换位思考:英文邮件写作复盘

关于写作英文信的三件事:一、更新问题清单;二、原版与修改版、Justin版对照;三、总结写信套路

第一件事:这次直播讲退款信的写法,我把自己的版本修改了一下,也更新了自己的Checklist(pictured)。


第二件事:三个版本

原版:

Subject: Complaint letter requesting a refund of $9

November 19, 2018

Dear Sir or Madam,

I am a dedicated user of Uber. Yesterday afternoon, I took a shared ride with Uber in San Francisco. I called Daniel the driver in advance to confirm the ride and the estimated price ($6) since my iPhone app failed to record that my order was accepted. It was found later that the ride cost me $15 instead of $6.

I reckon this incident was a simple and excusable mistake and request a refund of $9. Please find attached my electronic receipt. My Uber account is go_phenomenal_english@gmail.com.

Thanking You.

Yours truly,

Kate Wing


修改版:

Subject: Shared ride overcharge and refund request (标题修改,增添信息)

November 19, 2018

Dear Sir or Madam,

I am writing to report an overcharge and request a refund(开门见山提出诉求).For your reference, my email address linked to Uber is go_phenomenal_english@gmail.com.(给联系方式)

I am a dedicated user of Uber(信息多余). Yesterday afternoon, I took a shared ride with Uber in San Francisco. Since no

order confirmation was shown on my iPhone app,(主要信息前置) I called Daniel the driver in advance to confirm the ride and the estimated price ($6)since my iPhone app failed to record that my order was accepted. It was found later that the ride cost me $15 instead of $6.

I reckon this incident was a simple and excusable mistake and request a refund of $9. Attached is the e-receipt. (简单的表达)Please find attached my electronic receipt. My Uber account is go_phenomenal_english@gmail.com.

Looking forward to hearing from you. (提醒对方回信)Thanking You.

Yours truly,

Kate Wing


Justin’s version:


第三件事:写英文信的套路

Rule of thumb:


具体举措:

一、标题:

好的标题可以让收件人:1快速知晓相关性,点开邮件2对邮件内容有预判,快速回应

我的问题:信息量不足, complaint letter的表达多余(中式思维?)

对症下药:


标题应包含邮件的Keywords: shared ride,overcharge, refund request


二、称呼:

不知道对方身份,可以使用(注意标点!):

To Whom It May Concern:

Dear Sir or Madam,

Hello Uber support team,

Hello Uber customer service team,


三、第一段(总):

陈述目的(与标题呼应)、交代个人联系方式。我的原版缺失这一段,不能省!(已列入问题清单)


四、主要内容(分):

描述事件,交代细节,换位思考。注意措辞清晰、客观、简洁。我的原版重要信息未前置,已列入问题清单。


五、收尾段(总);

重申诉求,信息要一目了然。

 六、 提醒与致谢

我的原版只有致谢,忘了提醒。


七、署名

标配:Yours,

           全名


总结:做完三件事后,以后读英文信件、自己写英文信件都可以及时的反馈,搜集好的表达,be mindful(你可长点儿心吧)。

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