日常管理|专心致志不能持久,怎样张驰有度

很高兴和大家一起学习——最顺应人性的时间管理法。

如果把一天想象成是个抽屉,那么有的人的抽屉整洁,有的人的则杂乱不堪。

经常听人说,每天都很忙,但一天到头却又不知道自己都忙了什么,这就好像在说:“抽屉里东西很多,却不知道都有什么。”

而在时间管理上,人们总是爱做反人性的事情,这时常表现为走极端,忽视循序渐进的过程。

大部分人都是从未认真安排过自己的每一天(一个极端),一旦心血来潮,又会使用非常严苛的方法来规划(另一个极端),结果轻易就受挫放弃。

我们从很小的时候就接触过日常表。

老师总是让我们做假期的作息时间表,都是几点几点干什么那种。

实际的情况是,我们从来就没成功地执行过它,而要求我们的老师们,也从未坚持执行过。

这样的时间表的问题是,太过严苛。

比如收拾抽屉,仔细地打好格子,并且还非要精确地把每一样物品,放在相应格子的精确位置上,听上去是不是很强迫症?

安排本身花费很多时间不说,真照做时问题就更大了。

我们没法完全控制自己的时间,也没法完全地控制自己,想的时候很好,做的时候难免会走样。

比如有些时候确实吃水果了,只不过不是11点吃的,就会感觉自己没做好,这就糟糕了,这日程表变不就变成了一种折磨自己的工具了吗?

这种排布日程表的方式没错,写清楚几点几点干什么,然后照做,逻辑上怎么都通,听上去也像模像样是个方法。

但你若一上来就这么要求自己,准崩溃

如果说这种方法是最高一级台阶的话,你从起步开始训练自己规划日程,至少应该先踩上另外两级台阶才行,这就对应了接下来要教给大家的两个工具:场景清单和三只青蛙法。

方法1:场景清单

场景清单是用场景当作收纳盒来划分每一天。

比如,“早上起床后在家”这就是一个场景,“上班路上”也是一个场景。

你会发现,场景并不受严格的时间点束缚。

它也会考虑时间因素,但不会严格绑定在某个开始时刻和结束时刻上。

这就意味着,场景作为收纳盒,更有弹性。

安排日程时弹性非常重要,因为我们做事情总会或多或少出格子,缺乏弹性意味着我们总会体验到自己的失败。

除了具有弹性,场景作为收纳盒的另一个好处是,它充分地考虑了在一个场景之下我们自身的状态和所处环境的限制,这样更有利于安排适合的事情在其中。

在划分场景时,除了考虑大致的时间范围之外,你还应该思考你当时所在的地点,比如在家、在办公室、在餐厅、在路上。

地点的不同意味着你周围的环境不一样,周围的人不一样,周围可以用上的物品不一样,这些都会影响你做事的状态,决定你在这个场景下适合做哪些事,不适合做哪些事。

接着,你应该思考在这段时间你自身的状态有什么特点。

比如早上我们刚醒来,并不是最佳状态,但也能够非常专注;上午我们状态最佳,中午午后我们容易犯困,下午傍晚我们状态逐渐回升;晚饭前后我们比较疲乏,晚间我们又能比较专注。

这些特点有普遍性,但也因人而异,你应该根据自己的情况来安排。

当你确定了一个场景,也就意味着你确定了一个大致的时间范围,你所在的地点和环境以及你自身的精神状态,之后,就可以把适合的事情放进去作为安排。

一天当中,你可以划分出若干个场景,形成一张清单,这就是你的场景清单。

在安排每个场景中的事情时,应采取“八分饱”原则。

所谓八分饱,就意味着你不要把这个场景安排满,有两个小时的时间就塞两个小时的事情进去,很容易撑破你的收纳盒。

在执行时呢,应该有“仪式感”。

每个场景的开始有一个清晰的界限,有一个仪式性的动作或事项。

比如早上起床就是个仪式,上班出门是个仪式,办公室里泡杯茶是个仪式,关闭电脑是个仪式。

每个仪式都让你的大脑做好准备,这会让你在新的场景里更加容易进入状态。

日本作家松浦弥太郎在他的著作《思考的要诀》中说的:

“要制定自己的时间规划,有弹性地调整自己,这样的手段就是管理。”

方法2:三只青蛙法

再有弹性,场景清单也是较高级的日程规划方式,你若是还没有做好准备,我建议你从更为简单的方式来。

有两个思路提供给你:

第一,你可以现在就开始使用场景清单法,但仅仅先设置一个场景。

第二,你可以先采取另一个思路来开始初步安排日程,即三只青蛙法。

青蛙,代表了你一天当中重要的,并且你期望自己全力以赴在当天完成的事情,这样的事情需要被你小心谨慎地加入日程安排当中。

实际上,我们只有两种事情必须在某一天完成:

第一,如果当天完不成真的会很糟糕的事情。

第二,和别人的约会、会议。

三只青蛙法和场景清单可以结合使用,你可以规划出专门的一个场景,用来搞定重要的事情。

三只青蛙法也可以和另一个时间管理小工具“成就日志”相结合,帮助我们从每一天的行动中获得成就感。

成就日志很简单,只需要每天列一列你比较有成就感的事情。

这个工具能够帮助你积极地去回顾一天,坚持时间久了积累多了,翻看过去的成就,会让自己信心百倍。

最后,祝你能早点把你的时间收纳起来,一块一块地充分利用,让自己每周都能多上10小时。
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