我在工作的时候，那些直到晚上还待在办公室或是忙着开会的人，通常被认为是有生产力的人，这点常让我感到不解。有一学期，我与一位同事共用一间办公室，他早上九点进办公室，直到晚上九点才离开，许多人只是因为经常看到他，就认为他是个认真的学者。事实上，他大部分的时间都在看《华尔街日报》的股票版，想找出最热门的股票。
避免两个陷阱
假设你下定决心要积极运用时间，你已决定什么是最重要的，并且着手进行工作以完成人生目标。在日常活动的纷扰下，你得注意两个潜在陷阱，以免付出很大的代价。
陷阱1：将活动与生产力混为一谈。
工作忙碌跟做出成果有很大的差异。当人们不知道该做什么时，倾向于表现得非常忙碌，法国的外籍兵团有一句俗：“有所疑虑时，就快马奔驰。要专注于获致成果，为重视成果的人工作。如果老板因为你长时间工作或是很忙碌而奖赏你，那就找错老板了。
陷阱2：把紧急与重要混为一谈。
每天我们都有该做的事情，还有一些发生的事情。有些是紧急的，有些是重要的，有些是又紧急又重要，有些是不紧急也不重要。要记住：紧急的事情很少是重要的，而重要的事情很少是紧急的。如果把两者搞混，所有的事情都显得重要，而真正重要的事情却被忽略了。
赶着准时赴午餐约会是紧急的，安全抵达是重要的。在紧迫的截止日前完成工作是紧急的，掌握工作品质是重要的。长时间工作让事业起飞是紧急的，找时间运动、吃得好、有充分的休息是重要的。把东西卖出去是紧急的，提供优良服务提高回客率是重要的。一心想拥有新款热门跑车，或是度一个昂贵的假期是紧急的，存钱投资以进入赢家之列是重要的。
少一点、好一点的秘诀
回应紧急的事情，一定会让你财富减少、压力增加，这也是多数人陷于时间与金钱陷阱中的原因。我们被动地让自己受制于紧急的事情，让它来决定我们要如何使用时间与金钱，却忽略了较不紧急而更重要的事情。
重要的事情如果不予以理会，迟早会变成紧急的事情，这时就成为危机。健康危机、金钱危机、家庭危机、事业危机，只要事前做点规画，经过深思熟虑以及事先预防，多数危机是可以避免的。问题在升高为危机以前，通常是有警示的。要将时间花在真正重要的事情上，不要让自己被紧急却不重要的事情所分心。如同艾森豪总统所提的警告：“重要的事情通常不紧急，紧急的事情通常不重要。」进入赢家之列的人，不是比别人工作辛苦，而是更聪明地工作。成功并不取决于做了多少事情，而在于工作智慧的高低。有效运用时间，并不是不停地工作，而是一种管理人生的方法，过得既充实又有个人的自由。
在改善时间利用之前，得先知道目前如何利用时间。一开始，先做一两个礼拜的时间记录，不需要做得很精细，只要记下每项活动的起讫时间，包括写下打电话的起讫时间，收发电子邮件、午餐，或是有不速之客拜访，以及通勤时间等，都记录下来。
一周结束后，将各项活动所花的时间汇总起来，看看打电话、开车、会见访客、通勤、开会、回电子邮件等事情，花了你多少时间？你很快就会发现，大多数的时间利用有习惯性。我们都倾向于每天花一定的时间重复做些特定的事情，有些人善用时间，有些人则浪费时间。大多数人都自认为了解时间是如何花费掉的，但直到做了记录之后，才真正了解。
时间记录完成后，检视一下你所记录的资料，并回答以下问题：
•最浪费时间的三件事情？
•有多少时间被不必要的打扰所浪费？如何减少浪费？
•我所做的紧急而不重要的事情是什么？如何减少或消除？
•我最有生产力和最没有生产力的日子是哪些？是一天当中的哪些时段？
•哪些人我该花较多时间？哪些人我该少花点时间？
•哪些事情我该花更多时间？
•哪些事情可以减少或删除？
•我想做的事情是否太多了？
•何种习惯或倾向导致我浪费时间？
•在完成最重要的目标上，我花费了多少时间？
有了时间使用记录，回答上述的问题，以及你最重要的目标，要如何善用时间已有一条清晰的道路。
