秘书是干什么的？在我浅薄的认知中，我觉得秘书就像领导身边的勤杂工。

我不是文秘出身，也没干过类似的工作，更没有了解过这个职业。关于秘书的刻板印象，一直这样不痛不痒地存在脑海里。

直到一个偶然的机会，朋友给我一本《老秘书工作笔记》，我才改变了以往的错误认知，对秘书这个职业有了一个全新的理解。

秘书，原来是这样的。

百度给秘书的定义是：协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。

01.我们都小瞧了秘书

在一个单位里，你可能是某一方面的专家，也许擅长一样或者几样东西，但并不是事事都懂。而秘书却是一个全能型人才。

秘书除了会做端茶倒水、收发快递等这些小事，还会管理财务、组织会议，进行活动策划或者商务接待，甚至向上管理领导。

无论是公文写作，还是对内外各部门的沟通，亦或是领导差旅、日程的安排等等，秘书都一一精通。

在《老秘书工作笔记》的作者张小文看来，秘书绝对不是什么花瓶，而是“千手观音”一般的存在。

秘书这份工作并不是人人都能干，或者说要做一个合格的秘书，需要修炼的东西还有很多。

看来，我们都小瞧了秘书这个职业。

秘书是什么？秘书需要做些什么？怎样才能做好秘书这份工作？作者在书中娓娓道来。为初入职场的秘书们开启了一扇智慧的大门，也为老秘书们指明了晋升之道。

这本书还有一大亮点，就是在每一部分理论知识的后面，都跟着一个相关案例的分析总结。这种理论加实际运用的讲解方式，不但外行能看懂，还能起到锦上添花的效果。

02.秘书的工作是这样的

一家公司面试秘书时，给了下面这道面试题，问应该如何处理这些事情？

“假如你是一家互联网公司的总秘，现在是周一早上九点。九点半要召开公司高管早餐会，你要联系两位负责人开会。在开会之前，你需要调试好会议设备，还要准备好会议材料和早餐。

这时，领导发来消息说开会材料有更新，需要你从邮箱里下载重新打印。另外，早餐会临时增加两位高管，你负责通知他们。然后，你又收到一位合作伙伴发来消息，说给领导送了一盆花，快递已到公司楼下，希望你安排人收一下。

与此同时，你还收到一位总监发来的消息，他请你帮忙组织中午的会议，安排会议餐。这位总监对你没有直接管理权，只是临时找你帮忙。秘书处领导也发消息来，让你十一点前交一份汇报材料。

还有，司机急匆匆地打来电话，说已经九点一刻了，领导还没有下楼。紧接着，领导的爱人打来电话说孩子发烧，让你帮忙挂号。”

看完这堆事情的陈述，我已经投降了，感觉一个头两个大，根本不愿去想该怎么做才能合理地处理这些事情。

秘书的工作，原来是这样的。

张小文在书中说，这些日常的工作内容，不是简单地把事情分个轻重缓急，安排好先干这件事还是先干那件事就能完事，而是在考验秘书的日程管理能力。

03.秘书工作可以这样干

普通人的日程管理，就是安排好自己一天的工作、生活和学习时间。而秘书的日程管理比这复杂得多，除了要安排好自己的分内工作，还要做好领导的工作计划。

安排领导的工作量和工作顺序，这里面也有很多讲究。比如秘书要预估每件事大概花费多少时间。还有，要从主观上判断领导更愿意先做哪件事情。另外，秘书还要非常了解领导的工作重点。

总之，事无巨细，秘书需要方方面面都顾及到，提前想好，做好准备，在遇到突发事件时才能从容应对，泰然处之。

秘书做好日程管理的目的，是把所有的事情记录下来，并在规定的时间内解决它们，而且要做到不遗漏，最好是准确无误。

张小文介绍的GTD系统，就能非常完美地解决这上面所有的问题，包括前面那道复杂的面试题。

GTD系统很简单：首先把接收到的任务进行分解，然后确认下一步的行动，直到所有的事情都得到恰当地处理。

也就是说，每收到一个新任务，我们都可以把它放进GTD系统里：

第一步：“2分钟原则”。如果2分钟以内不能完成，就进入第二步：“转移原则”。如果不能转交给别人去做，就进入第三步：“立刻原则”。如果事情没那么紧急，不需要立刻去做，那就进入第四步：“今天原则”。如果不是今天必须完成的，那就进入最后一步：“区分原则”。区分清楚是待办事项的则记录到对应日程表里，属于学习资料的则存放到资料库，抽空阅读学习。

这样一步步分解下来，事情就得到了合理安排，既高效还不会遗漏。任何看似复杂的事情，都能套用这个系统轻松解决。

原来，秘书的工作还可以这样干。

写在最后

《老秘书工作笔记》绝对是一本让人收获满满的干货书。书里涉及方方面面的知识，秘书能用，在其他工作和生活中也非常实用。

你所不知道的职场法则，在这里可以略窥一二，学上几招。这本书不仅教给我们怎样做一名秘书，更是在教我们做人的道理。

非常赞同北京华控投资顾问合伙人助理尉菲菲的那句话：这本书里汇集了各行各业前辈的经验，可能在未来的某一刻你就会用到。

学习，永不止步；做人，一直在进行。

一本职场好书，推荐给你。