口头汇报脑子乱,一写报告就跑偏?麦肯锡两方法,和领导顺畅沟通

工作中,我们经常需要抄起键盘写一堆报告材料。可有时写着写着就跑偏了,被领导打回来重新修改,又费好几遍事儿。除了书面沟通,还有口头沟通。和领导面对面汇报时,不知道从哪句开始,东说一句西说一句,不光领导没听明白,自己也说乱了。

有什么办法能迅速变得逻辑清晰吗?可以试试金字塔原则。

作家冯唐曾经说:进了麦肯锡公司,我被训练的第一个玩意儿就是金字塔原则。后来证明,这也是之后诸多训练中,最宝贵最有用的玩意儿。

为什么麦肯锡公司这么重视金字塔原则呢?这儿有一个小故事。

在麦肯锡刚成立的时候,一个项目负责人去帮一家公司做咨询。结束后,负责人在电梯遇到了那家公司的董事长。董事长问负责人:你们麦肯锡怎么评估这件事,对结果有什么看法?

这个负责人丝毫没有准备,但是就算提前准备了,他也做不到在电梯下降的30秒内说明白。最后,麦肯锡因为这次电梯事件,失去了一个重要客户。

从此,麦肯锡对自己的员工展开了高效表达的培训,也就是金字塔原则。它让员工能在最短的时间内把事情和结果说明白。这个金字塔原则也在全世界风靡起来。

一、先设计图纸再盖楼,先构思金字塔再表达

金字塔原则,通常思考事情分为三层。最上层的塔尖,是我们想传达的中心论点,比如最终选定某家合作设计院。向下移,第二层是几个分论点,比如有关提案的背景、优点和风险。再下一层,第三层就是支撑各分论点的信息。比如,设计院的背景包括拥有业内的专业领头人,也拥有很高的资质。这样,运用金字塔原则就能找到一个核心主张,然后进行有理有据的论述了。

金字塔的层数可以一直延伸下去,直到问题的尽头。一般来说,如果是简单沟通就只需要两层,如果用三层就已经足够解决大部分的职场问题了。

运用金字塔原理,可以让我们既全面了解整个逻辑框架,又能随时确认其中的某个细节,达到见树又见林的效果。

要盖一座摩天大楼,必须要先设计一张准确精细的图纸。同理,想高效地表达自己,也需要先在头脑中构建出一个金字塔。

二、金字塔的两种方式:由下到上、由上到下

搭建金字塔有两种方式,由下到上逐层搭建,或者由上到下来搭建。根据不同目的,我们可以选择不同的方式。

1.由下到上

当我们遇到一个还没弄清楚的问题时,可以运用金字塔由下到上的方式来帮助自己思考。

我们可以把搜集到的信息先归拢在一起,再根据相互关系进行分门别类,然后提炼出上一层信息,直到提炼到金字塔最上层。

把事物分门别类进行归纳的思考方式,其实是人类理性思考的原点,是人类的内在潜能。早在中世纪的时候,古希腊人面对满天的繁星,把它们三五成群的进行归类,想象成生活常见的器物或者某些美丽图案,由此创造了著名的希腊神话。可见,这个思考方式很符合人们的认知习惯。

需要注意的是,在向上归纳的过程中,如果需要进行假设或者推论,不能太跳跃,要搭配足够的信息量。同时,根据具体的信息整理出上一层抽象信息,是一个找本质的过程,不能只是简单地做删除。

我们举个例子,看看如何用由下而上的金字塔来帮助自己思考。假设我们想开一个小龙虾店,首先,需要搜集一些信息:准备把店铺开在哪条街、准备多少启动资金、小龙虾从哪进货、预计客流量如何、准备起个什么店名、怎么办执照等等。然后我们把这些信息进行归类,可分为调研、筹备和运营这三部分。这样就能理清思路了。

