我们经常会接到一些任务,要在某一期限前完成。懂得时间管理的人,能够如期完成。
但是不少人,会在截止时点前,赶得头顶冒烟。他们说:不到截止期限,就无法集中精力来完成工作。更有人,会错过截止时间,后来就后悔不已。
记得之前听东吴相对论的老吴讲,他们做月刊杂志的,有个笑话:因为杂志是每月一期,所以要求大家每月交稿一次。这样,他们的每个月就被划分成四个时代。
当前一期杂志出好了,同事们都很开心、很轻松。因为之前的工作太累了,需要休整一下。这一周,什么事情都不急、什么事都可以先不干。这时,离下一期的交稿时间,还有几周。因此,这一周是他们的黄金时代。
到了第二周,他们知道,要交稿的日期近了一些,但也说不上紧迫。他们会觉得这一周是白银时代。还是挺轻松的。
到了第三周,是时候开始动手了。手快的人,如果能在这时做起来,时间是够的。但更多的人,还是没行动的。他们把这一周称为青铜时代。
到了第四周,那些之前什么都没做的人,就把整个月的工作都推到这一周了。所有的事情,无论如何都要在这周全部完成。这是他们的黑铁时代。而且,每个月都是恶性循环。
在《多维度思考》一书中,作者建议我们,要把最后期限变成朋友。出书的、做杂志的,都应该将最后期限变成朋友,而不是让最后期限给自己带来焦虑和紧迫感。他们可以做的是:
第一,接到任务时,就开始做规划。想好要怎么做,将要做的事情拆分。如果是四周后交稿,就规划好,从现在开始,每周要写多少字数。如果是半年后出书,就规划好每月写多少章节。
第二,让自己严守计划,行动起来。根据计划来行动的,截止期限就不会是他们的敌人了。按计划每周写一定字数、每月写一些章节,就能将整月都变成白银时代。即使不是整周休息,也不会有太强的紧迫感。
第三,要有两张待办事情清单,一张是在截止期限前,要完成的工作清单,这张单尽量做到只减不加。特别是在接近截止期限时,这清单上的工作,只要是能移动的都要移走。其他新增要做的事情,都放到另一张清单上。
只要能这样做,想在截止期限前完成工作就不难了。