十二、 项目启动会要明确什么?

经过之前的两个步骤,项目经理将需求转化成了任务,并且根据任务和任务之间的关系识别了项目的关键路径,根据关键路径设置了里程碑。接下去就是将这些信息告知相关干系人 —— 项目启动会议。

项目启动会议,俗称Kick off meeting,就好像足球运动中的开球。告知球员,教练和观众,这场球开始了。而项目启动会议也有类似目的,告知相关干系人,这个项目开始了。那么在这个会议中要说明些什么呢?

《一》谁参加?

这个会议邀请谁参加?一般分为几类:

1. 出资人,对于项目权利非常高的几类人。以及权力不高,但是项目利益高的一类人。

2. 对方团队的负责人以及其上级。

3. 已经确定的本方团队的人员。

《二》介绍项目目标

由于这是该项目的第一个正式会议,需要向参会人员介绍项目目标。以确保项目人员对于项目目标有清晰的认识。大家向着同一个目标前进。

《三》项目里程碑

向相关干系人介绍项目主要里程碑,目的在于让参与会议的人员知道项目的开始,结束时间,项目的大致阶段,以及各个阶段的开始结束时间。从而做到心里有数什么时候该做什么事情。

《四》角色与职责

既然相关干系人都参与会议,需要当面对于项目角色有明确定义和分工,并且对应的每个角色都有其职责,对于角色的职责也需要在会议中做详细的定义。例如:

角色: 项目出资人,

职责: 为项目提供资金

角色对应成员: 成员A,成员B 等等。

这样做的好处在于

1. 在项目初期就明确的每个人在项目中的角色以及职责。

2. 方便相关人员寻找对应的人做对应的事情,即专人做专事。

3. 职责明确,杜绝遇事踢皮球的情况。

4. 将团队内的角色职责透明化。任何人都明白自己的任务,也明白遇到问题该找谁。

《五》明确组织架构

这个是基于明确了项目角色的基础上,如果有外部团队需要合作完成项目,需要将双方组织架构做一个展示

1. 明确各个层级对应负责人是谁?

2. 各团队负责联络沟通的人员是谁?

3. 各团队由谁负责整体协调?

4. 以及负责人的上级是谁?

这样做的好处在于在项目初期明确的沟通对象,无论是组内还是组外,都明白什么事情应该由谁去找谁沟通。避免了跨级沟通,或者是小范围的沟通而造成的信息不对称。

一般情况,不同团队之间会指定唯一一个人员负责与其他团队的沟通。这样做的好处在于一致性和唯一性。在团队间,这一个人就代表整个团队的声音,由此可以减少出现互相矛盾的信息在团队间胡乱传递的可能性。

同时对于参与团队间沟通人员的上级也是需要特别注意的,明确此人的邮箱地址,如果遇到超出对方沟通人员权力范围之外的事情,可以交由自己的上级向对方团队上级提出。这样既能解决问题,又是同级别交流,不会造成跨级打小报告的印象。

《六》需求管理计划

基于明确了的组织架构,可以将需求管理计划交由负责沟通的成员进行维护和沟通。即双方团队只能通过唯一的一个人员进行需求的变更。这样有助于团队间信息传递的一致性和唯一性。

需求管理计划包括了甲乙双方发生需求变更时,应该如何应对。在此主张的是依靠流程来管理需求,即通过流程,将每一次需求的变更,规范起来。从而达到项目范围变更对应项目时间和范围一起相应变化的目的。

好了,基本上项目启动会议上就说这些。至此,项目正式开始了。

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