做会议纪要,是很多新手初入职场会面临的一件事情。会议纪要本身做起来不难,但在项目过程中也扮演重要角色,不可或缺。小到十几分钟的简短沟通,大到重要项目会议,甚至是信息量爆炸的专家访谈,都会需要用到做会议纪要的基本功。可以说,学会高效产出会议纪要,是职场新手需要快速掌握的一项技能。
什么是好的会议纪要,以及如何做好会议纪要,不同人有不同的看法和习惯。以下介绍是从我个人及周边同事的习惯操作上做的几点总结。
一、好的会议纪要衡量标准
首先,探讨如何做好会议纪要前,先想清楚一个根本问题,什么才是一份好的会议纪要?我认为有以下几点标准:
1)精准传达信息:确保每一个Bullet表达清楚具体内容,衡量的标准是没参过会的人,也能立马读懂是什么意思;
2)用语简练不废话:能用一句话说明白的,绝不用2句话;能用10个字说清楚的,不用11个字。尽可能减轻读者的阅读负担;有的时候,做减法往往比做加法更难;当然,用语精炼,是以“达意”为前提;
3)有生动的例证:如果在沟通现场对方有描述例子,记得加以补充。好处在于让佐证的观点更生动,更具体,可想象。打个比方,所描述的观点是“骨架”,佐证故事是“血肉”,只有观点没有故事,最易“干瘪”;
二、会议纪要信息类型
其次,会议纪要需要传递什么信息?这里需要回归到会议纪要的目的是什么,现阶段依据我的个人总结,是包含以下几点:
1)基础背景型信息:记录沟通现场所提到的背景信息,作为后续团队工作的基础信息输入。比如针对一个汽车创新创新项目,相关的基础背景信息可能包括:目标车款、基础定价区间、意向目标人群等等;
2)对项目执行的方向性指导信息:包括项目所需解决的核心问题、客户期待的项目聚焦重点,重点人群采样的建议等等;
3)下一步工作内容信息:下一步需具体执行的各项工作内容;
4)观点类信息:针对一方现场所提问题,所表达的回应观点。不过在日常会议实践中,这类信息相对较少;
三、高效做纪要的方法
有以下几个小Tips。
1)会议现场速记,并快速整理。除了专家访谈之外,通常一场会议持续半小时甚至是到2小时,趁着在“闲聊”或者在说非重点内容时,即可回过头来整理笔记。这样的好处在于:1)现场记忆最鲜活;2)充分利用会上所谓“闲聊”时间,避免会后需返听录音耗时耗力;
2)用总分的形式,一个模块下放几个bullet,让视觉阅读上更清晰。且更为严谨的形式,对模式的描述本身就采用观点撰写的形式。这样写观点的好处在于,让读者快速读取模块观点,了解信息。这里举个例子,以下有两种”总“的对比:
- 项目所需解决的核心问题;
- 项目需解决的核心问题2:用户是谁?目前定位中大型EV,2025年/5年后上市,谁会来买这辆车?;
这里举个修改例子:
原版:
修改版:
以上修改主要依据两点:1)补充完善,清楚传达意思;2)若现场有提到例证,加以补充;
ENDING...
以上是针对会议纪要这件可大可小的事情,所总结的一二三点心得。后续随着自己经验增长,对这一分享主题,可能也会有新的感悟更新。