读《时间管理7堂课》(三)

日程管理

       除却了高度的自律,我们还需要把需要响应的事情放入自己的日程表里。作息时间表和手帐里记录的重要工作事项都不是日程表。真正的日程表应该是以时间为主语,根据自己的时间产出能力,主动管理事务。看到本章,我才明白,我以前所谓的日程,也只是真正日程里的一部分,记录的中心是“事件”,原来对日程管理存在着很大的误区。

       昨晚自己试着按本章的要求,做了一下日程表,突然间明白,日程表就像填空题一样,先把自己的时间排列出来,然后在自己作息规律的基础之上,填充自己要做的事情。填完,感觉自己很轻松,一点也不累。原来做日程表,安排一堆的事情,等做起来,才发现要么时间太紧,要么不知道从哪做起,要么就是贪心,把自己搞得特别的累。

日程表的三个关键:

1、必须按全部时间段衔接做日程;

2、要从宏观上看见自己每天的时间可以变成多少大块时间的组合;

3、越是日程充满变化,越是要让自己的日程表有规律。

不要放弃把各种事项纳入既定时间单元日程的努力,通过某种确定性来对抗不可预测的不确定性其实是最好的办法。

       日程表暗含自己的作息习惯,故做日程表时,需要因人而异。不仅如此,安排日程时,要列出自己人生九宫格里需要响应的全部事件,然后再按紧急重要等优先等级来分配时间。我的日程表里,重要但紧急的事件存在概率不高,突发事件很少,故日程表动态变化不是很大,但也要合理安排机动时间,毕竟不可能天天呆家里,偶尔还是需要出去和朋友联络感情。

    画一周日程表时,有三个建议:

   1、不仅写日程事项,也要写日程事项的产出;

   2、给某项日程预留更换备选项的可能;

   3、要随时动态更新日程表。

       日程表订完,也只是一个预安排,在执行过程中要定期回顾,并及时调整。对于经常会处理的工作,还需要评估做完这样的工作,实际的时间花费是否令人满意。

石块装杯法,是用好日程表的关键。也就是说要想获得真正的产出,必须先把大目标排入日程。

       大目标相当于是大石块,往往是重要但不紧急的事情,但需要坚持投入。鹅卵石就想当于是比较重要的事情,装入大石块后,尽可能的多的装入鹅卵石。重要的事件对我而言不太多,但因基本都是一次性事件,无法确定完成此事件需要多少时间,故我安排好机动时间去处理,完全没问题。如果完成此事件需要占用大目标,那我会调整后面的时间来坚持完成大目标。

       制作长周期日程表,建立宏观调度视野。学会做工作分解,将其安排进长周期日程中的不同空白单元。为重要工作留时间余量,允许不重要工作顺延。

        我的大目标只有一个,其他附带的小事件比较多,故做长周期日程表比较适合我。至于目标分解,每天做一点,可以让我轻松又愉快的完成目标。对于作者而言,需要分解的四种时间(既定工作时间、待定工作时间、简单工作时间、机动工作时间),完全不适合我,所以不管做哪一类日程表,还是要根据自己的具体情况来处理。

       关键日程一旦占据了足够工作时间,就要果断说“NO”。

效率管理

我并不认为每周日程满满就是成功,每周花费同样的时间,产出是别人的好几倍,这才是时间管理的成功。

但要让自己能支配自己的时间,就要在大问题上找对方向,而不是追求效率,小事情要尽快处理,而不是纠结结果。

       我以前真的是经常把日程安排得满满的,结果自己累不说,事情也做得不好,还经常完成不了。看来要想效率高,还是得合理安排时间,开清楚客观产出标准。

同样时间你做得比别人多,你比别人做得好,你比别人会推广,你就是有更高的工作效率。

          从这方面看,我可以说没什么工作效率,因为我干的事,基本就是自己的一个爱好,比如说日更,比如说读书。我能做到的就是坚持。

为一件事,找到多重目标。就阅读而言,带着问题去思考,并不会导致阅读时间长很多,但是在同样的时间内,能吸收到的信息是完全不同的。

          我阅读时也会思考,但有一个问题,就是思考后,很容易跟着问题跑偏,想到其他事情上。仔细看文章,作者说这是他放松头脑,看杂志的方法,但对于我这种一心经常几用,然后拉不回来的,就有点麻烦了。

       用得利思维,提升你的工作价值。这也是时间管理的二八原则80%的回报,由20%的事情决定。而完成这些事情所需要的时间在自己付出的时间里又占据了80%。

         事件占据的时间与回报是成正比的。重要的事情往往需要分配足够的时间去高强度的完成。

碎片管理

     为你的碎片时间寻找多元用途:

    1、减少被信息干扰的次数;

      2、列行动清单,只做行动清单上列举的事情;

      3、尽量避免被他人切碎时间。

       随着手机的智能化,碎片时间越来越多。我经常是做着自己的事,然后被一条条的微信给打断,很想不回复,但又怕朋友生气,觉得发消息来,你都不回复。看了本章,突然发现,其实打断自己的这些信息都是不重要的,晚一点回,朋友也只会觉得你是在忙其他的事。所以慢慢的,会专注做自己的事,把微信的消息提醒给关闭,集中一个时间点,给朋友回复消息。

       列行动清单是个很好的办法,我平时会在坐公交时,听英语,完成后,就不知道干嘛了,只有做低头族,刷手机,看些自己都不想看的消息。现在提前把要做的事列出来,不仅节省自己的时间,还能有效的完成自己需要做的事。


外包管理

       用老板思维计算成本,这对我而言不陌生,但轮到自己时,往往想不到这一点了。我计算个人成本时,都只算了显性成本,而把隐性的成本给忽略了。

      我觉得本章里最让我受益的,还是宁肯找外包,都不要去欠所谓的“人情”。这个我深有体会,有一次,要去学校接儿子,正好车限号,本来准备请朋友帮忙的,后来算了一下成本,还是自己开车去吧,罚款就罚款吧。我自己开车去接,一是方便,二是罚款金额为一百元,扣三分。而我请朋友帮忙,一是朋友要开车来接我,不方便,二是我得请朋友吃饭,吃饭的钱至少得一到二百,而且我还欠朋友一个人情,综合分析,我果断的自己开车去接。

      看完本书,真的受益非浅,不仅让自己能更轻松、更高效的完成自己的目标,还能让自己的生活变得更有规律,很多事情的规划也越来越简单。虽然完成了此读书笔记,但我觉得我还需要更深入的去读本书,每读一次,想法都会不一样,学到东西也会不一样。

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