比不会做图表更尴尬的事是,做出错误的图表。
图表是个严谨的活儿,各位老铁一定要慎重啊。
今天为大家总结了几条高频雷区,跳出这几坑,你就离胜利不远了。
图表制作是个细致又严谨的活儿,说起图表制作的雷区,恐怕要说上个一天半天。为了节约大家时间呢,今天就挑选了最容易犯、且最重要的雷区来进行介绍。只要避免这些雷区,相信你的图表专业度至少提升50%。
1. 标题要准确,不要乱起标题
标题往往是很多人制作图表的第一个雷区,下面这些做法都是错误的:
(1)没有图表标题。
(2)随便起一个图表标题。
(3)使用默认的图表标题。
看看下面这张图表,图表的标题是【销量】。销量?老铁,是什么数据的销量啊?又是什么时间的销量啊?把话说清楚啊。
再看这张图表的标题,是不是说得很清楚了?是A组和B组在4月的销量对比。
2.信息要完善,图表标题坐标轴标题全有了吗?
图表缺少必要信息,是另一个雷区。无论是Excel还是PPT或是Word,图表中都有多项布局元素,包括图表标题、坐标轴标题、坐标轴、图例、数据标签,等等。
默认情况下,很多布局元素是不显示的,需要自己添加。确认一项布局元素是否需要添加的技巧是:反思一下,缺少这项布局元素,你的图表还让人看得懂吗?
例如下面这张图表,没有坐标轴标题,缺少X轴标题到是无所谓,因为X轴上的【A组】、【B组】等字样就可以知道这是小组类别。但是缺少Y轴标题可就严重了,数据的单位是什么?件?万件?箱?谁知道啊!
修改一下图表,添加上Y坐标轴标题,效果如下图所示,这下就清楚多了。如果不想添加Y坐标轴标题,也可以在标题下方写上这样几个字:销量/件,也可以让人看懂图表。
为图表添加元素,可以在【图表工具-设计】选项卡下【添加图表元素】菜单中进行添加。如下图所示,大家可以分别试一下,看看不同的元素分别有什么用。
3.慎用三维图表
想炫技的老铁千万不要随意使用三维图表,这种图表看起来似乎有点与众不同,但是却会造成阅读障碍。对比下面两张图表,告诉我,哪张图表让你想打人?
4.图表不够贴心,让人理解困难
在这个信息时候,我们都要做贴心的人,让别人更容易理解自己要传达的信息。所以在完成图表制作后,思考一下,这张图表主要想告诉别人什么?是否可以再改进一下图表,让别人更容易阅读。
例如下面这张图表,从标题来看,明显是要告诉别人各城市的销量对比,目的是让别人快速发现哪些城市销量低、哪些城市销量高。可是这样参差不齐的柱形,真的不会让人眼花缭乱吗?
将图表原始数据进行排序,结果如下面这张图所示,是不是信息读取更轻松了?
又例如下面这张饼图,要体现各城市的销量比例。可是这张图有这些一些问题:
(1)饼图扇区里面的数据并不是百分比数据啊?如何进行比例对比?
(2)饼图扇区没有排序,无法快速对比各城市销量。
(3)在阅读饼图时,要对比右边的图例来识别扇区代表哪个城市,眼累心更累!
将饼图的原始数据进行排序,添加上数据标签,删除图例。效果如下图所示,读图瞬间轻松多了。
5.不要滥用颜色
在图表中,颜色不仅仅是为了美观考虑,更是一种信息传达。为图表设计配色时,需要考虑两个方面:
(1)是否需要用有特殊含义的颜色。如绿色代表盈利,红色代表亏本,黄色代表警告。
(2)颜色是否能较好地区分数据项目。
对比下面两张图表,后者更符合规范,因为人们常常用红色(赤字)来代表负的利润。
再来看看下面这张饼图,扇区的颜色两两相同,这就容易造成数据表达错误。绿色区域究竟代表小美还是翠花的销量?橙色区域究竟代表小丽还是二狗的销量。
将饼图各扇区的颜色调整为不同,用不同的颜色代表不同业务员的销量比例,这样就比较符合规范了。