现场活动执行指南
明天就是清华录音活动的线下执行时间了
活动现场执行是活动策划落地的关键环节，直接影响参与者体验与活动效果。以下为现场执行的核心流程及注意事项，助力活动顺利开展：
一、前期准备：细节决定成败
1. 明确分工表
制定详细的执行手册，明确各岗位职责（如签到、控台、安保等），确保每个环节有专人负责，避免责任重叠或遗漏。
2. 场地勘查与动线设计
提前实地测量场地，规划参与者动线（入口→签到→主会场→互动区→出口），设置清晰标识，避免人流拥堵。同步确认电源、网络、消防通道等基础配置。
3. 物资清单与备份预案
制作物资清单（如设备、道具、宣传物料、急救箱等），重点设备（音响、灯光、投影）需准备备用方案。提前3天核对物资到位情况。
4. 彩排与流程推演
活动前1-2天进行全流程彩排，测试设备、走位及环节衔接时间，针对突发问题（如嘉宾迟到、互动冷场）预设应急方案。
二、现场执行：高效协同与灵活应变
1. 签到与入场管理
设置签到处安排专人引导，纸质签到，入场后发放活动手册或流程单。
2. 控台与流程把控
控台人员需紧盯流程表，与主持人、灯光音响团队实时沟通。预留5-10分钟弹性时间应对环节延迟，必要时可压缩非核心内容。
3. 秩序维护与互动引导
安保人员监控人流密集区域，及时疏导。安排工作人员引导观众参与互动（如提问、游戏），避免冷场。突发状况（如设备故障）立即启动备用方案，同时通过主持人互动转移注意力。
4.机动组待命
预留2-3名机动人员，随时处理物资补充、紧急协调等临时需求。
三、收尾与复盘
1. 有序离场与物资清点
引导观众分批离场，检查遗留物品。按清单回收物资，归还租赁设备。
2.实时反馈收集
活动结束后24小时内向参与者发送问卷，收集体验反馈，重点关注流程流畅性、服务满意度及改进建议。
3. 执行团队复盘会
活动后48小时内召开复盘会议，分析执行中的问题（如沟通断层、设备故障原因），形成优化清单，为后续活动积累经验。
关键原则：保持“预案比问题多一层”的思维，通过精细化准备与灵活应变，将意外转化为活动亮点。
