职场写作三原则对会议纪要提出的要求:
第一,导向行动。会议纪要要导向的行动是什么呢?是会议讨论出结果,会后才能落实。所以会议纪要一定有一个重要目标:明确接下来的行动。
第二,会议纪要的用户是谁?是参会人,会议纪要用来指导他们会后的行动。除了参会人,没参会的协作者可能也需要看这份会议纪要,才能顺利配合工作。所以会议纪要还要注意能够让第三方看懂,不产生歧义。
第三,默认公开原则。会议纪要得做好证据留存,方便后人查阅。
怎么又快又好地写出会议纪要:带着问题去会议里找答案。按方抓药,一边听一边找我需要的信息来记。
公式:会议纪要=会议信息+行动清单+共识
【会议信息(5W)】
1、WHO参会人:弄清楚参会人的角色,可以帮你理清一个微妙的尺度,理解不同人在会上发表的意见到底有什么分量。
2、WHEN会议时间:会议的时长是很值得记录,可以帮助后人更加理解这份会议纪要到底承载了多少信息。
3、WHERE会议地点
4、WHY为什么开会?会议目标是什么?不跑题
5、WHAT会议议程是什么?要讨论哪几个问题?先聊什么,再聊什么?
【行动清单】
行动的公式:导向行动=起止时间+执行动作+赏罚结果
记录出一个可落地的行动,需包含几项:谁负责?什么时候完成?到什么程度?
行动的关键要素:行动=谁+做什么+Deadline+交付标准+赏罚结果
【共识】
路标词:
1、我们一定要......
2、我们未来,都不能再......
3、我们未来要吸取教训......
4、我们最重要的原则就是......
默认公开原则要求我们要让会议纪要能够穿越时间也不变形。我们得给这共识补上背景信息,让它脱离会议的高语境,也能被准确理解。
背景句式:
这次_____(项目/工作)最重要的就是____。要解决的问题是————
说清楚适用边界,才能够准确传递共识。
会议没得出结论怎么办?
我们可以主动引导大家往会议目标的方向再去做讨论。
有两种做法:
1、来,这个问题我们是不是还需要明确一下?
2、可能会议时间不够了,我们再拉个时间来继续明确这个议题,接着再聊。
总之,心里得有谱,是目标感的展现。
共识只记录结论还不够,还得补充背景信息。如果会上没有达成结论,我们也可以把它当做一个待解决的问题,写成一条会后的行动清单。比如“这个问题需要在XX时间,由XX来解决。”
清单体就是写会议纪要的最好的工具。
总结:
会议纪要不是要把自己练成一根事无巨细的录音笔,而是要从信息当中提取出有用的信息来导向行动。
会议纪要有这么三个要素:
第一,会前基本信息,我们得做好会前准备,才能做好纪要。
第二,行动清单,这是会议纪要最重要的部分。
第三,共识。共识得补充上背景信息,这样会后才能准确看懂这条共识。