会议是职场最有效的沟通方式之一，但很多人却不会运用，组织的会议效率低不说，还时常给人一种拖沓，无聊或应付差事的感觉。

比如，你是不是时常会看到，会议已经开始了，还陆陆续续有人进入会场？会议还未结束人却已离开了大半？

比如，你是不是经常听到会议中电话此起彼伏的响起来？别人正发表意见时却被无礼的打断？两个人或几个人因为某个问题的利益所在争吵不休最后却无果而终？

再比如，你看到整理的会议记录如流水账一样，只是单纯的把大家汇报ppt上面的内容复制粘贴一份却没有任何解决方案或大家的建议或意见？这么做没有实际意义不说，既浪费了大家的时间，又浪费了大家的感情。

很不幸，这些会议中低效且厌烦的场景我都经历过，希望你不要经历这样的会议，如果也如我一样不走运，那么请接着往下看，不管你是会议组织者，还是参与者亦或者是管理者，你都会从我的经验总结中学到一些成功高效召开会议的干货。

一 、会前准备阶段

首选，需要确认参会的人员有哪些？切记一定要与会议相关的人员参加！因为相关的人员参会才会有参与感，才会以主人翁的态度积极讨论会议内容，直接奠定了会议高效召开的基础。

会议不相关的人就不必通知参加了，避免听到有人会后抱怨：这会跟我屁关系没有，还要我参加，我的时间不要钱啊等等之类难听的话。

其次，确定了参会人员之后，要尽早的发出通知，告知会议的时间，地点，主要议题和需要达成的目的。

如开篇所说，会议是职场最高效的沟通方式之一，那么我们提前告知会议议题和目的则有利于参会人员提前准备相关材料和思考议题的解决方案，以便在会议上能及时的提出自己的想法和疑问来参与讨论，众人拾柴火焰高，经过一番头脑风暴后也许问题的解决方案会比一个人想出来的更高明。

二、会议进行阶段

首先，会议主持人要合理掌控会议的进程，当好总舵手。

会议主持人的作用是会议高效成功召开的关键，她/他除了需要介绍会议如何开？需用时多长？会议的背景如何？还需要鼓励大家积极发言而不至于冷场，控制会议方向和会议节奏，更少不了的是要有可以幽默化解会议冲突的能力。

主持人的技能是我一直在学习提高的方向。想象一下，自己如电视上的名嘴们可以瞬间幽默的调动大家的气氛，会议气氛愉悦而和谐；转移到下一个话题不会显得过于突兀；在大家已经偏离了会议主题时巧妙的把大家拉回正常的会议方向上，而不是看着大家讨论的越来越激烈，却距离议题越来越远而无能为力；时刻吸引着大家的目光，整个会议都跟着主持人的引导的节奏走，如果能做到如此地步，何愁会议不能高效愉快的进行？

其次，会议中的讨论一定要紧扣议题，而且要有理有据，拒绝无理吵闹。当你想要反驳别人的时候，请耐心的等一等，等对方把话说完，真正理解了对方的意图之后再礼貌的表达自己不同的意见。切记会议中的讨论是解决问题的，不是来吵架的。

三、会议结束阶段

会议要有一个良好的收尾阶段，它不仅仅是指会议需要达成一致的意见，解决问题，更重要的是要把问题的解决方案形成文字记录下来。

前面我们提到了参会者，主持人，我们还有一位重要人物——会议记录人员，许多人看轻了会议记录人员，觉得不就是记录下会议内容吗，又没有什么困难，其实不然，会议记录即枯燥又压力大，会议记录人员需要准确的记录会议中的意见和观点，还需要花费更多的时间和精力整理碎片化的文字，需要她/他们有很大的耐心，他/她们是功臣，是不可或缺的人物。

正因为会议记录人员整理的会议记录，详尽的记录下每位参会人员的关注点，以及对每个问题提出的解决方法，我们所有的在会议中达成的问题的解决方案才得以文字的形式流转，更方便传达会议精神，更有利于我们后续的执行，会议纪要为我们提供了最好的操作指南。

人们总是对自己说出来的话变成文字而感到愉悦，所以会议记录中展示的所有人的观点，看法会让每一位参会人员都有参与感和被重视的荣誉感。

四、会议召开注意事项

有些会议细节也一定要注意，因为它们也会对会议能否高效成功的召开起决定作用。

1.会前明确是否确实需要开会，有无其他途径更高效？

2.开一次会议，解决一个主题，最多不超过3个，否则时间太长不利于集中精力，会议时间控制在10-50分钟。

3.既然要开会，就要把问题解决了，否则就不要开，不达目的誓不罢休。

4.参加会议的人数不要太多，理想参会人数是7人。

5.准时开会，准时散会。

高效成功的会议对参会者，领导者和组织者来说，都是每天必要的工作内容之一，能不能高效成功的召开会议，决定了我们的工作效率和质量。

与君共勉。

The End

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