由于工作原因，对来办事的同事我们都要求他们把资料给我们留存1份，往往大家还很不理解为什么要留存这些“废纸”？直到现在，很多同事都没有留存资料的习惯，文件报出去就没有留底，很多时候就倒回来找我们部门同事要。所以，每次同事都会问：你们就一份，自己不留底吗？通常有三种回复：第一种是我们留电子档就可以了；第二种我们留个复印件；还有一种干脆说我们不用留。我们很诧异为什么大家没有留存自己工作资料的习惯？
下面来说说工作中资料留存的重要性：
一、留存资料是完成工作的证据
尽管现在许多公司都有OA系统，资料都在OA系统里留存。但在向外单位发出文件时，如果没有留存用印文件，一是过了很长时间，不知道最终发给外单位文件的最终情况；二是如果双方发生纠纷，外单位尽管收到了文件，为了保障该单位的利益，收文单位也不可能主动把发给他们的文件拿出来。这样，也就无法证明经办人完成了工作，为经办人职业生涯带来负面影响。
二、留存资料是公司日常业务的记录
公司领导曾多次在不同场合说过，公司的业务活动主要是文件和契约组成。最开始听到这话没什么感觉，经历过很多次找文件和想得脑袋都大了的回忆文件时才觉得这话说得非常有道理。现在想想也是这样，一个公司多年来会有无数的项目和工作，随着时间的流逝和人员的更替，项目和工作到底是怎么发展的，已无从考证，最终能体现项目和工作经过的就只剩下来往文函和合同了。现在有了先进的扫描仪，留存资料更加简单，除公司档案室要求留存原件外，其他人完全可以去纸化，留存扫描件，可根据自己的习惯来保存文件扫描件，查寻也更加方便、快捷。同时，留存资料也是提供给公司考核的重要证明材料。也是经办人梳理经办事宜，总结工作中利弊，提升自己的重要资料来源。
三、留存资料是合作双方发生纠纷时法庭上最重要的证据。
任何一个合作，没到合同最终履行完，都不知道会不会为此双方发生纠纷而对簿公堂。在法庭上，一份强有力的文件证据是比一百张、一千张名嘴都管用。在庭审中，无论说得怎么天花乱坠，没有对应的资料来支撑说的，都是白瞎。不要被电视电影的场景所欺骗，以为凭律师一张名嘴在法庭辩论就能决定官司输赢，律师凭借的就是强有力的证据和庭审中依证据对案情的陈述与辩论，以反驳对方律师主张的观点和证据漏洞，可以说“一张破纸强过名嘴”。像我们不是律师专业人士，有时还会从情理上同情那些说得振振有词的一方，但在律师们看来，说再多，没有证明材料，说什么也没用。
四、让留存资料作为绩效考核优秀者的关键环节，是让公司员工自动留存资料和移交资料的重要保障
无论说多少，强调留存资料的重要性，如果不加上绩效考核的环节，也许一个公司只有风控部门和档案管理人员着急，而经办人不急，或者根本就不上交从政府部门或外单位获得的重要资料，留存在档案室管理的资料永远少了一些关键性资料，在真正要用资料时，公司把档案管理员骂死，也拿不出关键性资料，最终损失的还是公司。所以，为了保证档案室的资料齐全，每年末各部门主动向档案室移交政府部门文件及外单位资料，就必须从源头上抓起，把留存资料并移交资料作为考核绩效优秀者的关键考核环节。也就是说，即使其他工作业绩为满分，那么也只能占考核总分的85%，另15%中移交留存和移交资料必须占到10分（另5分可以作为其他关键性业务的考核分数），且业绩考核优秀者留存资料必须8分以上，方可评为优秀者，这样才能保证留存资料的完整性和员工移交资料的积极性。
总之，公司的业务活动主要是文件和契约组成，那就必须保证日常中留存和移交资料的完整性和及时性，是保障公司业务活动的关键环节，必须引起公司管理层的高度重视！
