在社会运转速度越来越快的情况下，人们面临的工作压力越来越大，也越来越普遍，这才产生了对于时间管理技术的迫切需求。不过，人们进行时间管理的基本工具仍然是备忘录、时间表、日程表、工作计划这些东西，很多现代的时间管理学流派，也就将注意力集中在了工作计划上，将时间管理的目标设定为更好地制定工作计划，通过组织整理、统筹优化或是选择优先事项等具体方法，让你的日程变得条理清晰，然后妥善执行计划，达到避免遗漏、提高工作效率和质量的目标。

不过，相比这些流派，戴维·艾伦的 GTD 方法考虑问题要深刻很多。它并不是不重视工作计划，而是在一开始就关注了这样一个根本性的问题：备忘录、时间表、日程表、工作计划，弄出这些东西的目的是什么？只是为了把你杂乱无章的工作任务整理出来吗？GTD 方法并不这么想。它认为，你弄出工作计划，进行时间管理，归根结底是要通过外在的工具和技术，将那些可能让你心烦意乱的工作安排，从你的大脑里移出去，让你的大脑保持轻松愉快，以这种良好的状态去一项一项面对具体的工作内容。只有轻松愉快的状态，才能让你提高工作效率和质量。

GTD 方法做出这样的论断，是基于什么样的理论基础呢？是基于戴维·艾伦对人类大脑弱点的认识。这里面有长期的经验判断，也有脑科学和认知科学的研究成果。虽然人类的大脑极其复杂精巧，但它也并不是无所不能的，也有很多局限。其中一个非常重要的局限，就是大脑很难一边思考，一边记忆。虽然我们常常说理解性记忆比死记硬背要强，就像是小学生背古诗，如果通过思考先想清楚诗句含义，肯定比囫囵吞枣生背效果好，但是，思考和记忆其实不是同时完成的。对你的大脑来说，如果要保持强大的思考能力，去应对工作任务，就应该让大脑尽可能不要同时面对记忆任务。举个例子来说，如果你一边处理工作任务，一边还要绞尽脑汁去回忆，明天要处理的任务老板是怎么交代的，或是还要去纠结昨天的任务还有什么收尾工作没有完成，这种状态难免会让你精神紧张，工作效率和质量也就难以保证了。这就是 GTD 方法要避免的一种状态。

对于人类大脑的这个特性，用电脑来打个比方就更清楚了。电脑用于运算的核心部件是中央处理器，也就是 CPU，然后有个部件和 CPU 相连，叫做随机存储器。需要运算的数据在输入 CPU 之前，以及运算结果从 CPU 输出之后，都需要在随机存储器里短期存储一下。但是，随机存储器不能堆积太多的数据，如果它被填满了，CPU 的运算能力就会急剧下降。手机的情况和电脑是相似的，而人类大脑也是如此，昨天的任务没有处理完，明天的任务需要明确细节，这些占用记忆资源的内容如果堆积过多，就会严重影响大脑的思考能力。

你可以回忆一下，很多时候，繁重琐碎的工作任务之下，让你产生巨大精神压力的，其实主要是事情缠夹不清、搅和在一起的状态。很多时候，工作本身即便有挑战性，如果只需要面对手头的这个任务，其实也还算可以忍受。但如果在处理手头任务的时候，还要想着昨天没弄完的任务怎么收尾、或者明天的任务怎么开头，这种感觉就太可怕了。因此，在繁重琐碎的工作压力下，时间管理的核心目标，就是将这些导致精神紧张、影响大脑思考能力的内容统统赶出大脑，让你不用考虑昨天和明天，始终只需要面对今天的事情，面对手头的工作任务。你的状态比较轻松，注意力比较集中，也就更能够提高工作的效率和质量。

那么，把它们从大脑里赶到什么地方去呢？看看电脑的例子，其实很简单。对电脑来说，要保持 CPU 的思考能力，避免随机存储器被数据填满，就需要不停地将数据从随机存储器转移到硬盘里去。硬盘的功能就是存储和记忆，它来做专业的事情，就可以把 CPU 解放出来，专心致志地完成思考和运算任务。对照电脑的安排，你也应该给你的大脑找一个属于它的硬盘。GTD 方法认为，将工作任务分门别类整理妥当，放在一个内容详细、逻辑性强的工作计划系统中去，就相当于将数据转移到硬盘里存储，为大脑留出充分的思考空间。

戴维·艾伦最初提出 GTD 方法的时候，电脑技术和网络技术还不发达，所以他在建立工作计划系统的时候，主要还是依靠纸质文件夹或是小本本，如今技术日新月异，你可以用电脑软件、用 iPad 和手机的 App，更加方便地整理工作计划。不过，无论是小本本还是 App，它们承担的角色并没有发生本质变化。对于大脑来说，不同载体不同形式的工作计划系统，就相当于你的外脑，外脑承担记忆功能，就能将你的大脑解放出来，让你摆脱压力和焦虑，轻松而专注地处理眼前的工作。