项目管理那些事儿(二)

有人说,项目经理在项目团队中担当的角色,好比一场富丽堂皇的交响乐队里那个激情轩昂的乐队指挥家,协调有序,带领几十位演奏者为观众奉献精彩绝伦的音乐盛宴;又似绿茵场上那个意气风发的足球教练,出谋划策,鼓励十一位队员们英勇拼搏,挥汗如雨;也有人说,项目经理就是整天在你耳边唠唠叨叨整天催三催四的“监工”,整天瞎转悠,只会催别人赶进度;还有人说,项目经理就是个最不似领导的“领导”,自己干活不算,所有的“资源”都是临时的,要啥没啥,出了任何问题就是个十足的“背锅侠”。

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华丽丽的反差就这么明显的体现在不同的项目经理身上,这是为什么呢?除了不同项目经理的个人工作能力不同,还因为,不同的组织对项目经理的角色有不同的定义,项目经理对团队成员,组织,相关方的影响力就有了截然不同的区别了。让我们来分析一下不同的组织结构会对项目产生什么样不同的影响。

职能型组织结构:项目经理是兼职的,可用资源极少,其项目团队的成员也是兼职的,职能经理掌握项目预算,调用项目组成员必须经过职能经理的批准同意,因而项目经理职权极小,能开展的工作极为有限。

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项目型组织结构:项目经理是全职的,其项目团队的成员也是全职,项目经理掌握项目预算,并可以直接调动项目组员工,因而项目经理职权极大,高到几乎全权,能开展及全力推动项目。

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在这两个极端的结构中间还存在矩阵型组织结构,这里包含了三种:弱矩阵,强矩阵和平衡矩阵。
(1)弱矩阵组织结构中项目经理的职权和影响里仍然较小,项目预算还掌握在职能经理手中,但相较职能型已经有了一定改善,可以调用一些项目组成员;

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(2)平衡矩阵组织结构中项目经理的职权和影响力比较低到中的转化,尽管项目经理和项目组成员仍然是兼职的,但是和职能经理一起对项目预算负责,职权和影响力达到某种意义上的“平衡”;

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(3)强矩阵组织结构中项目经理和项目组成员是全职的,并且项目经理对项目预算负责,项目经理权利中到高,表现为对项目较强的推动力。


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不同的组织结构的特点决定了它们都各有利弊,在特定的环境下,没有最好只有最合适的项目组织结构。所以根据组织文化和需求的不同,可以选择不同的项目组织结构。

除去项目本身的结构因素,项目所处的环境对项目的开展可能产生有利或不理的影响。

一般来说,影响因素可以分为事业环境因素和组织过程资产两种,可以理解为宏观方面和微观方面。

宏观方面:事业环境因素指项目团队不能控制的,将对项目产生影响,限制或指令作用的条件,可分为来自组织外和组织内的两种。
外部的事业环境因素包含市场大环境,例如竞争对手,市场份额,品牌认知度和商标;社会和文化影响,例如政治氛围,行为规范,道德和观念;法律限制,例如于安全,数据保护,商业行为,雇佣和采购有关的国家或地方法律法规;商业数据库,例如标杆对照成果,标准话的成本估算数据,行业风险研究资料等;学术研究,例如行业研究,出版物和标杆对照成果;政府或行业标准,例如与产品,生产,环境相关的监管机构条例标准等;财务考虑因素,例如货币汇率,关税,通货膨胀,地理位置等;物理环境因素,例如工作环境,天气和制约因素等。
内部的事业环境因素包含组织文化,结构和治理,例如愿景,使命,价值观,文化规格,领导风格等;设施和资源的地理分布,例如项目发生的地理位置,虚拟团队,共享系统等;基础设施,例如设备,组织通讯设施等;信息技术软件,例如计划管理软件,配置管理软件,自动化系统等;资源可用性,例如合同的采购制约因素,经批准的供应商和分包商及合作协议;员工能力,项目成员的专业知识,技能和胜任力等。

微观方面:组织过程资产指执行组织所特有并使用的计划,过程,政策,程序和知识库,会影响对具体项目的管理,可分为过程,政策,程序和组织知识库两种。第一种资产更新通常不是项目工作的一部分,更新工作仅需遵循与过程,政策和程序更新相关的组织政策。第二类资产是在整个项目期间结合项目信息更新的,例如项目期间会持续更新与财务绩效,经验教训,绩效指标和问题以及缺陷相关的信息。

总结一下这次的分享:1.项目经理在不同项目团队中的角色影响之所以千差万别,除了自身的工作能力原因,外在的原因是其所处的组织对项目经理的角色定义不同;2.项目开展还受到项目所处环境的影响,包括事业环境影响和组织过程资产的影响。认识到这些客观因素的影响,对项目的正式开展有很大的好处。

(相关部分资料来自PMBOK指南和朱宏强老师培训知识)

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