最近一直在开会,每个会议至少都是两小时以上。
我不喜欢频繁的开会,更不喜欢开时间特别长的会,在我看来,如果不是特殊会议,时间超过一个小时,就说明这个会议开得很低效、很失败。
1. 开会之前,会议组织者要做很多准备,比如本次会议的主题要提前通知到参会人,一些材料要提前发下去让大家熟悉,如果需要会上讨论的问题,提前通知参会人做准备,让他们在开会前就做好思考。
2. 会议中,要尽量聚焦本次会议的主题,不要过于发散,如果有跑题的现象,组织者要及时站起来阻止,将会议引回原来的主题。
3. 会议结束后,要形成会议记录,并将会议记录邮件至所有参会人员和须知人员。会议中讨论出来的措施,要明确责任人和时间截点。
所有人的时间都很宝贵,高效的会议就是在节约所有参会人的时间。