读《卓越成效的管理者》之二

小标题:掌握自己的时间

做任何事情都少不了时间,时间是必须具备的一个条件。但是人却往往最不善于管理自己的时间。

•时间对管理者的压力

管理者在组织中的地位越高,组织对他的时候要求往住越大。而组织规模越大,管理者实际掌握的时间越少。

每一位管理者的时间,都有很大部份是被浪费掉的,表面看起来,每件事似乎都非办不可,实际上却毫无贡献或贡献太少。

每一位知识工作者,尤其是每一位管理者,要想有效就必须能将时间做整块的运用。如果将时间分割开来零星使用,纵然总时间相同,结果时间也肯定不够。

人际关系和工作关系的协调也很费时间。

•如何诊断自己的时间

第一步是记录时间耗用的实际情形。许多有效的管理者都经常保持一份时间记录,每月定期拿出来检讨。

第二步是做有系统的时间管理。将非生产性的和浪费时间的活动找出来,尽可能的将此类活动排除去。

•消除浪费时间的活动

时间浪费有时也是由于管理不善和机构有缺陷,身为主管者也应予以同等的重视。管理不善不仅会浪费大家的时间,更重要的是会浪费主管自己的时间。

(一)首先要做的是,找出由于缺乏制度或远见而产生时间的浪费因素。应注意的现象,是机构中一而再,再而三出现同样的“危机”。如出现了第二次,就绝不应该再让它出现第三次。

(二)人员过多,也常造成时间的浪费。

(三)另一个常见的原因,是组织不健全,其表现就是会议太多。

(四)最后一项浪费时间的因素,是信息功能不健全,或信息的表达方式不当,这些都会造成工作困扰,造成严重后果。

•统一安排可以自由支配的时间

管理者在做过了自己的时间记录和分析后,应了解有多少时间可以自由支配,又有多少时间可以用在确有贡献的大事上。

有效的管理者知道时间分割成许多段,等于没有时间。所以,时间管理的最后一步,应该是将可由管理者自行支配的零碎时间集中起来。

集中自己的时间,集中的方法倒在其次,重要的是时间如何使用。

总而言之,时间是最稀有的资源。若不将时间管理好,要想管理好其他事情就只是空谈。而分析自己的时间,也是系统地分析自己的工作,鉴别工作重要性的一种方法。

“认识你的时间”是任何人只要肯做就能做到的,这是通向贡献和有效性之路。

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