对于一个刚入职的新人来说，如何尽快地做好本职工作是最重要的课题，但当我们逐渐能够独当一面之后，就会越来越多地面临与他人协作的课题，面临这种情况，如何将自己的诉求讲清楚，获得他人的有效反馈，就变得越来越重要。最快最直接的沟通方式肯定是面对面沟通，但由于大家分布在不同的办公场所，或者是为了更有条理地表达自己的观点等原因，我们也会经常选择电子邮件（简称为邮件）这种沟通方式。但如何发挥出邮件这种沟通方式的优势，也是有技巧的，接下来，我来分享一下个人使用心得：
1. 把要求讲清楚是发送者的课题
发送者的目的肯定是把诉求阐述清楚，但判断标准其实是掌握在接收者手中的，毕竟如果接收者觉得发送者没有讲清楚，结果反馈回一个错误的版本，那承担最大损失的还是发送者。谁承受的损失最大，谁最有责任把这件事情做好。所以我们要换位思考，站在接收者的角度编辑邮件，想方设法地将诉求阐述清楚，具体地，我有如下建议：
a. 将重点词语、语句加粗或者突出颜色显示；
b. 能用表格阐述的信息就不用句子表达。相比于平铺直叙，表格更能吸引人们的注意力，传达信息的效率也更高；
c. 运用“金字塔原理”，每段话先说重点，然后阐述细节。如果能够条理清楚地列个1 2 3点就更好了；
d. 消除歧义。发送者需要仔细阅读邮件内容，确保逻辑清楚，表达准确，确认没有能够引发歧义的地方；
e. 清楚地表达希望对方反馈的方式，比如将修改内容加粗或者突出颜色显示等等，这会极大地方便我们之后的汇集工作；
f. 写明任务完成标准（比如反馈什么格式的文件）、截止时间（不写清楚，大家就会默认为这个任务不紧急不重要）等信息。
2.邮件发送成功不代表万事大吉
我们经常默认，邮件发送成功后，对方就会马上收到邮件，并且认可邮件的内容，并据此开展工作。但事实通常不是这样。项目相关方之间用于分享信息的沟通方法大致可以分为如下三大类：
a. 互动沟通。在两方或多方之间进行的实时多向信息交换。诸如会议、电话、即时信息、社交媒体和视频会议等方式。
b. 推式沟通。向需要接收信息的特定接收方发送或发布信息。包括信件、备忘录、报告、电子邮件等方式。
c. 拉式沟通。适用于大量复杂信息或大量信息受众的情况。它要求接收方在遵守有关安全规定的前提之下自行访问相关内容。这种方法包括门户网站、企业内网、电子在线课程、经验教训数据库或知识库。
发送电子邮件属于“推式沟通”，这种方式只能确保信息的发送，不能确保信息送达目标受众或被目标受众理解。为了更好地完成任务，进行有效沟通，作为信息发送者的我们，最好可以主动采取如下行动：
a. 发送完邮件后，打个电话或者发个短信提醒一下邮件接收者及时查看邮件内容并且给予反馈；
b. 在邮件落款中加一句，“如有疑问，欢迎随时联系“，然后留下自己的联系方式。
c. 即使对方回复了“收到”，但并不代表对方已经理解或者认可了邮件内容，我们不要误会了。
3.如何对待反馈的邮件
收到邮件后，我们需要根据邮件内容确认对方是否已经正确理解我们所发送的邮件中阐述的诉求，并采取了我们所希望的反馈方式：
a. 如果我们感觉对方的理解有误，那我们需要马上通过电话或者面对面等方式进行沟通，将问题澄清后，再请对方反馈一次邮件。同时思考为什么对方会理解有误，总结经验教训。
b. 如果对方没有按照我们希望的方式反馈，但我们也能够理解对方的反馈方式，那就正常往下推进工作；但如果我们不确定自己是否正确理解了对方的反馈，那最好马上打电话或者当面问清楚，防止造成工作失误。
4.细节
在这里，我罗列了一些邮件发送方面的细节，供大家参考：
a. 必写正文。
b. 必写主题，且最好能体现邮件内容。
c. 正文开头必写称呼；
d. 正文末尾必写“祝好”之类的礼貌用语；
e. 正文末尾加上个人签名，比如说中英文两个版本的个人基本信息（姓名，单位，电话，邮箱等）。
结语
希望大家都可以利用邮件进行有效沟通，讲得清楚，别人收得到也看得明白。
