“你这是怎么回事？怎么能犯这么简单的错误？”赵总正在办公室里训斥新来的秘书小雅。

不一会儿，小雅抹着眼泪走出了赵总办公室，坐到自己的座位上，眼睛盯着手上的那张纸——那是她刚拟好送给赵总过目的邀请函。在邀请函上，小雅把对方单位两位主要领导的前后顺序搞错了。

小雅突然想起来学姐前几天送给自己的那本《老秘书工作笔记》，当时学姐叮嘱她，一定要好好看看这本书，这可是秘书工作的宝典呢！肯定会对她的工作有很大的帮助。但是小雅这几天太忙了，没来得及看。

小雅暗想，晚上回家即便是熬夜，也要好好看看这本书，争取早日胜任秘书这份工作。

在《老秘书工作笔记》这本书中，作者张小文以过来人的身份，将自己多年的工作和培训经验深入浅出地告诉我们，秘书应具备哪些素质？应做好哪些工作？秘书的价值和发展前景如何？

她曾培训1000多名学员，使其成为许多知名大公司、大集团的优秀秘书，她自己也曾获得“金牌助理”称号。她还创办了公众号“总助能量站”，在国内率先提出“秘书胜任力模型”和“秘书知识地图”，使更多想要从事秘书工作的人快速掌握工作秘笈，成为职场达人。

1.细节决定成败

美国西点军校有一句著名的校训：细节决定成败。这是为了让学生们明白：在战场上，忽略任何一个细节，都有可能导致流血牺牲，甚至整个战局的转变。

如今，市场竞争非常激烈，可以说是没有硝烟的战场。秘书工作的核心是办文、办会、办事，这其中有无数细节需要去留心、去关注，稍有大意，就有可能导致难以挽回的损失。

就像文中开头说的，秘书小雅把邀请函上对方两位主要领导的排列顺序搞错了，看似是小事，但是这有可能会引起对方领导的误会和不快，从而给生意造成潜在的障碍。

秘书平时的工作非常琐碎，比如接打电话的语气、措辞；领导出差接机、送机、预订机票；预订入住酒店；需要提前准备哪些资料和物品；商务接待提前需了解哪些信息；接待的标准与会场布置；安排人员座次、端茶倒酒的深浅等等，可以说是没完没了、无休无止。

这些看似全是小事，但是这些小事如果任何一件没有考虑周全，都会对结果产生巨大的影响。整天与无数细节打交道，就是秘书的工作性质。

咱们来看一下，一个优秀的秘书是如何把细节做到极致，为公司赢得大单的。

公司有一位来考察的大客户临时有急事要赶回北京，他定了次日早上6:30的飞机，老总安排秘书小王负责送机。

第二天早上4:20，小王和司机就来到了大客户所在的酒店，她给客户发了一条信息：车已在酒店门口等您。然后，自己在大堂里等候。

4:30客户走出电梯，小王迎上前去，引领他上了车。

上车后，小王变戏法似的拿出了一大袋早餐，对客户说：“李总，您赶飞机起得早，还没来得及吃早餐。这里面有鸡蛋、面包、三明治，还有热的小笼包，您看看喜欢吃哪种？”

然后小王又拿出了两个保温杯，对客户说：“李总，这是热牛奶和热豆浆，天气冷，喝热的比较舒服，你看看喜欢喝哪种？”

客户连声道谢，小王又从包里拿出一个塑料袋，对客户说：“李总，这是几个口罩和感冒药，昨天听说您感冒了，待会儿上飞机吃了药正好睡觉，您带上吧！”

怎么样？小王这工作做的，换做你是那位大客户，一定也会被感动得稀里哗啦吧？怎么可能不与他们公司合作呢？

果不其然，一个星期之后，大客户发来了邮件说，像送机这么小的事情，你们也能考虑得如此周全，相信做业务一定不会差。

价值一亿元的合作项目就这样达成了！

2.善于沟通才能更圆满地完成工作

秘书的工作常常需要与各部门打交道，需要他们共同配合来完成工作任务。而实际工作中，常常会遇到有的部门因为种种原因不配合的情况，秘书一定不能拿领导的权威去压制他们、强迫他们，这样只会使自己的工作更加被动。

这就需要秘书及时了解情况，根据不同情况去处理。

如果对方是由于家庭原因、身体原因、心情原因，秘书就需要换位思考，首先去理解对方、体谅对方，再清晰、准确地把需要对方配合的工作以及上报时间再表述一下，使对方明白无误地知道自己需要做什么、什么时间之前要做完。

如果与对方的立场和角度不同，秘书应不卑不亢、态度温和、心态平稳地把领导的意图和要求阐述清楚，并真诚地向对方表示感谢，相信对方也不会故意为难你的，毕竟大家都是为了工作。

如果对方因出差不在公司，秘书也不要着急，联系对方并与之商量解决的办法，看看能不能找别人代替他，提供给你需要的报告和资料。

俗话说：路遥知马力，日久见人心。虽然说沟通是一门艺术，但只要你真诚做人，努力做事，和大家友善交流，时间久了，大家都了解你的人品，一定会尽力配合你工作的。

3.善假于物，使工作更高效

即便一个人再能干，他也只有一个脑袋、两只手，每天的工作时间也是有限的。

荀子说：君子生非异也，善假于物也。秘书工作涉及范围广，对接部门多，谁也不可能保证每天都把许许多多琐碎的事情做到万无一失，这就需要通过使用工具，来更高效地完成工作。

首先，模块化：把秘书工作划分为三个阶段和14个模块，清晰直观地明白秘书的工作内容。

其次，流程化：每一个模块都有与之相匹配的部门和人去完成。

再次，标准化：把完成的每一项工作需要达到的标准，进行量化和细化。

第四，清单化：把待办事项随手列清单，就不会遗漏细节。

第五，可视化：把每项工作的操作步骤、详细要求做成图板、表格、卡片等、摆放、悬挂在员工可以看到的显眼的地方，让大家清晰可见。

还有许多方便快捷的现代办公软件和各种App，比如专业图表、PPT神器、转换工具、压缩工具、笔记工具、搜索工具等，学会熟练运用它们。都可以给秘书工作提供高效的帮助。

秘书是一个充满挑战性的岗位，工作千头万绪。既要从大处着眼，又要从小处着手；既要与各部门沟通协调，更要深刻领会领导的意图，懂得“读心术”。一名优秀的秘书必定是一个不同凡响之人，必将拥有属于自己的美好未来。

《老秘书工作笔记》这本书，是作者花了五年时间，汇集了500余家优秀企业秘书的经验和智慧写成的。书中金句频出，深入浅出的理论与实际案例相结合，更具有可操作性。

这本书不仅是秘书的宝典，也同样适用于所有职场新人，它能让你了解到职场中方方面面的知识，为你更快地融入职场提供很好的助力。

三个月后，小雅从赵总越来越多赞许的目光中，读到了领导对自己的认可。她在心里深深感谢学姐给自己推荐的这本《老秘书工作笔记》，帮助自己从职场小白快速成长为职场达人！