想提升工作效率？必须要做好这5件事

每个人都渴望这样一种状态：即使每天有一大堆事情，却仍然能够头脑清醒、轻松自如地控制和处理一切，然而现实却尽不如人意。

那到底有没有什么方法，让你即使被一堆事务缠身，也能轻松应对，掌控自如呢？

答案就在今天为大家分享的这本《搞定：无压工作的艺术》中。

本书的作者戴维·艾伦，是纽约人寿公司、世界银行、福特基金会等组织的主题演讲人兼主持人；有着长达35年的管理顾问和执行教练经验，同时被被誉为世界最具影响力的工作效率问题思想家。

在这本书里，作者将理论知识与多年的实践经历相结合，详细介绍了有效管理工作的5个阶段；每个阶段都具体阐述了应该做什么，怎么做；

如果你在处理工作的时候，按照这5个阶段去实践，一定能享受到前所未有的轻松状态，即便你正被大堆事物缠身。

曾经有位读者这样评价这本书：“当我习以为常地采纳本书中的各项原则时，它拯救了我的生命；当我一丝不苟地运用它们时，它改变了我的一生。这是一种疫苗，可以预防日常生活中出现的临时救火现象（也就是在某个工作日中出现的紧急事件和危机）；同时，这也是一种解毒剂，能有效舒缓人们施加给自身的不平衡的压力。”

今天的笔记中，我不会讲晦涩难懂的理论知识，只分享实现无压工作的5个阶段，以及具体的方法；实际上，这5个阶段也就是5件事。

进入正题之前先来看看这个例子：周末了，你打算为家人做顿饭，但把菜买回家时发现厨房一团糟，你会怎样处理？

毫无疑问，你只需要做5件事：

1、将所有东西摆放到位（收集）；

2、扔掉没用的东西（理清）；

3、将东西归位，放回冰箱、扔进垃圾筒，或放进消毒柜（整理）；

4、核对你的食谱，以及已有的食材和厨具（回顾）；

5、将油倒入锅中，开始做饭（行动）。

实际上，这是我们处理事情习以为常的方法；只不过对工作流程的管理的效果通常取决于这5个阶段中最薄弱的一环。

接下来会告诉大家这5个阶段是什么，以及具体应该怎么做。

第一个阶段：收集

这一阶段主要是收集引起我们注意的事务和信息；在这个阶段你需要做这些事情：

1、百分之百地收集一切“未竟之事”

所谓“未竟之事”，简单来说只要是“需要做”或者“应当做”的，它就是一件“未竟之事”。

首先，去收集所有“未竟之事”，不分大小、轻重、缓急，只要是等待处理的、需要改进的、引起注意的事情，都统统搜集起来。

然后，去准备一个“储存器”，将收集好的“未竟之事”全部放在这个“储存器”中，趁有空的时候去确定这些事的问题所在，找到处理和解决的方法；

最后，为了得到更好的效果，你必须定期将储存器里的东西清空，就像定期倒垃圾一样。

不过，千万别将你的大脑当作一个“储存器”；否则这些“未竟之事”就会躲在你大脑中的某个角落，并且时不时让你想起一大堆事，不断干扰你，让大脑不堪重负，还会让你无法对它进行有效清空；

