2018年的云栖大会，有幸作为参展商的角色，全程参与了从策划、供应商选择、合作伙伴沟通、票务安排、布展、展出、撤展等的全过程，将云栖大会三七开，一般人只能看见三成，这个绝对不是夸张，实际的比例差可能更大。展会结束休息了一天，稍微有点缓过来劲儿了，趁着记忆还比较深刻，把全过程用文字做个记录，一来作为自己的总结，二来也算是给大伙简单分享云栖大会背后的故事。

【内容梗概】
一、活动策划
二、展台设计及供应商选择
三、合作伙伴协调
四、票务安排
五、物料准备
六、媒体节奏
七、布展
八、展期
九、撤展
十、活动总结

一、活动策划

线下活动的策划一般在活动时间的前2-3个月，视活动规模大小可适当提前或延后，但建议最晚不要小于活动时间前一个月，要给突发情况留足够的反映时间。

活动策划需要明确的几个事情：
1、在公司层面确定会参与该活动，并初步给出大概能投入的资源，资源包括：资金、人力、产品迭代节奏的配合等等；

2、公司确定参与活动及资源投入后，就要先明确活动的主要负责人或负责部门，并给予相关授权，可以为活动调动相关所需的资源，一般由市场部或运营部承担，当然也需要得到产品、销售、技术等兄弟部门的支持，只有市场部，那只是纸上谈兵。

3、要指定专人，开始接触活动的主办方，最好能直接触达到主办方里面的核心负责人，跟进活动资源——这里的资源包括：展商展台位置及面积（最关键）、展商主题演讲机会、票务资源、展商广告露出、主办方媒体资源、车辆交通资源等等。这些资源被分配的优劣，直接影响到最终的活动效果，所以十分关键，一定要和主办方的核心负责人保持密切沟通。不要觉得经常问这问那会让人家觉得烦，很多信息，主动问了才会告诉你！

4、确定活动主题。主办方都会有一个活动的大主题，可以顺着大主题确定一个细分领域作为公司主题，同时要能结合公司的战略及产品优势。

二、展台设计及供应商选择

确定活动主题后，就可以开始初步的展台设计，但不要以为“设计”就一定是画图，首先要做的是理念或内容上的设计，结合主题，通过展台想要传达给客户的重点内容是什么：是成熟稳健、功能强大的产品，还是众多的行业、客户案例，亦或是丰富的合作伙伴生态，一般情况下，一个展位只能重点传达一个核心点，所以要想想清楚，会直接影响下一步的展台布局及美术设计。

第二步是展台布局及美术设计，美术设计可以千变万化，但布局设计基本就固定的划分，主要为：前台接待区、产品展示区（软件产品）、互动区（硬件产品）、洽谈区（视展区面积大小，可做开放式区域或封闭式会议室）、储藏室（可独立，也可与前台、产品展示区等处结合为储藏柜），其他如VIP接待室、演讲区、备餐区等，可根据展位面积大小进行增减。

确定了展台要传达的理念、核心内容及需要的展位功能区之后，就可以接触策展公司进行展台的视觉设计，策展公司可选择主办方推荐的，虽然价格可能稍贵，但重在垂直领域经验丰富（策展公司有不同的风格侧重，有些擅长科技风格、有些擅长博物馆艺术风格等），也可以自行寻找或请朋友推荐策展公司，价格上或许会有一定的优势，但也可能领域不匹配。所以选择策展商的各种方式风险参半，要根据实际情况判断。

和策展公司对接的负责人，最好能满足几点要求：
1、熟悉活动主题和展示核心，这点很明确；
2、有一定的视觉设计能力和空间感，和侧展商的交流会更加顺畅，彼此能很快明白对方在表达什么；
3、有耐心，展台的布局调整、美术设计是来回往复十分繁杂的过程，要有足够的耐心和策展商磨合调整；
4、活动核心负责成员之一，有一定的组织协调能力，因为和策展商对接，基本就意味着在布展期间需要去现场“监工”，要能在现场督促施工队高质量、高保真的完成展台搭建工作；

