现在给大家看一个日常工作中经常会遇到的例子,假如你是董事长,你的秘书早上一上班就给你打电话,仔细听听看会有什么感受。
”董事长您好!刘经理来电话说系统出现突发状况,4点钟他无法参加会议了。小张说他晚一点开会没关系,明天再开也可以,但最好别11点30分之前开。可是会议室明天已经被别人预定了,但星期五是空着的。王总的秘书说,王总明天需要很晚才能从外地出差回来。我建议把会议的时间定在星期五的10点比较合适,您看行吗?“
好,她说完了你有什么感受?没错,一个字”乱“,你可能会说:“你去人力资源部结算一下工资吧。”当然,今天你心情比较好,希望辅导一下这位秘书,告诉她这个话不能这么说,如果给你3分钟的时间,你觉得这段话应该怎么说才不乱呢?
相信你也已经得出自己的答案了,接下来我们就花点时间一起通过4个问题的讨论,探讨一下这段话该如何表达。
到底是先说原因还是先说结果?
这个很容易达成共识,当然先说结果。因为在商务沟通中时间比较紧迫,所以一定是先说结果后说原因更有效率。不过也有例外的情况,如果你的结果特别让人难以接受,有可能你会先说原因后说结果。比如,你是医生需要跟患者说,他还有3个月的生命,如果直接说结果,患者可能受到打击1个月都活不了,这里说的是特殊情况。在职场中,原则上来说,还是先说结果后说原因。所以这里应该先说:”董事长,我们可以将今天下午4点的会改在周五上午10点开吗?针对第一个问题我们达成了第一个共识,在商务沟通的表达中要先说结果后说原因。