著名作家张天翼的小说《华威先生》描写了一位大忙人,天天忙碌着到各个组织开会、讲话,然而总是讲不了两句,就又赶到下一个会场去了。用主人公的话说就是“我恨不得取消晚上睡觉的制度。我还希望一天不止二十四小时。抗战工作实在太多了”。然而,这种忙只是看起来很忙,毫无效率可言。在现实生活中,我们很多人天天喊忙,似乎都得了“忙碌综合征”,像华威先生一样,似乎只有忙才能找到自己的存在感,只有忙才显得自己举足轻重。忙,是干事的表现、成事的基础。然而,忙而无功、忙而无益的忙,就是白忙、空忙、瞎忙。
工作的目的就是为了高效的解决问题。如何在有限的工作时间内,为企业创造最大的价值。这是每个公司老总所关心的,也是每个员工必须做到的。如何从无序的忙乱中找到关键问题,有的放矢的加以解决,这是成为高效能职业人士首先要解决的问题。日本人安宅和人撰写的《麦肯锡教我的思考武器——从逻辑思考到真正解决问题》,提供了问题解决之道——思考,有针对性地深入思考。
Step1:找准问题
安宅和人称之为议题思考,认为世上大部分被称为“可能是问题”的问题,事实上几乎都不是商业或研究上真正有必要处理的问题。如果全世界被称为“可能是问题”的“问题”共有一百个,那么在当下需要清楚判断出是非黑白的问题顶多只有两三个而已。善于思考者,首先是善于发现问题的人,然后是善于准确界定问题的人。面对各种忙碌的工作事项,我们要学会取舍。那些真正忙于干事的人,一定分得出轻重缓急,知道轻其所轻,重其所重。否则,就会像利根川进所说:一生可用于研究的时间极其有限,然而,世界上的研究主题却多得数不清。如果因为稍微觉得有趣就选为研究主题,将在还没来得及做真正重要的事时,一生就结束了。
安宅和人指出,要想提升工作价值,一定要先提升议题度,再提升解答质,万不可颠倒顺序,务必一开始就锁定商业与研究活动对象是特别有意义的内容。选择正确问题方向,是一切工作的源头和指导,一旦选错了工作方向,工作效率将无从谈起,甚至会导致劳民伤财、徒劳无功,对企业、对个人带来的只有损失,因此工作之前,一定要慎重选择、辨认正确。所以,正确的做法就是要挥舞着奥卡姆剃刀,大刀阔斧地砍去无效和冗余,通过议题思考,找准关键问题所在,从关键节点入手解决问题,从而达到四两拨千斤的效果。安宅和人认为,麦肯锡的MECE理论是可以使用的方法之一,可用以架构查明与分析议题、分解议题,并编辑故事线。
Step2:顺藤摸瓜
安宅和人称之为假说思考。假说思考是在议题得到解答之前先将其分解,收集更多信息,再根据碎片设立故事线,描绘所需的输出意象并设计分析的过程。这个过程就是思维发散的过程,根据选定的问题,逐层分解,不断拓展,并用故事线的方式将其串联,从中找到问题的根源所在。这就是假说思考的目的所在。在这个环节需要我们拥有更多的知识作为基础,比如管理学、金融性、经济学等等,同时要将其串联、融合起来,从而达到融会贯通,最终达到全面思考和科学思考。
安宅和人指出,不要为了解决问题就立即动手尝试各种可能,而应以“为此必须先弄清楚什么”的思考流程着手分析。即使分析结果与预设不同,但最后成为有意义的输出(成果)的概率仍然很高。因为找到了“对往后的讨论具有重大影响”的答案,无论在商业上还是研究上都会有进步。所以,顺藤摸瓜,通过假设想象,能够模拟问题解决的各种方法和发展方向,进而为找出问题解决方法奠定基础。正如我们知道A与B之间的连线有多条,但只有两点之间的直线最近,只有选择直线才可能最先到达,同时这也是效率最高的路径。选择其他道路也能到达,但是效率却没有直线道路高。因此,只有掌握了假设想象的方法才能提高工作效率。
Step3:评估结论
安宅和人称之为成果思考,在理清故事线之后,立足于故事的架构,依序验证,迅速找出答案,解决问题。通过顺藤摸瓜得出的结论往往是初步的、分散的,个别环节可能有相互矛盾之处,这就需要在充分调查、分析研究的基础上,把分散的结论联系起来,进行综合分析,评价利弊得失,纠正分项评估中的偏颇之处,明确矛盾的主要方面,用尽可能少的不必要的步骤,提出尽可能满意的方案。结论评估是整个思考过程的最后环节,通过对假设设想内容的系统整理,保证问题解决方案的完整性和系统性,通盘衡量整体布局,作出全面、准确的判断和评估,提出明确结论。
同时评估结论的过程也是查漏补缺的过程,有助于制定和完善工作计划。通过验证,认真分析、正确量化,重新排列组合,并结合现实状况、工作状况等,可以制定出科学合理的工作计划。这对于修正工作思路、提高工作效率奠定了基础。
Step4:信息思考
将思考得出了结论和解决路径形成简报或论文。这个过程就是思考输出的过程,对形成的思路或者故事线,一定要及时输出,落实到文字或演说上,能够让他人检阅或审核,从而将解决问题的思路运用到实际生活中,让思考成为力量。安宅和人建议使用推敲故事线和图表方法,以论文或简报的形式,传递给别人。推敲故事线分三步走:确认逻辑结构、构设计流程、准备“电梯演讲”。信息思考的输出过程也是重新检视、再度简化的过程,要大胆砍除与主干无关的部分,以避免让繁杂琐碎的小论点混淆了重要的论点,将思考的过程以及得出的结论以精炼简洁的风格展示出来。
总之,麦肯锡的思考模式就是直击思考本质,系统解决问题、创造有价值成果的思考模式。其主要过程是议题思考、假说思考、成果思考、信息思考。对待问题要勤思考、慢动手,先查明、确定议题,组建故事线与连环图,并依次着手处理,找出问题的答案,将成果整理为论文或报告,最后把有效信息传达给别人。
仔细观察自己每天的工作内容,我们你会发现,一天之中所做的事情至少有80%是并不重要的。确切地说,我们每天80%的时间和精力是在做无效工作,而不是在做正确的事。许多人在白天无法完成工作,于是天天晚上加班到深夜,有时发扬“5+2”、“7×24”工作作风,被人称为“工作狂”,不仅身体健康,还不一定能够达到预期的目标。所以,我们要时刻牢记:用80%的时间和精力去做影响和决定你工作和生活的另外20%的重要事情,这就是“二八法则”的精髓。
如何确定20%有效地事情,就需要我们使用麦肯锡的思考武器,舞动奥卡姆剃刀,直击问题核心,找准问题要点,提高行动效率,重新定义工作的意义。