三、合作伙伴协调

在公司自身的市场品牌效应还不足够响亮的时候，可以找合作伙伴联合参与活动，接力合作伙伴的品牌影响力，一起造势，扩大活动效果。引入合作伙伴，有几点需要注意：
1、要平衡好合作伙伴的数量，1-2个为宜，引入过多的合作伙伴，不一定能达到多品牌效力累加的效果，但一定会让展区变的更加难以协调，包括核心内容、展台风格、互动环节、客户引导等，难度会大大增加。
2、要平衡好自身与合作伙伴的主次关系，可以以自身为主，合作伙伴为点睛；也可以以合作伙伴为主，自身藏于背后，相当于主打合作伙伴所在的垂直行业；
3、在有合作伙伴联合参展的情况下，一定要预留好伙伴的工作人员名额，即使票务自愿紧张，也尽量不要让自身的同事承担合作伙伴的参展工作，一是业务不熟悉，二来会增加不必要的沟通成本；

四、票务安排

票务资源的获得和安排都是比较头疼的事情。
先说说活动票的获取：
现在的线下活动参会，基本都需要单独购票，不管是参展商，还是参观者。当然参展商的票务可能会被打包在整体权益包中，但也不是绝对的。以云栖大会来说，票务资源的获取大致有三种渠道：
1、参展商的参会权益包所包含的票，一般会被展商用来邀约客户；
2、会议官网直接购票；
3、专场演讲的论坛票，其实也是参展商参会权益包中包含的，但这部分的票会比较多，大部分展商都会放一些出来作为粉丝福利；
还有其他的诸如主办方内部资源、黄牛票等方式，就看诸君各家本事了。在票务资源的获取上，就是要想办法尽可能多的获取，不要担心最后用不掉浪费，云栖大会类似的热门活动，票向来都是稀缺资源。

再说说票的分派。
经历过一次才知道，票的分配，绝不是简单的给谁几张的问题，而是需要通过适当的排列组合让票的价值最大化，当然也要让尽可能多的人都满意。不要以为手上有票就是大佬，谁都得求着你，配票是一个烫手的活，配的好皆大欢喜，配的不好“得罪”一片。

云栖大会的票有几种类型：VIP票、通票、单日票、论坛票（即为论坛当日的单日票）、展商证、演讲嘉宾票（只发放给被大会邀请的演讲嘉宾）、音乐节票、工作证（一般不对外发放）。根据我们的经验，这些票按有用程度排序，应该是：单日票>VIP票>展商证>通票>音乐节票。为什么？因为单日票最灵活，可以按照客户需求灵活安排，而且也几乎没有客户能待满整个活动周期，除了VIP票能进主会场，享受单独的餐饮服务外，VIP票和通票更多的是对重要客户的尊重，是身份象征。而且VIP票和通票本就是稀缺资源，不可能大量获取，因此在前期需要尽可能多的获取单日票的资源，时间主要集中在活动的前半程周期。

客户的邀约一般由销售部门完成，所以市场部拿到票务资源后，会放票给销售部门老大，有销售部老大进行内部再分配，或者是销售部的各个销售直接向市场部进行拟邀客户的报备，由市场部核实后直接进行配票。
除销售部占票务资源大头外，还需要预留票的部门有：市场部（活动现场协调安排）、产品和售前部（现场讲解人员）、后勤人员、合作伙伴、媒体票（如果计划邀请媒体来现场做专访）、临时工作人员。

慎重提醒：手上的票一定不要一次性都放出去，要留下10%-20%的票用于机动，随着活动时间的临近，时不时就会冒出一些特别重要的客户，必须要给安排票。

最后还有一种票，就是车辆通行证，在展区所在会场有一张车辆通行证真是太重要了，用一张VIP票换一张车辆通行证我都愿意！

五、物料准备

活动物料应该是标准套路，主要是各类宣传资料、品牌周边和客户礼品。宣传资料主要有产品手册、单页、易拉宝、海报、活动专题页（着陆页）、邀请函、参会确认函、活动介绍资料包（给客户）、参会报名表单、现场信息收集表单、桌牌、KT板、手牌等，所有资料都可准备纸质和电子两版。