总之，收集阶段要做的，就是要将一切必要的事情统统收集起来，并存储在你大脑之外的某个地方。

对于收集工具，只要明确它的功能是用来收集那些“未竟之事”，根据你自己的需求来选择就好；例如印象笔记、石墨文档、锤子便签、收趣……

2、成功收集的3个必要条件

要保证收集工作有效进行，仅仅有合适的收集工具还远远不够，还有3个直接决定收集工作能否顺利进行的因素：

①把一切赶出你的大脑。

要将每件未竟之事都储存在你准备的收集工具里，而不是你的大脑中，否则你的大脑会处于疲于奔命的状态。

②尽量减少收集工具的数量

收集工具的数量越少越好，只要够用就可以；

如果收集工具的种类和数量太多，那这些工具本身就会带给你很多麻烦。

③定期清空收集工具

你必须定期清空收集工具，处理里面的“材料”；否则会让它变成一间装满杂物的仓库。

第二阶段：清理

清理阶段你需要明白两个问题：

1、它是什么？

要对收集工具进行清理，首先应该明白它里面储存的材料是什么；

例如：当项目部门发给你一份邮件时，你是不是应该先搞清楚邮件的大致内容呢？

作者提到自己曾经从堆积如山的文件中，只挖掘到10多条有价值的信息，实际上这是接到文件时花上几秒钟就能搞定的事情。

2、是否需要采取行动？

明白了这些材料是什么之后，你需要决定是否需要采取行动，这个问题有两种回答：

①是；面对需要采取行动的材料，你必须决定两件事情：

a、你承诺要完成哪些工作？实现哪些目标？

b、 下一步需要采取什么行动？

②否；针对不需要采取行动的材料，有以下3种情况：

a. 垃圾，根本没必要保留。（直接删除）

b. 目前不需要，但后期可能需要处理。（将这一类材料写在日程表或备忘录中）

c. 项目具有潜在有用信息，后期可能会派上用场。（这类有参考价值的资料和信息，需要放在一个完善的归档系统中）

第三个阶段：组织整理

这一阶段很容易理解，如果你为某个项目搜集了大量的资料，那这些资料都应当按照主题、题目或项目名称组织整理起来，这样做可以让你在需要这些资料时快速查阅。

就如同你在写文章前积累素材一样，你需要将所有素材按照图片、视频、例子、金句等分门别类组织起来。

第四个阶段：回顾

定期回顾，能有效避免事项遗漏，并且能为你的大脑减轻负担。

想一想，你在决定外出旅行的前一周里会做些什么呢？

大多数人都会回想还有哪些事情没有处理，然后尽一切可能彻底清理所有事务，并且会将各种事由安排妥当，交代清楚。因为只有这么做，你才能在休闲时心无旁骛，才能在海边悠闲漫步、才能在民宿里放松身心，才能尽情享受“活在当下”的美妙感觉。

所以建议你每周做一次这样的清理工作，这样就能很自然地将“活在当下”的状态融入到你的日常生活中。

除此之外，这样做还能让你的大脑保持清空的状态，能让你无牵无挂，也能让零星的琐事变得井井有条。

第五个阶段：执行

或许你的面前正摆着一份长长的待处理清单，但你总是找不到充足的时间来处理，好不容易有点空闲时间了，却不知道该优先处理哪件事。

如果你也有过这样的困惑，那不妨试试选择行动方案的三种方法：

1、某一时刻具体行动的“四标准法”

①情境

有些事情对地点没有特别要求，有些事情只能在特定的地点完成，或者需要借助某些特定的工具才能完成。

②有多少时间

如果10分钟后有一个会议，那你就不可能去执行一个需要30分钟才能完成的工作。

③有多少精力

有些事情需要你头脑清醒、思路清晰；有些事情需要你具备充沛的体力；还有一些事情是既不费脑筋，也不费体力就可以完成的。

④重要性

排除了情境、时间、精力这三个因素后，你只需要判断哪个行动会带给你最高的回报就可以了。

2. 确认每日工作的“三分类法”

①执行事先安排好的工作。

②处理突发事件。

③安排自己的工作。

3. 总体检视工作的“六层次法”

事情的重要性往往是你行动选择的基本依据，而要明确哪些工作才是最重要的，则必须先弄清楚这个工作到底是为了什么。

因为一份工作是为了什么，直接决定了这份工作的重要性。

在这里，作者给出了一个楼层的模型，不难理解，在一幢6层楼的房子里，你从不同的楼层看到的景象也是不同的。

针对6层次法，我们行动时需要“从下至上”入手，即从“地面”→“5楼视野”。

根据这个方法，可以帮助你快速判断一件事情的重要性，能为你的行动选择提供很好的参考依据。

如果你按照以上的方法，立刻开始执行，相信不久就能体验到事半功倍的感觉，同时在精神上还会感觉前所未有的轻松。

今天的笔记就分享到这里啦，希望能帮到你。

END