职场生活中，邮件是必不可少的伙伴，项目沟通，日常事宜跟进都少不了邮件往来，有句话说：“you’re what you deliver”。你的邮件反映你的职业素养，你的文字反映你的思想。一封专业的email会为你塑造良好的职业形象，今天我们来说说写邮件的一些原则吧。毕竟不懂邮件礼仪，怎么混职场？

目的明确原则

在你发送一份邮件之前，先问自己两个问题：

为什么我需要发送这份邮件？

我需要从收件人处获取什么？

如果你不知道发送邮件的目的通常是浪费自己和他人的宝贵时间。

标题清晰原则

一封邮件，标题应该是高度概括你的主题思想。说几个以前看到的标题：

你好

春花秋月何时了

我是XXX，来自XXX，想要请教XXX，希望你可以XXX时间和我见个面......

一个不好的标题往往会让人抓狂。第一个标题“你好”，简单到不知道要表达什么，没有任何和邮件正文相关的内容；第二个标题“春花秋月何时了”，抽象到不明所以，请问是作诗还是猜谜？第三个标题过于冗长，明明是要在正文说的内容，就不要全部放在标题啦，没有人可以有耐心全部看完。

好的标题简单明了揭示你的邮件主题，让人一目了然。举几个例子：

会议邀请：将于X年X月X日在XX举办XX活动，邀请您莅临指导

就XX公司的方案稿第三次修改版请过目

“一封邮件一件事”原则

邮件和商务会议有所不同，会议上通过的议程越多，可能会议越高效。但是邮件相反，邮件中你涉及的主题越少，邮件沟通越有效。

同理心原则

同理心就是你可以通过别人的视角来看问题。当你这么做的时候，你可以理解别人的感受和想法。

当你写邮件的时候，想想收件人的立场和看问题的角度：

我怎么样表达这句话更好让他人理解？

如果我看到这封邮件，我会怎么想怎么做？

简洁原则

如果你是第一次给他人发邮件，最好简单陈述你们的关系，比如你们是通过什么会议或者经由谁介绍得知对方的email。在邮件的签名处留下你的姓名，职位，公司网页往往是不错的选择。

尽量使用简洁的词语和句子还有段落。用简单句式可以表达的意思就不要使用长句。

“五句话”原则

有一句说：“少于五句话的邮件会显得粗鲁唐突，多于五句话的邮件可能会浪费时间。当然有的时候不一定能确保你的邮件正好就是五句话啊，但是在大多数场合，五句话可能足以概括你的表达内容。

标准化原则

保持邮件精炼的秘诀是什么？你可以采取一个标准模板：

问候：一般通常是Dear XX;

赞扬或者传递关心：很高兴在XX场合见到你或者希望你最近一切都好等问候或者传递关心的语句

写邮件的目的：这封邮件主要是想和您商讨……或者这封邮件希望……

呼吁行动：当你表达完你写邮件的目的，不要指望收件人就会知道应该怎么做，你要告知收件人你希望对方采取的行动。比如：“你可以周五之前给我设计方案吗？”或者“下午两点来我办公室我们再深入探讨一下这件事吧。”

结语：结语通常应该涵盖你对收件人的感谢。比如：“谢谢你付出的努力和时间。”或者“如果你有什么问题，请告知我。”

签名：邮件的签名应该涵盖你的一些信息，包括你的姓名，职位，公司等相关信息。

积极性原则

当你可以使用主动语态，就别使用被动语态。举个例子：

我扔球了。

球被我扔了。

主动语态更适合阅读也更能激发行动和责任。因为主动语态中，事情发生改变是因为人们采取的行动。而在被动语态中，事情的改变好像是来自它们本身。

“按照说话来写作”原则

按照沟通的正式程度来划分：

当面沟通＞电话沟通＞邮件沟通。

按照你说话来写邮件的原则会让你的邮件看上去更加有礼貌和有亲和力。你不会一开口就是长篇大论，你会尽量选择简单的词句。同时要让你的邮件反映你在真实世界的样子。如果你不会当面对别人说的话，那么在邮件中也不要提及。

检查润色原则

当你发送邮件之前，最好认真检查一遍，初级的检查包括：

是否有错别字？

词语是否使用恰当？

标点符号是否正确？

接着你可以问问自己下面的问题：

我的要求表达清楚吗？

邮件里面有没有一些容易造成误解的地方？

如果我是收件人收到这封邮件的感受会是怎样的？

请记住，你已经不是小孩子了，不宜在邮件中使用那些滑稽的表情图案，如果是英文邮件，尽量不要使用缩写，容易让人费解。商业世界里你的邮件应该具备专业度，不是发朋友圈写微博娱乐搞怪。

看完这些发邮件的小Tips，是不是觉得发好一封邮件也是不容易？职场当中无小事，你做的每一件事都是你职业化的体现，你必须让自己专业，才能得到专业的对待。修行在当下，职场无小事。

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