SOP(Standard Operating Procedure)是啥,它是我自己在设计院画图的时候就开始使用的一种工作方式。
在设计院的那几年
硕士毕业刚工作那会,工作任务不会很重,老板的期许也不会很高,所以整体的项目节奏还在自己的把控之中,合理安排好时间进度,基本上是没啥问题的。
但后来随着手上被分配的任务越来越多,项目的节奏越来越快之后,免不了就会被当做救火队员,在项目之间临时救救火。如果只是被分配画两张图,那基本上就是体力劳动了,也没啥。
但比较惨的是一般都会分到一些偏文字和理念性的工作。这个时候,如果还是不熟悉项目的情况下,要写出点什么,还真的是~。要是再加上明明记得有过类似的资料,却越着急越抓瞎,死活就是找不到的话。那时候还真的挺崩溃的。
有过两三次体验之后,就觉得不能再这样了,小心脏受不了啊,本来体力劳动强度就很大了,还要在高压下产出高效的脑力劳动,臣妾做不到啊。
然后,在项目DDL之间不忙的时候,我就去回过头来,找那些当时着急时候没找到的资料,统一放到了微信公众号的收藏夹里,17年、18年年初的时候公众号刚兴起没有多久,还没有什么收藏标签的说法,所以就是简单做了收藏,想着说下次,就不会再那么抓瞎了吧。
好景不长,下一次DDL的时候,我发现这些收藏,只起到了一点点作用,我还是得每篇再大致看一遍,看看到底哪些内容能用上,仍旧很费时。
为了提高自己救火的能力,为了让自己救火的时候压力没有那么大,我开始了初期的自我SOP,不过,那时候根本不懂这个管理层面的概念,只是单纯地觉得我不能只收藏东西,我的把这些看过的东西分门别类的整理出来,就好像做书摘的好词好句一样,即使不能很快内化成自己的知识,并且出口成章。但至少可以成为一个快速查询的工具。
于是我自己就花了一小段时间把已经看过和收藏过的东西按照文字、分析图、意向图等等大的类别分开,之后又对文字等进行了主题划分。至此,我形成了自己的SOP工作框架,后来再看到类似的或者新内容,我就会及时的整理到那个框架里面。
离职整理个人文件的时候,我猛然发现Onenote有非常多的内容整理,关于各个维度的都有。除了在线的这些笔记之外,还有一个巨大的文件夹,叫做灵感日报。那是我唯一一个从办公室拷走的文件,里面分类整理了很多主题,比如说街道空间设计导则(各个城市的都有)等等。
现在回过头来想想,正是因为那个时候用了这样一种工作方式,后来我就很少再有压力很大的情况了,无论救多着急的活,都是三部曲,翻开笔记,寻找类似情况,结合项目情况,理出针对性的解决策略。这大概就是把脑力劳动标准化成体力劳动的好处吧。
最近再次上手
最近,之所以又开始重拾SOP,是因为转行这几个月,输入量实在是太大了,医学、法律、税务、金融、保险、自媒体运营等等知识,学的时候有多不亦乐乎,输出的时候就有多么纠结。我明明听过看过类似的东西,但是真的要输出的时候,要去跟客户聊得时候,还是的再额外再做两三遍工作,才能保证输出的内容有效。我觉得这样的状态一点也不高效,更不利于长期的职业发展。
所以我开始主动放慢自己输入的速度,相反多匀出了一些时间在整理和输出上。而且不是简单的输出,而是努力形成SOP,比如说常见疾病核保的总结、新的灵感日报。
这些年究竟我有什么收获
通过这几年不断做SOP这件事情,我自己觉得收获真的非常大。
首先,最直观的就是第二次做同样事情,或者碰到同样问题的效率提高了非常多。
其次,输入的再多也不如输入的同时高效输出,因为一旦有了输出,你就会倒逼自己梳理输入的逻辑和有效性,这样久而久之才能真的内化成自己的东西。
再次,当输出逐渐往SOP靠拢的时候,你发现自己的领导和管理能力是会有提升的,因为只有SOP式的东西,才更加容易复制,拿来分享给别人,帮助别人成长,进而减轻你的压力。
最后,那就是种草环节了,好的工具的功效是加成的。之前一直都在用Onenote,美观性啥的都蛮好,但是有时候同步起来非常不方便,移动端的体验感也偏差。最近开始用幕布整理,简单易操作,可以自由切换成思维导图,非常方面哈哈,亲测好用,推荐哈哈。