如何提高上班期间的效率,有序完成下达的各项工作-张诗敏

(一)梳理基础工作,作为对标,以理想的一天为例(8:50-17:30)

8:50:到达办公室参与早会,将前一天捋出来自己手头积累的事情与各部门交圈确定处理方案。

9:00:早会结束去楼栋品质巡查(带一个垃圾袋、空置房钥匙、楼栋业主信息简表)——途中:

1、拍摄巡楼过程中发现的有意思的东西,随手发布管家机朋友圈,让业主知道管家在巡楼;

2、记录下有问题的位置:明确的随手录单,不明确的水印相机记录;

3、在覆盖楼栋的过程中,从外部更新部分客户习惯【已入住:门口可能有生活垃圾、隔壁栋看见阳台晾晒衣物等;外开门情况:确认是否与邻居协商;业主自装监控:朝向是否可能引起争议;公区占用情况:安装鞋柜、摆放花盆等;阳台封包情况:是否、款式……】;

4、入户拜访:能入户解决的就完成入户拜访,增加与业主的粘性;

5、空置房巡查:水电总闸是否关闭、有无渗水情况、门窗是否需要开启通风或关闭挡雨、户内有无垃圾或者其他,巡查过程给业主发送视频反馈。

11:00:楼栋巡查结束,回服务中心解决一些需要系统操作的业主诉求,以及将楼栋巡查中的不明确问题进行整合汇总,形成下次巡查重点,并有针对性地联系问题业主进行了解沟通,完成客户描摹补充。

12:00:提醒各部门将工作照片回传群内,宣传制作【每周固定内容:高空抛物、文明养犬、文明装修;根据工作群中的内容,制作专项宣传:曝光台、各部门当日专项行动等】。

12:30:午休。

13:30:按照欠费名单开始催缴物业费,并同步表单:

1、月初缴费短信全覆盖(特殊缴费习惯的业主特殊发送);

2、月中再次微信覆盖(对于未缴纳的可能在后面一点;

3、月末电话“轰炸”。

4、如遇催缴不顺利:

(1)业主有诉求未解决:理论来说,还原事情全貌,了解具体客诉点,打突破战。

(2)无触点不想缴纳:先进行记录,去更多地观察业主的日常习惯,引发业主触点【乔迁、租售、婚礼等特殊节点+节假日问候、天气预报、空置房巡查等适当为业主创造一些触点】。

15:00:办理退款手续。

15:30:检查工单,跟着责任工程师或者其他责任人一起去户内/公区走走看看,回复业主【不堆积工单的情况下才这个时间点,若是已经拖久了,就在早会交圈后查看回复】。

16:30:回中心处理更新数据【房态图、交付情况、装修情况、入住情况、出租情况、车位信息等】(发现太久未交付的先查询一下交付通知书的寄出单号等,适当电话联系一下询问业主自身原因,以减少后期物业费补缴的纠纷)、复盘今日情况,总结有无需要升级或需要早会交圈的事情。

17:00-17:30:根据各部门回传工作照片,制作项目日报,并发布。

17:30:发送管家下班朋友圈,告知业主管家已下班,有急事可以联系400解决,培养客户习惯。

(二)梳理业主诉求(分长短期)

梳理负责楼栋业主的各项诉求,记录成册,行程长、短期客描,一一对应解决处理,时时反馈业主,避免业主着急来询问的情况。

(三)每日铺排

根据上述理想状态,前一天下班前花10分钟增做明日工作铺排,第二天严格按照时间段执行,拉通协调各部门共同处理工作。

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