党委常委会,政府常委会,专题学习会,形形色色的会议每年每月都有,都需要形成会议纪要
怎么写好一篇会议纪要?个人认为有以下几点
一是做好准备工作,二是抓住关键点,三是熟悉模板
一、做好准备工作
1.熟悉会议主题与议程
在会议前充分了解会议的主题、议程安排以及可能涉及的内容重点。有助于在听发言前预判关键信息,集中精力捕捉重要内容,提高记录效率。
2.使用速记符号与缩写
学习和运用一套适合自己的速记符号和缩写系统。例如,“&”表示“和”,“govt”表示“政府”,“eg.”表示“例如”等;对于经常使用的词汇或概念,可以用自己的符号代替,如用“↑”表示上升、增长,“↓”表示下降、减少等。在记录时快速书写,节省时间。
3.借助录音设备(在允许的情况下)
如果会议规则允许,可以使用录音设备对会议进行录音。
现在的录音设备很多,可以公开的会议建议直接使用科大讯飞录音笔,自带转文字功能,还可以区分角色,大大提高了效率,花小钱办大事。需要保密的会议,就用老式录音笔
切记,能用录音笔的场合尽量都带着,全程记录总比有针对地记录更全面、更容易复盘总结
二、抓住关键点
- 集中注意力抓关键
提前熟悉议程后,可以用草稿搭建会议纪要初步框架,并思考其中可能缺失的关键部分。如项目建设议题中的进度和困难,人事议题中的部门和岗位等。提前搭好框架,之后再填信息,用框架抓住重点。
在发言人讲话速度较快时,更要集中全部注意力,通过捕捉关键词、关键句来理解发言的核心内容。一般来说,句子中的主语、谓语、宾语以及表示转折、因果、强调等关系的词汇往往是关键信息所在。例如,“由于资金短缺,这个项目(主语)不得不(强调词)暂停(谓语)实施(宾语)”。
2.分层记录与概括
将发言内容按照逻辑层次进行划分,自上而下,先记录每个层次的要点,而不必急于记录每一个细节。例如,发言人阐述一个工作方案时,可能包括目标、步骤、保障措施等几个要点,记录每个要点的关键词句即可。对于一些解释性、描述性的细节内容,如果来不及完整记录,可以在要点旁边用(?)标记,会后再行补充。
3.标记疑问与待确认内容
当发言人的某些表述不太清晰或者你没有听清时,不用纠结,快速在该部分内容旁边标记一个问号(?),同时在脑海中记住这部分内容的大致位置和相关话题,以便会后能够及时通过录音笔核对,或向相关人员询问确认。
三、会议纪要模板(待续)
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