SIMON说 | 不谈“时间管理”,只说PDCA

上次收集大家感兴趣的话题后,不少伙伴说希望多了解一下个人时间管理相关的内容。个人时间管理本来安排了,但是因为撞车了“时间管理”事件,为了避免被说蹭热度,所以先开另外一个坑吧——个人目标管理工具系列

今天分享的工具,是之前文章中提到过的PDCA循环,那么我们就开始吧~

关于PDCA

PDCA循环,又叫戴明环,将管理过程分为计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)、处理(Act)四个阶段,而在实际操作中,四个部分有形成一个周而复始的有机循环。

PDCA在职场、企业当中运用较多,既是质量管理的基本方法,也是企业管理工作的一般规律,对于标准化流程的制定、工作效率的提升都很有帮助。

Simon则更倾向于从个人视角进行分享,谈谈PDCA如何促进个人目标管理

P-Plan

每一项工作,都是一个PDCA循环,个人成长也是如此,都是从制定目标和计划开始的。

与在企业中运用PDCA不同,个人目标管理中,不需要考虑将个人目标与部门目标、企业目标相结合,通过每一项小工作的PDCA循环达成,最终服务于企业目标的达成,制定标准。

个人目标管理中的P,制定的是一个人在某阶段、某方面希望达成的个人目标,以及帮助自己达成相应目标的可行性计划

目标的制定,最好要遵循SMART原则的(不了解也没关系,之后的文章中会分享)。

虽说是可行性计划,其实更准确的说,应该是在Plan阶段认为的可行性计划。

D-Do

最终计划能否得到落实,即考验了计划的完成度与可行性,很大程度上也考验了一个人的执行力

实际过程中,执行阶段和检查阶段其实是交错进行的。

C-Check

这里提到的关键点,从时间上来说,一般集中在前段和中段,而从内容上来说,需要着重检查的是计划的落实情况以及目标的达成情况。

简单来说,就是效率和效果的问题。

A-Act


需要注意的是,处理阶段,不是严格意义上的在前三个阶段之后,而是可能出现在整个PDCA循环的过程当中,例如:

1. 有的目标,在计划阶段,无法转化为可行的计划,就需要重新确定目标。

2. 有的计划,在执行到一半的时候,发现无法达成目标,就可能开始处理,重新回到了计划阶段了

3. 有的检查,在整个计划都落实后,由于效果不够理想,需要针对性的进行调整,来提升效果达到预期。

那么,如果目标达成了呢?

这就是PDCA循环这个工具最有趣的地方,对于个人目标管理而言,一个成功PDCA循环的达成,就是另一个新的PDCA循环的开始,因为我们可以不断追求更高的效率、更好的效果。将在某一个方面的成功体验迁移到更多的个人成长之上。

道理说完,举两个例子

疫情期间,佛系家长x妈妈没有太多操心孩子y的学习,更多是随口问一下孩子课上了没,作业做了没。一段时间后,发现学习效果不尽如人意,孩子每天都在忙忙碌碌,但是结果却不理想。之后x妈妈开始以PDCA的模式,来和孩子共同管理每天的学习。

计划阶段,x妈妈与y一起列出了作业、学习计划并且形成了详细的计划表;

执行阶段,严格按照计划进行,如果出现学习计划中,其他休闲娱乐相冲突的情况,例如只有半个小时的休息时间,又想玩游戏,又想看视频,让孩子y自己来决定,如何取舍,确保计划的推进;

检查阶段,由于y认为自己很难独立完成每天的检查,将每天的检查工作委托给了x妈妈,邀请她根据计划表,每天检查完成情况,并进行书面的评价和反馈,签名写日期;

处理阶段,结合x妈妈的评价反馈,询问y的感受,总结经验。孩子也在这个过程中,得到了及时的反馈与表达,对于这种自主管理学习的方式,也更加有信心了。

总的来说,x妈妈轻松,孩子y也在这个过程中,找到了目标感、掌控感和成就感。

X是之前联系Simon进行生涯咨询的一个应届毕业生。受疫情影响,X担心自己无法在毕业之前找到理想的工作,通过线上方式开展咨询。

X的自我认知相对清晰,主要是在目标的确定和推进执行方面比较模糊。

一轮PDCA中,通过共同梳理后,X将目标定为:通过网络与自己感兴趣且专业对口的企业HR取得联系,获取相关行业信息。并在此基础上,制定了为期两周的沟通计划。而一周之后,X通过计划执行的复盘,认为自己在沟通渠道和执行效率上,都不理想,因此调整了计划,开始了第二轮PDCA。

二轮PDCA中,X的目标更加明确,执行过程中也逐渐找到了状态,在为期半个月的沟通过程中,已经筛选出3个符合自己预期的offer,提前达成了自己的目标。

在最新的沟通中,X已经完成了和意向单位的沟通,确定了目标工作。

「 说明:文中涉及的个案,均已得到来访者本人授权。」

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