在公司上班,大家偶尔会遇到需要跨部门沟通的情况,比如需要设计部门协助制作相关的宣传物料,这种情况具体要如何高效沟通呢?
部门沟通的大致流程是,先明确自己的任务需求,即干什么活,需要哪些部门协助。明确任务后,就跟你的直属领导沟通。
例如跟领导说:我的项目需要制作宣传物料,但是我这边做不了,需要宣传部门的设计师同事配合完成一下。大致需要3张海报,要做的风格我这边已经确定好并找了一些参考。物料现在不是很急,这周内出就可以。然后现在需要领导你这边帮我协调一下。后续你就看领导的安排。
因为每家公司的制度和内部情况都有所不同,因此沟通方式可能也会不一样。有些公司是领导帮你对接好宣传部的主管,还有的就是直接让你去找宣传部主管。但在一些情况下,可能还需要在管理层会议上沟通,由领导协调安排。
跨部门沟通中很重要的一点就是双方部门的负责人都要知道这个事情,如果双方领导都觉得没问题,就可以进行对接。
比如你的主管知道这件事后,就会跟宣传部主管沟通一下,然后宣传部门主管就会安排同事A来负责此事。后续的工作,你可以直接与同事A沟通配合,明确工作需求、并约定好时间,然后正常开展工作即可。
在整个跨部门协作过程中,如果出现任何问题,都要及时反馈。小问题能自己解决的就自己处理;如果解决不了,就需要向领导汇报,让他来进行协调。
在跨部门沟通的过程中,对于平级的跨部门同事,沟通要有礼貌,有求于人还是得客客气气的。如果他们协助你但效果不佳,对有需要调整的地方,你也应礼貌地向他们提出。
若最终调整的效果不尽如人意,不要说他们的工作质量低下,不然你以后要是再找人家帮忙,人家是不愿意做的。比较正确的做法就是跟领导进行汇报。
若领导认为无大碍,那你就不用管了;若领导觉得不妥,你就可以反映已多次尝试调整但仍不满意,再探讨是否需要他们继续修改。
要是再让你去提修改意见,这可能会引起别人的不满。你最好提议由他们的主管介入沟通,反正最好直接交由领导处理,你无需过分担忧。
有些跨部门的工作项目周期较长,如果你是这个项目的主要负责人,你一定要把控好项目的完成进度。然后在整个交接过程中,都要留下工作痕迹,以避免后续出现扯皮的情况,因为一出问题要人背锅,很多事情都说不清楚。
最后,你需要有意识地定期向领导汇报进度情况,包括项目目前做到了什么进度,效果怎么样,大概何时能完成等。这样有助于领导了解项目进展,同时你也能得到及时的反馈和指导。
以上就是整个跨部门沟通的大致思路,如果对你有用的话可以给个点赞和收藏!
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