1、你想要什么样的管理系统？

我们在课程第一节提到，当我们把任务都存放在大脑里，会严重影响我们的效率，因为我们会对那些还没有完成的事情，有一种想要把它完成的冲动，否则就会一直想到它。

而且，当我们把事情记在头脑里，很有可能过了一段时间之后，总觉得好像有件什么重要的事没做，但怎么也想不起来，很焦虑。等到老板问你的时候，才突然想起来，但是已经太迟了。或者你在上班路上突然有一个很好的想法，可到了办公室，完全忘记是什么内容了。

根据心理学家纳尔·科文研究，人类大脑的短时记忆，一般只能记住3到4个单位的内容。而超过一定数量的信息，大脑就会遗忘。所以，你需要删除一些不必要的信息，腾出空间，以确保正常运转。

所以，不想因为头脑里有很多信息而变得迟钝，不想因为遗忘而焦虑，最有效的方法，是把所有的待处理事项、全部从大脑中清除出去。

把大脑当做CPU(也就是电脑的处理器) ， 把资源用在思考、处理信息， 而不是把它当作硬盘， 用来记忆信息。

这时候，我们就需要一个可靠的管理系统，当作大脑的"移动硬盘"，来帮助我们记住这些"未竟之事"。

既然是要代替我们大脑的部分功能，就需要这个系统有较强的可靠性，而不只是简单地记录。

所以， 我们可以使用RAR管理法进行记录， 这个方法包括三个步骤， 第一个R代表记录(record) 、A代表安排(arrange) 、最后一个R代表回顾(review) 。这个方法的核心思想来源于GTD(Get Things Done) ， 但是更加简单实用。

那么这三个步骤具体要怎么操作呢?

2、如何搭建时间管理系统？

2.1 记录Record

首先，为了让大脑彻底地解放，你需要记录下一切待办事项以及想法。

这时候，你需要一个专门用来收集这些记录的"收纳箱"，如果你习惯用纸质笔记本，那么可以选择一本方便随身携带的小本子。

但是小本子里面的内容很难被检索，所以我更建议你选择使用笔记软件作为你的"收纳箱"，比如说印象笔记、有道云笔记等等。

你可以专门建立一个笔记，记录下所有接下来要去做的事情，以及突然出现的灵感。

比如你正在进行深度工作，像是写文章，这时突然想起昨天答应了同事，今天要交给对方一份资料。如果马上找出资料拿给对方，很可能写作的思路就被打断了，而一直记住也会影响思考。所以，这时候只需要快速地打开笔记，写下这件事，等工作到一个段落，才去完成这件事。

同样地，如果是深度工作中，有同事来找你，这时候可以告诉他，现在正在进行重要的工作，等会再找他，然后把这件事记在笔记上，就可以避免深度工作的状态被打断了。

再比如，你还可以在睡前把所有疑惑、想法、第二天的计划都写下来。这样还可以让你觉得更安心，有助于提升睡眠的质量。

这一步听起来非常简单，但是长期坚持下来很容易会放弃，因为很多人会忽略三个关键点：

1)你需要百分百地记录

当事情没有被完全记录，头脑里和笔记里都分别存放着一部分的事情，就会导致我们无法信任其中的任何一个。所以每一次都需要在大脑和笔记两边都花时间检索，也无法真正解放大脑资源。

所以我们需要随时随地记录头脑里闪出的事项和想法，而不是有选择地记录。相比纸质笔记本来说，一部手机就可以更简单地实现了。

2)收纳箱保持统一

现在我们可以选择的手机应用特别多， 很可能你的手机里就有好几款不同的笔记APP， 但是如果你把信息记录在不同的工具上，当你在进行检索和处理的时候，就会出现混乱，反而制造了麻烦。而且很可能某一个工具被遗忘，很久之后才发现记录在里面的事情有很多没完成。

所以，我们需要尽可能地让"收纳箱"保持只有一个，并且尽量选择收集功能接口比较丰富的工具。像是印象笔记就在邮件、微博、微信等渠道都有接口，可以快速地进行转存。

3)定期清空收纳箱

相信你的微信收藏里面，现在已经有着各种各样的信息，文章链接、聊天记录、语音等等，如果现在要你去整理里面的内容，会有什么样的感觉?

