对于每天与电子邮件打交道的人来说，有谁不希望发出去的邮件可以得到及时的回应，要求对方办的事情可以得到积极的配合呢？可是，有些事情往往没那么顺利。经常有人抱怨说：『我在邮件里已经写得很清楚了，你们没看吗？』『我已经发了很多回邮件，你们怎么还要问？』『我上周已经发邮件催你们了，你们怎么到现在还没交上来？』... ...如此这般的吐槽，时不时在办公室里听到。各位有没有同样的经历呢？
为什么发出去的邮件不能引起收件人的重视？为什么即便同一件事情重复发几回邮件，收件人依然置若罔闻？这是邮件本身的问题，还是收件人方面的问题？我们一起来探讨一下。
发出的邮件被无视，究其原因，也许我们首先想到的是发件人没有把邮件写清楚。对于一封逻辑不清、用意不明的渣渣邮件，收件人自然懒得理会。在后面的《商务写作要领》课程中，我会拿出不少千奇百怪的邮件实例，向大家讲解一下邮件的写作技巧。而现在，我希望各位关注的是另外一种令人费解的情形——尽管邮件写得很清楚，收件人还是视之为浮云。
有一定工作经验且频繁使用邮件的同学也许有这样的经历——自己煞费苦心写出一份完美无缺的邮件，发出之后就石沉大海，然后就没有然后了。我这里讲的不是求职邮件，是工作邮件。这种情形的多发地是群发邮件，把邮件发给一群工作对象之后，那群收件人就像没收到邮件似的毫无反应。然而，不是邮件发送不成功，是收件人根本不重视这封邮件。下面我给大家举四个例子。
【例子一】有一个供应商的合同即将到期，采购部专员多次发邮件给对方的经办人要求续签合同，可那人一直没回应。
【例子二】公司行政部多次发邮件提醒同事们在下班回家之前关掉办公室的灯，但很多人都没照办，办公室经常彻夜灯火通明。
【例子三】人事部发邮件通知所有员工启用新版本的《福利费申请表》。她们在邮件中附上新版本的表格，并告知旧版本同时作废。但邮件发出一段时间后，仍然有很多人用旧表格申请福利费。
【例子四】零售部助理发邮件催促一群零售代表按时提交销售数据，不过尽管发了几回邮件，不少人还是迟迟不交，助理不得不一个个打电话去催。
对于第一个例子，同学们的意见高度统一，均认为采购专员不能光发邮件，应该主动打电话找对方。没错，确实是这样的。不过，尽管它看起来极其简单，现实中却时不时有人犯这种低级错误。他们过于依赖邮件，或者说他们缺了一个心眼，不去想想对方的邮件系统是否有故障？对方是否在忙着做离职工作交接懒得理会这些很快就与他没关系的邮件？对方是否在休假期间不收邮件却没有设邮件自动回复？... ...这一切发件人统统不考虑，他只管按下那个发送键，然后就坐在电脑前傻等。
在上述四个例子中，后三个是支持性部门常用的一对多沟通模式。有一位当HR的同学看了之后有感而发：『支持性部门邮件被无视是重灾区，哎，切身体会。』纵使这类邮件写得再言简意赅、清楚明白，收件人还是无动于衷，原因何在呢？综合同学们在微博课上的发言，主要有以下几种看法：
一、邮件能否引起员工的重视，主要看发文部门的地位。在公司里地位高的部门，员工自然不敢忽视他们的邮件；
二、看来这些邮件没有抄送各部门的老板，如果抄送了他们，事情就好办多了；
三、这些邮件只是不痛不痒地告诉员工该怎么做，没有相应的惩罚措施，员工的“违规成本”近乎于零，当然无视啦。
那么，让我们仔细地斟酌下，上面这些原因是否真正的结症所在？
对于第一点，我不否认邮件的受重视程度与发文部门的地位、声望有着一些关系。但是，我们得想想一个部门的地位或者一个员工的声望是怎样形成的？在一些特殊的环境里，地位和声望来自于公司老总的授权或者关照。但要是这个被授权的部门或者受到特殊照顾的个人没有真材实料的话，拿着鸡毛当令箭的日子终究不会长久。而且，对于行政、人事、财务这些支持性部门，以及部门助理这种支持性角色来说，即便得到授权也不能滥用，更不能指望员工对你发出的所有邮件都认真对待没有半点马虎。因为，支持性部门和支持性岗位在员工心目中的地位是由他们的影响力决定的，不是靠老总或者上级赋予的。而这种影响力是由他们办事的有效性决定的，不是狐假虎威装逼卖乖糊弄出来的。为了提高办事的有效性，支持性部门和支持性岗位上的人应该多动脑筋、多想办法，不能光坐在电脑前发邮件。
对于第二点，邮件是否有必要抄送领导，我的意见是视邮件的性质而定。假如邮件的内容涉及公司或某个部门的主要业务或核心利益，是老总和部门老大们关注的事，那就应该抄送给他们。可是上面的三个例子显然不在此列，它们都属于常规性事务，属于那种即使不做对公司的运营也没什么大不了的事。如果动不动把常规的事务性邮件抄送给领导，那么在员工看来，这个发件人是小题大作，在领导看来，这个发件人是轻重不分，结果落得个吃力不讨两边不是人。据我观察，对于邮件是否该抄送领导，不少人把握不到位，我会在以后的《商务写作要领》课程里，专门开一讲来讨论这个问题。
