：位于Outlook“普通”优先级区域的顶部（蓝色字体，带下划线）
目前目标任务是你最重要的目前机会任务，是你今天计划要去做的事情。位于目前机会任务列表顶部、蓝色字体并带下划线显示，是为了将其从目前机会任务列表中凸显出来。
4）目前紧急任务+目前目标任务 = 今日计划
今天必须要完成的事情（目前紧急任务），加上你今天计划去做的其他事情（目前目标任务），合在一起也就是你的今日计划了，这很好理解。我们在执行任务时，只需在今日计划中挑选即可。
5）目前视线外任务：在Outlook“低”优先级区域
约在10天以后才考虑是否要去做的事情，就是你的目前视线外任务（也即可以放一段时间再说的远期任务），它们位于Outlook的低优先级区域。你可以使用MYN的战略性推迟技术，将低优先级任务抛到目前视线外，以缩短目前任务列表的长度，这对降低你的工作压力是一个非常有效的方式（眼不见心不烦）。当你学会MYN系统后，也将掌握定期回顾并重新将这些任务纳入目前视线内（近期行动计划）的方法。另，MYN Pro也提供了战略性推迟回顾的管理功能，可以一键将选中任务抛到目前视线外，详见效率中国官网。
6）目前紧急任务 + 目前机会任务 = 目前任务列表
在概念上将目前紧急任务和目前机会任务合并在一起考虑是非常有用的，它们合并在一起构成了目前任务列表。它们代表任何进入你目前视线内的事情。根据定义，目前任务是你现在有机会就会去做的事情。
目前任务列表是一个令人难以置信、功能强大的列表！它会成为你的日常待办事项清单。如你按照MYN方法进行管理，它会把你需要安排优先序的任何事情都放在一个相对较短的任务列表中。在你养成将所有任务都添加到Outlook MYN任务列表中的习惯后（包括来自大脑、邮件、微信、QQ、OA、会议、电话等的所有任务），就不需要担心还有任何事情没有放在目前任务列表中了。清晰地写出此任务列表并保持其相对简短，将快速缓解你的工作压力。MYN目前任务列表与日历、梦想板（MYN Pro插件的增强功能）、项目列表（使用主要任务文件夹）、收件箱一起构成了Outlook的集成控制面板，在一个地方集中管理你需要的所有工作信息，明确你的目标、项目、下一步行动和日程安排，你终于拥有了一个梦寐以求的集成高效工作平台！
7）怎么管理任务的重要性？
在MYN系统中，我们可以使用自定义字段II（取值0-3）来管理任务的内在重要性，也即任务与你的价值观/目标/绩效的关联程度，关联度越高就越重要，反之亦然。重要性越高的任务，字体越大且为粗体，以便我们直观判断任务的内在重要性，在选取任务执行时要充分体现“要事第一”原则。
8）怎么管理任务的截止期限？
在MYN系统中，由于Outlook内置的截止日期字段基本没有用了，推荐在任务主题前面加上“Due截止期限”来管理任务的截止期限，也非常方便。
9）将所有任务都放在一个地方 —— MYN任务列表
建议你将所有任务都放入Outlook MYN任务列表中。否则，如果你需要在多个地方查看任务，就不能确信已全面掌握手头的工作，不能很容易地确定任务优先序，也不能在下班离开时确信已完成所有紧要工作。
通过前述将邮件转为任务的过程，我们已经从邮件中提取出任务并纳入Outlook任务系统进行有效管理。对于来自邮件外的任务（比如来自大脑、微信、QQ、OA、会议、电话等），建议使用以下三种方式之一将其转入Outlook任务系统集中管理：1）转发邮件到自己的邮箱Inbox，按前述流程提取出任务（对于特定主题格式的邮件，MYN Pro还支持自动处理，可以自动将邮件转为任务或约会后归档！详见效率中国官网）；2）对于任务数量不多的情况，建议手工录入；3）如果要导入或录入的任务数量较多，比如需从其他任务系统切换到Outlook，建议使用Excel模板自动批量导入任务到Outlook中（如需该模板，请与作者联系）。
10）按照工作的轻重缓急，调整目前任务的优先序
使用MYN Pro，我们可以非常方便地调整目前任务的轻重缓急优先序。比如：你可以在选中若干任务后，自动批量调整其内在重要性（II），也可以一键将其转为目前紧急任务、目前目标任务，快速调整其在目前机会任务列表中的优先序，包括提升、下降或置底任务，非常方便！
对于前面提到的剩余四个问题与痛点，MYN Outlook系统也都提供了完整的解决方案，包括梦想板与目标管理增强、番茄工作法集成支持、人脉管理增强和MYN移动解决方案等。本文限于篇幅，只是开个头，简单介绍一下MYN Outlook系统对前两个问题解决方案的部分内容，让你对MYN有个初步认识。如果你想进一步详细了解、学习和实践，建议买书《掌控你的工作！》来自学。如果你喜欢通过视频教程快速学习MYN精髓，也可以报名参加线上课程《MYN Outlook系统实战研习营》，还可以到效率中国官网下载使用与MYN方法论完美配套的MYN Pro专业插件，Outlook搭配MYN Pro将让你如虎添翼！极速提升工作效率和效能！
