回望一年,最需要管理的是时间

今天听宁向东的管理

明天是除夕,今天应该是上班的最后一天。利用今天的时间对过去的一年作一个总结。

1.时间管理

检讨,是目标管理中非常重要的一个环节。1954年,当德鲁克第一次用“目标管理”这个概念来讲解管理逻辑的时候,他就把检讨、评估(evaluation)作为了极其重要的一步。德鲁克当时强调的观念很石破天惊。他说,所谓的管理应该强调经理人或者员工建立“自我控制”的精神,他强调管理目标不应该从上而下地建立,而应该是由工作者根据自己对于组织的目标进行理解,然后再制定个人目标,目的在于组织目标的达成。随后,他也强调对这些目标的追踪、评估和奖惩。

检讨目标是否有效地实现,实际上是目标管理的重要内容。

以时间为例,说说制定目标和检讨目标的逻辑。

一直保持着记录重要事项的习惯,从2017年开始起每天坚持记日记。

我有一个工作时间的安排表,主要用来在事前安排活动和行程。

如果一件事物发生之后,它给我带来了意想不到的收获,比如在某一次活动中有什么心得,遇到了什么人,临时又访问了什么地方,我都会在这个安排时间的记事本上做一个简要的记事。

每一年下来,只要看这个记事本,大约就可以还原我一年生活的梗概。

手机有了记事功能之后,我也在手机上经常做些记事。而我的短文随笔、一些感受,都是写在电脑里面的。所以,每到年关,我都会把这三样东西放在一起,尽量还原出过去一年的自己,复盘一下自己。

新年到来的时候,我们每个人都会有一个愿望,有一个对自己在未来一年的期许。一年过后,这些期许哪些做到了,哪些没有做到,其实,都是值得去复盘、去思考的。而复盘的一个最可行的线索,就是看看你这一年的时间都去哪了?德鲁克的思想博大精深,今天,我只和你分享一个他的小逻辑,就是:所有的“管理”,核心都是“自我管理”,而“自我管理”的核心,是“时间管理”。

我是非常信奉德鲁克的这个逻辑的,所以,我每年年底所做的,就是按照这个逻辑,来复盘我的时间,来分析为什么我的有些目标实现了,有些目标没有实现。不过,德鲁克的时间管理,比较多地是为了更加有效地利用时间,但其实在对于时间利用过程的背后,可以分析出一个人遇到事情的行为,而对于这个行为的分析,可以让人长进更多。

所以,当我在把这个时间重新复盘之后,我首先努力按照德鲁克的三部曲来反省自己:

了解我自己究竟是怎样利用时间的,我还原了这两个月做事情的全部轨迹,包括找出了我开过会议所作的记录,我拍过的每一张讨论时画在白板上的照片。;

反思自己是如何利用时间的,我发现有些时间是可以不花的,有些会议和应酬是可以不去的,有些我自己主导的会议是可以开得更有效率的,有些“弯路”下一次是可以避免的;

德鲁克说的,时间管理的最后目标,是为了更好地作时间的整合。

2.时间管理的本质

在德鲁克的时间管理逻辑里面,实际上并没有展开从时间分析、到行为分析的逻辑。

我个人的体会是,如果不对时间表象背后的行为过程,以及行为过程背后一个人心中的决策机制进行深入分析,这个人的境界是很难提高的,他对于时间的使用效率也很难有根本改善。

想不好的话,不说。自己没有把握的事情,不轻易承诺。但是,现实世界中的人是复杂的,很多人都有他的决策情境,所以,你用自己的逻辑来去推断别人,就很容易吃亏。这就是行为过程背后的认知过程,我吃亏上当的阅历告诉我:如果我不在这个“认知层面”对自己有根本的改变,我的行为机制就不会有根本改变,时间利用的效率就无法得到根本的提升,就会浪费很多时间。

3.时间管理的重点

来自于我切身经历的、改善时间利用效率的方法论。德鲁克讲了很多如何有效利用时间,以及时间管理如何重要的经典。我和你分享一点自己的切身体会,一句话:改善时间利用效率,重在改变决定行为的底层观念。

也许你会和我说,我从来不用时间记事本,我的生活很简单,没有你那套东西可以用来复盘。如果是这样的话,我请你想一想过去的一个礼拜的时间里,你每天的上班时间,是怎样过的?你的下班时间又是怎样过的?如果你不是太健忘,你可以回忆一下这些天的时间使用情况,画个简表。这样,你就可以依照德鲁克所谓“记录时间—分析时间—整合时间”的逻辑,来提升自己的管理能力了。

其实,德鲁克之所以被称为是管理学大师,他的管理思想也被称为人人都用得上的管理学智慧,就在于:每个人都有时间管理问题,从每个人如何改善他的时间使用效率,就可以训练出他改造他人、改造组织的能力,他更有效地度过一生的能力。所以,时间管理貌似是非常简单的小事,但实际上是训练所有人精通管理逻辑的不二路径。

正是因为这个原因,我今天带着你进行时间利用的检讨,我相信你一定存在时间管理上的问题。我有一个体会,不知道对不对,时间管理是我们每一个人都值得修炼一辈子的必修课,而且永远没有毕业的那一天。随着我们对自己的时间管理修炼得越来越深,我们的管理段位也会不断地提升。

总之,对于那些可以追溯过去一年时间记录的同学,你可以作个一年的时间大复盘。对于那些没有时间规划和时间记录习惯的同学,我建议你可以关注最近某一个对你最有意义的时间段,你对时间的利用状况。甚至,当你无法追溯过去的时间,你还可以对未来的七天时间,作一个规划:设定目标,记录时间的使用,然后,在春节假期结束之后,进行一个复盘。

4.时间计划表

我给你设计了一个过节的计划表,你可以在今天,放假前的最后一天,填写一下。今天,你只能填写最开始的两行:

第一行,春节假期的总目标,你要在这七天里扮演怎样的角色,填写这一行的时候,你可以先复习一下昨天和前天的课程;

第二行,就是在这七天里面的时间计划表。

这个表格,我希望你在过节之后,可以拿出来,然后,根据这个假期实际发生的情况,对你的时间使用情况复个盘,看看哪些目标和计划,你实现了,哪些目标没有实现。对于没有实现的目标,你就可以对它进行比较深入的行为分析了,进而可以再往深了挖掘,行为背后的认知逻辑。究竟是事先把事情想得太好了呢?还是执行计划的过程出了问题。有了前面这两个工作,你下一次过节,对如何改善行为,实现目标,就会更加有把握。

如果你之前没有时间计划本,或者你从来没有为自己的时间管理问题操过心,多数情况下,这不是一件好事情。

这在很大程度上,说明你的时间不值钱,因为你的时间怎么过,都是无所谓的。当你开始要考虑更好地利用时间了,哪怕每一年只是特定的一段,每一天只是特定的几个小时,这就是一种进步,说明你的生命在被计划着使用,你的时间值钱了,你的生命价值开始被计划着实现。这都是好事。

划重点

1.所有的“管理”,核心都是“自我管理”,而“自我管理”的核心,是“时间管理”。

2.可以尝试问自己三个问题:自己过去是如何使用时间的;有没有哪些时间可以省?有没有哪些时间可以整合。

3.每个人都有时间管理的问题,从每个人如何改善他的时间使用效率,就可以训练处他改造他人、改造组织的能力,他更有效地度过一生的能力。

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