纸质版的物料提前一个月就可以定稿进入印刷流程，大批量资料的印刷从供应商沟通到收货，一般需要2周时间，所以要为万一出现的纰漏留够充分的补救时间。

电子版资料要做成同事、客户易获取的形式，如宣传H5、着陆页等所有的线上链接都可以生成对应的二维码，方便大家直接扫码查看。

品牌周边产品常用的包括：名片、文化衫、纸杯、纸袋、信封、文件夹、笔记本、便签等，如果要定制加印品牌logo，提前1个月。

客户礼品基本视预算而定，可以根据自身情况采购一些实用的小物品，重要客户可单独申请采购有一定价值的礼品。

六、媒体节奏

线下活动再火爆，也只能接触到有限的人群，因此一定要做好相应的线上推广计划。媒体宣传可以分为三个阶段：预热期、展期、回顾期。其中预热期最早应该是可以追溯到活动开始前3个月左右，即确定要参加活动并开始策划的节点。因为通过SEO做活动引流，需要一定的生效时间。
具体媒体选择上，可结合垂直行业媒体+KOL的形式，具体视投入经费而定，这块没有直接负责，不太懂，就不展开细说了。

七、布展

布展期间，相对是比较固定的节奏，一是配合策展公司的工程队，按照预先的设计，把展台按时搭建到位，二是将展品引入至展台。如果是大展品，还需要协调主办方进出馆物流等事宜。布展的最后一天，搭建工作已基本完成，展品也基本到位，剩下的工作就是完善展台上的细节体验：前台引导视觉、展示设备的调试、资料的摆放、茶点引用水、桌椅名片、绿植、纸巾、垃圾桶、剪刀、创可贴的一般医用品等。

八、展期

到了活动正式开始阶段，市场人员其实可以隐匿到背后去了，前台接待客户、方案讲解等事情交给销售、售前、产品团队的同事去进行，但即使作为后勤，也有几件重要的事要做：
1、展台工作人员值班安排：保证活动期间，展台上随时至少有2-3名可以接待客户的人员；同时在大会安排了领导巡管的情况下，要提前了解领导巡管的时间，以便安排公司相应级别的人员在展区进行接待；
2、餐饮安排，包括工作人员的早餐、午餐、饮用水等，可以适当多备几份，客户聊的开心，可以在展区一起解决吃的问题，只要是一定规模的线下活动，吃饭喝水一定会成为问题，所以多备几份没错的。如果提前知道有重要客户要在展区接待，也可以准备茶歇水果什么的。
3、车辆安排，活动不是开始得早，就是结束的晚，需要给工作人员安排好车辆，避免打车难、挤公交等造成额外的时间和精力消耗。站台很辛苦，接送工作人员不要吝啬；其次是客户的接送，很多客户远道而来，去火车站、酒店什么的接送一下，周到一点总是没错的，而且如果客户在展区聊得兴起，但环境嘈杂不好深入细聊，那就需要接回公司详谈了。
4、现场摄影，品牌动态要时刻记录。

九、撤展

撤展比较简单，组织好人员、协调好运输把展品等需要回收的资料运走就可以了，展台的拆出由策展商的工程队完成。

十、活动总结

想要把活动效果最大化，活动总结和复盘是很重要的一环，简单了说就是计算整个活动的投入产出比，说具体点就是大家一起把上面的几大问题从头到尾再梳理一遍，看看哪些做得好，还有哪些不足需要调整，通过活动获得了多少潜在客户，对品牌的市场知名度有什么影响，等等。
总结很重要！
总结很重要！
总结很重要！
重要的事情必须说三遍。

结束语

原先还有一个模块，叫“各种槽点”，把此次活动过程中需要的不爽的人、不爽的事，好好的掰扯一下，想了想，算了，吐槽能满足个人一时之快，但并不能解决问题，其实这些槽点反而是让我学到最多的地方：有槽点意味着有问题，有问题意味着需要有人去解决，我解决了，我就学到了，感谢“各种槽点”。

期待下一次的云栖大会~
谢谢~

小泽
2018年9月24日