对于第三点，邮件里该不该带有惩罚措施，我的建议是具体问题具体分析。要知道，惩罚措施不光是一种管理手段，也是一种管理文化。它体现着一家公司的管理水平，尤其是管理人员的职业素养与管理能力。一个动不动就惩罚员工、动不动就扣工资扣奖金的企业，其领导阶层不是在管理技术上见识浅薄，就是在管理方法上捉襟见肘。他们把员工视为不懂事的小毛孩，以为只要凡事与罚字挂钩就能轻松搞定。他们不知道惩罚措施一旦滥用就会使企业士气低迷、人心涣散，德才兼备的员工会弃之而去，投身那些管理方式多元化、系统化、人性化的企业。再回过头来看前面四个例子，这些小事还没必要动真格出狠招，只要发文者多动脑筋就行。
要找到邮件被忽视的根本原因，我们先来看一下这些例子具有什么特征。它们同属于一种沟通方式：『通知』。很多人觉得所谓『通知』就是写一个文发出去让大家知晓。其实，在商务沟通领域中，『通知』不光是一个document，而是一连串的action。
为什么说『通知』是一连串的action？它由三个步骤构成：
- 送达，即让对方收到你的信息；
- 理解，即让对方明白你的意图；
- 合作，即让对方愿意配合你的工作。
只有完成了上述三个步骤，『通知』的效果才能显现、目的才能达成。由此可见，发邮件只是『通知』的起始动作而已，至于信息能否完整地送达、收件人是否准确理解邮件的内容并愿意与你合作，还是未知之数。
看到这里，大家不难发现上面四个例子都在『送达』这个步骤上出了问题。
【例子一】有一个供应商的合同即将到期，采购部专员多次发邮件给对方的经办人要求续签合同，可那人一直没回应。【对方也许没有收到你的邮件，或者收到了没打开看，又或者压根就没有收邮件的习惯。】
【例子二】公司行政部多次发邮件提醒同事们在下班回家之前关掉办公室的灯，但很多人都没照办，办公室经常彻夜灯火通明。【由于从邮件标题就可以看出此邮件不属于收件人的核心工作范畴，他们懒得打开。】
【例子三】人事部发邮件通知所有员工启用新版本的《福利费申请表》。她们在邮件中附上新版本的表格，并告知旧版本同时作废。但邮件发出一段时间后，仍然有很多人用旧表格申请福利费。【公司里面除了常驻办公室的文职人员，还有整天在外面跑的业务人员，业务人员未必经常收邮件，也不会把此类邮件放在心上。】
【例子四】零售部助理发邮件催促一群零售代表按时提交销售数据，不过尽管发了几回邮件，不少人还是迟迟不交，助理不得不一个个打电话去催。【虽然数年前就开始有外资快消品公司为零售业务代表配发IPad之类的平板，但时至今日还不是十分普及。即便手机可以连接公司邮箱，经常跑卖场的零售代表还是没有经常收邮件的习惯。】
咱们这堂课有位同学总结得很好，他说：
- 发送成功了，但是收件人根本没打开，没打开的主要原因有：(1)对支持部门的事务性邮件不重视；(2)看标题就知道不涉及收件人的核心利益；
- 是打开了，发现不是其核心工作范畴或者邮件所指事项的责任范围不明确，导致收件人不上心；
- 本来是打算执行的，但是每每都忘记；
这些都是邮件没有达到效果的原因。
因此，当我们需要把一些工作事项告知对方并需要得到对方的配合时，不能过于依赖邮件，不能把它视为『通知』的唯一方式。尤其在一对多的信息传达过程中，或者要求一群人配合你工作的时候，你应该主动想想除了发邮件之外，还有哪些更切实可行的办法。
比如说，如果你想员工下班时不忘记关灯，那为何不在电灯的开关处张贴醒目的提示标志？为何不在办公室的公告栏张贴引人注目的宣传海报？为何不在办公室安装自动的智能电灯开关？十多年前，国内不少500强企业的办公室就已使用这种智能装置。
无论财务、行政还是人事部门要更换申请表格时，除了发邮件给员工之外，是否及时更新企业内部网或者公告栏上的公告？是否亲自与部门助理沟通让她们把消息传达给所在部门的每一个人？是否针对一些没按流程操作的现象做后续提醒？
而对于经常外出跑客户谈业务的销售人员来说，在其团队的微信群里发布信息比用企业邮箱发邮件给他们效果好得多。一些做事细心的销售助理会主动把公司邮箱中收到的公告邮件转发到销售团队的微信群，让他们更快地接收公司信息、更便捷地将之传播给外围的销售人员。
最后，我把这堂课的内容往leadership的方向延伸一下。对于目前身为领导或者日后成为领导的你，假如一个下属对你说：我已经把邮件发出去了，可对方就是没回应，我也没办法。你会怎样处理呢？
