对于工作,我们需要有一个积极的心态。能今天完成的事情绝不拖到明天做。
如果医生把今天要做的手术推到明天做,也许病人的生命就耽误了;秘书把今天的征文推到明天交,对方就拒绝接受了;厨师把今天的晚饭推到明天做,大家肯定饿肚子;领导把今天的会议推到明天开,也许就失去时效、失去意义了。
做事拖拖拉拉,给人以心不在焉和摆架子的印象,也给人以自我为中心、不关注大局的印象,还可能让人以为故意搞破坏。无论哪一种误解产生,都是不应该的。
美国著名投资家坦普尔顿说:“我想不出比‘今日事今日毕’更好的工作方法。它是一种艰苦的方法,需要用毅力去支持,但也是最好的方法。”
拖延是许多人常犯的毛病,他们对未来有很好的目标和工作计划,甚至有了实施的方案,但就是拖延着不去动手,他们把行动的日子放在明天或放在未来的某个日子,却放任一个又一个今天从眼皮底下溜过去;他们宁愿憧憬着梦里盛开的玫瑰,却不抓住今天立即着手播种。
“今日事今日毕,不把任务拖到明天这句话”,我们自小就耳熟能详,但很多人仍然做不到,常常“该做”的事,却因“懒得做”,而一直拖延下去,“拖延”是时间管理的大敌,小事一拖就成了严重的负担。小事都会拖延,自然也成就不了大事。
时间管理领域有一条“帕金森定律”,根据这个定律,人始终是根据任务的时间期限来调整工作速度的。
这也就是说,如果一个人知道自己有一个月的时间来完成一项任务,他就一定会不知不觉地放慢工作速度,把整个月的时间都用在这项任务上;而如果他要完成同样的任务只有一周时间,他就会调整自己的工作速度和工作状态,以此保证自己在一周内交出令人满意的成绩。
虽然人们总是倾向于拖延,但并不是说这种拖延时间的习惯是无法更改的。
首先,我们需要给自己制定时间限制,以防止自己拖延。如果不加限制,很多事情可能一辈子都完成不了。
因此,在做任何工作时,请一定要限制时间,在合理的时间内完成任务,绝不把任务往后拖延。
在制定时间限制时,要预留弹性空间,一份切实有效的计划应该只包括那些你想做而且确实能够做完的事。
大家肯定知道“多米诺效应”,成百上千的多米诺骨牌紧密地排成一列,只要有任何一块不慎倒下,就会导致其后的所有骨牌发生连锁效应,一块接一块地相应倒下。
同样,如果你把一天的日程安排得太满,每件事情之间都没有足够的弹性空间,那它们就会变得像一列密密麻麻的多米诺骨牌一样危险。
一旦出现任何突发事件,其后的所有安排就会一件接一件地受到牵连,你的一天也就会随之变得一团糟。
而且,我们从以往的工作经验中也不难发现,突发事件的出现概率是非常高的。
为了在你制定的时间期限内完成任务,培养你“今日事今日毕”的习惯,你还可以尝试一下下述方法:
1.列出你立即可做的事。
从最简单、用很少的时间就可完成的事开始。
2.持续5分钟的热度。
要求自己针对已经拖延的事项不间断地做5分钟,把闹钟设定每5分钟响一次,然后着手利用这5分钟,时间到时,停下来休息一下,这时可以做个深呼吸,喝口咖啡,之后欣赏一下自己这5分钟的成绩。接下来重复这个过程,直到你不需要闹钟为止。
3.运用切香肠的技巧。
所谓切香肠的技巧,就是不要一次吃完整条香肠,最好是把它切成小片,小口小口地慢慢品尝。
同样的道理也可以适用在你的工作上:先把工作分成几个小部分,分别详列在纸上,然后把每一部分再细分为几个步骤,使得每一个步骤都可在一个工作日之内完成。每次开始一个新的步骤时,不到完成,绝不离开工作区域。
如果一定要中断的话,最好是在工作告一个段落时,使得工作容易衔接。
不论你是完成一个步骤,或暂时中断工作,记住要对已完成的工作给自己一些奖励。
4.把工作的情况告诉别人。
让关心这份工作的人知道你的进度和预定完成的期限。
注意“预定”这个词汇,你要避免用类似“打算”、“希望”或“应该”等字眼来说明你的进度。因为这些字眼表示,就算你失败了,也不要别人为你沮丧。
告诉别人的同时,除了会让你更能感受到期限的压力外,还能让你有听听别人看法的机会。
5.在行事历上记下所有的工作日期。
把开始日、预定完成日期、还有其间各阶段的完成期限记下来。
不要忘了切香肠的原则:分成小步骤来完成。一方面能减轻压力,另一方面还能保留推动你前进的适当压力。
6.保持清醒。
你以为闲着没事会很轻松吗,其实,这是相当累人的一种折磨。
不论他们每天多么努力地决定重新开始,也不管他们用多少方法来逃避责任,该做的事,还是得做,压力不会无故消失。
事实上,随着完成期限的迫近,压力反而与日俱增。
所以,你千万不要拖拉,把今天的事留给明天去做,那样只会让你有更大的压力。