5、结尾签名
（1）每封邮件在结尾都应签名，这样对方可清楚知道发件人信息。签名信息不宜过多，包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，一般不超过5行。
（2）引用一个短语作为签名的一部分是可行的，如座右铭、公司的宣传口号等。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体，如有人用：走别人的路，让别人无路可走，就让人反感了。
（3）签名档文字选择应与正文文字匹配，使用中文简体，避免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一号。
四、回复邮件
1、及时回复邮件，理想的回复时间是2小时内，优先级低的邮件也不要超过24小时。
2、如果事情复杂，无法及时确切回复，那至少应该及时回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。
3、如果正在出差或休假，应设定自动回复功能。如：我正在休假，您的邮件已收到，我上班后回复您。
4、除公司领导对下回复外，尽量不少于10个字。
5、不要就同一问题多次回复讨论。如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
6、转发邮件要小心。转发前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或未经授权的接收人。
7、要区分Reply和Reply All(单独回复和回复全体）。如果只需单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就可以了；如果对发件人提出的要求做出结论响应，应该replay all，让大家都知道。
8、如果对发件人提出的问题不清楚，或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，要讨论好了再告诉大家。
9、主动控制邮件的来往。为避免无谓的回复，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
10、如果有需要，应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。
11、不发垃圾邮件或附加特殊链接。
五、其他注意事项
1、避免将细节性的讨论意见发给公司高级管理人员。
2、寻求跨部门支持的邮件，一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级，同时抄送本部门的直接上级。
3、回信时注意保持线索。想回复对方，就不要创建一封新邮件。
4、对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；或请对方确认收到邮件；跟催重要会议通知在会前与与会人员提醒开会时间。
5、如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视 ，尝试再次提醒。