同样地，如果你的收纳箱里面不仅有接下来要做的事情，还有各种未完成的事项、想法、已经完成的事情，你每次打开可能都会觉得压力山大，渐渐地就不想用了。

而且如果这些事情长期待在收纳箱里，就会偷偷地回到头脑里。所以我们需要定期地进行处理，让它保持清空的状态。

2.2 安排Arrange

当你已经把所有需要做的事情都记录下来，下一步就需要开始处理它们了。

当然，这里说的安排，并不是说要马上去完成里面所有的事情，而是进行分析和安排，从而确定下一步的行动。

我们可以在一天的开始，打开收纳箱笔记，对里面的事项进行安排。当然，在车上、电梯里等各种碎片时间里，你也可以处理这些记录。

安排每个事项的时候，你可以问自己三个问题：

1)这件事还要不要做?

不做，果断删除；要做，继续问下一个问题。

因为有时候，我们在当下觉得一件事需要去做，又或者是觉得一个想法非常好，记在了笔记里。但是冷静之后看来，发现其实没有什么价值，或者是已经得到了解决，这个时候就可以立刻把它们从收纳箱里删除了。

2)这件事属于关键可行矩阵的哪个区间?

一件事已经确定要做，就证明是有一定价值产出的，那么这时候还要考虑它的时间投入，这时候就可以使用关键可行矩阵来进行分析了。

3)这件事什么时候由谁来做?

当你已经确定这件事是属于哪个区间之后，就可以进一步确定，是要由自己来完成还是授权给他人，以及要在什么事情之前完成。

这个时候会有两种情况，一种是在某个特定的日期或时间必须要执行的事情，可以把它们移动到你的日历里；另一种是没有明确的时间点，需要执行的事情，可以把它们移动到你的行动清单里。

如果是授权给他人的事情，同样可以记录下这件事，并且记录下一个要和对方进行沟通的时间。

具体如何使用日历和行动清单，在课程的下一小节会详细说明。

2.3 回顾Review

当我们经过记录和安排，现在所有需要执行的事情，都已经记录在日历和行动清单上面了，接下来我们需要做的就是固定时间对它们进行回顾。

当你没有进行回顾，而出现一些事情的遗漏，就很难发挥这个系统的效果。而当你定期进行回顾，就会让这个系统变得越来越完善，也越来越能够帮你管理好时间。

所以，建议你，首先在一天正式上班之前，先对日历上的事情进行回顾，确定今天必须要完成的事情。然后再打开行动清单，确定今天还有什么可以做的。这个时候，如果发现还没有被记录的事情，再立刻收集到记录工具里，或者是直接分配到日历、清单里。

其次，每天下班的时候，可以通过问自己三个问题再进行一次回顾：

• 1)今天完成了什么，推进了什么?
• 2)对哪些满意，哪些不满意?
• 3)明天的规划是什么?

最后，建议你每周安排一个固定的时间进行回顾，比如周末的一个早上，主要回顾的内容包括：

• 1)清空收纳箱；
• 2)检查日历、行动清单有没有需要完成的事情；
• 3)对下周进行初步的规划。

和前面下班时的回顾一样，可以通过问自己本周完成了什么、对哪些满意、哪些不满意、接下来的规划是什么，这三个问题来进行一周回顾。

总结

这一节， 我们了解到一个帮助我们释放大脑带宽的外部系统——RAR管理法。这个方法包括三个步骤， 第一个R代表记录(record) 、A代表安排(arrange) 、最后一个R代表回顾(review) 。

在进行记录(record) 的时候， 我们需要注意做到：

• 百分百地记录、
• 记录工具保持统一、
• 定期清空收纳箱。

在进行安排(arrange) 的时候， 我们可以问自己三个问题：

• 这件事还要不要做?
• 这件事属于关键可行矩阵的哪个区间?
• 这件事什么时候由谁来做?

最后， 回顾(review) 的时候， 可以在早上和下班的时候， 对日历和行动清单上面的事情进行回顾， 然后每周再进行一次固定的回顾， 保证RAR管理系统的有效运行。

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