此外,由下而上的金字塔方式,不仅能帮助我们思考,还可以用来在工作中整理资料。

2.由上而下

由上而下的金字塔是一个下降式的思考方式。这个过程需要把金字塔顶层的中心论点分解成几个分论点,再把每个分论点拆成几个支撑论据。

这个过程很像一个公司的运营模式。好比,公司的老板发布了一个年度重要项目,几个部门承担不同的任务,每个部门的员工又被分配了不同的工作内容。

如果在工作中传达信息,这种由上而下的方式效果最好,也最有说服力。这样,我们在口头沟通或者书面报告时,就把重点就放在了最前面。之后就可以从容不迫地进行展开叙述,来说服对方。

举个例子,如果我们准备实施一个更优的销售方案,这是中心论点。接下来,分论点就可以解释为什么这个方案更好,来说服大家接受。或者,分论点可以详细介绍这个方案的步骤,告诉大家应该怎么做。

这样有两个好处。第一,对方可以先得到结论。这样就能安心听接下来的细节,哪怕后面稍微有点难懂,但是因为知道会向什么方向发展,所以也没有什么负担。第二,人类的大脑会自动把观点和理由产生关联,当理由有些遗漏,大脑也会进行自动补齐。这样就相当于借用了对方的思考力来理解我们的观点。

相反的,如果不是自上而下先说中心论点,而是像推理片、悬疑片那样把中心论点放在最后,就会产生不好的效果。首先,因为对方不知道你的观点,也就无法预知发展方向,他就必须认真听每一个细节。当遇到难懂的地方,会加重对方的理解负担,甚至让对方失去听的兴趣。其次,有很多人做报告时,发现下面没有人愿意听,大家都在哗哗地翻手头的资料,这也是因为大家没有先听到结论的原因。

三、重头戏:确定好金字塔第二层的分论点

在工作中,由上而下的金字塔方式用得更多一些,金字塔的层数也是两到三层。那么,只要我们把金字塔第二层的分论点确定好,就能很好地完成金字塔的搭建。

那么,第二层分论点在数量上有什么要求吗?

第二层分论点一般情况下会选择3个、5个或者7个,3个最好。3是稳定事物的最小值,只有达到3个论点,我们才认为有说服力,比如“三个臭皮匠赛过诸葛亮”。7是人类大脑局限性决定的,是短时间记忆的上限,像“世界七大奇迹”。当我们没办法用3和7来归类的时候,那就可以设5个分论点。5是质数,除了1和它本身,不能被任何数整除。

分论点的数量并不绝对。如果表达对比,比如措施使用前和使用后,这时就只有2个分论点。

那如何设置分论点的内容呢?

我们可以借鉴MECE法则。MECE法则是一种分析法。用一句话来解释,就是分类不重复,且不遗漏。比如,季节可以分成春夏秋冬、方向可以分为东南西北。

MECE法则不仅可以用在工作中,它还可以强化我们的逻辑思维,所以我们可以广泛使用,让它成为我们的思考习惯。比如,我们在其他城市看到分类垃圾箱,一个是可燃垃圾,一个是厨余垃圾,如果用MECE法是不是会发现有的垃圾同属于两个分类,但是有的又哪个都不属于,就像塑料瓶。

如果重复和遗漏不能同时满足。我们可以稍微重复,但一定不要有遗漏。如果有遗漏,可能就错过了一些本质分析的内容,最后的结论和建议也就偏离了。

在工作中,有很多现成的MECE模型可供参考。适当收集一些模型,可以让我们思考问题更轻松。比如,产业分析中常用的“五力分析模型”,它是用来拟定竞争策略的,包括潜在进入者的威胁力、替代产品和服务的威胁力、供货商的议价能力、购买者的议价能力、现有对手的竞争力这五个方面。还有进行企业战略分析的“3C模型”,包括企业自身、竞争者、顾客或市场。

在我们自己确定分论点时,如果没有可参考模型,可以试着用一下“其他”。除了已经确定的几个分论点,另外再设一个“其他”,把无法归类的信息收集在这里。随着“其他”这个分类的内容越来越多,也就能找到这个分论点的主题了。

在职场中,口头沟通或者书面报告是每个人都会遇到的问题。用金字塔原则搭配MECE法则,可以使一份让人晕头转向的报告,瞬间骨架清晰起来。想成为一个逻辑能力强的职场人,就从这个方法开始吧。

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