推荐序:我眼中的张萌
我与张萌老师相识六年,最初认识她是在2014年6月,我受邀参加了张萌老师团队在北京师范大学举行的创业营活动,和青年人分享了我二十余年创业过程中的一些心得和体会。
那时的张萌刚开始自己的创业生涯不久,短短几年时间,我们可以看到她已经成为一位卓越的青年创业领袖。在她身上,有许多我非常欣赏的创业者特质:
“原力”觉醒。这表现在她对自己的事业有极强的使命感。原力是促进自身价值实现,并追求超越自我、利他精神的源泉。张萌一直持续寻找各种途径和方法为青年人提供更多、更好的创业机会和平台,这就是她“利他”之心最好的体现。
“执战力”。执战力是个体及团队在资源有限的情况下,搭起目标和结果之间桥梁的能力。张萌可以说是“执战力”的典范!她对自己的时间管理、效率管理非常严苛,但在目标的驱动下,都可以很好地优化、调整自己,以达成好的交付成果。
我对张萌最深的印象是:她特别善于观察时代趋势,善于在实践中总结经验。张萌能够在创业路途上取得巨大的成就,帮助许多青年人找到自己的理想和人生价值,源于她对个人使命的执着坚持。同时,她一直在不停地探索、实践自己在这个时代背景下获得的新知,在应用实践过程中持续优化改善并形成自己新的方法论和套路,最终实施在具体创业路径上。
对于一位杰出的青年创业领袖,所有目标的达成,一定离不开她很强的学习能力、总结能力、计划能力,以及对计划的实践能力。对于时间管理,尤其如此。
这本《优化你的2小时》是作者对自己时间管理成功经验很好的总结、梳理与整合,也与张萌的理念不谋而合。
本书将工作日的8小时分为四个模块去管理。不同时间段的2小时,人的精神状态不同,处理工作的效率也不同。作者根据各项科学研究,提出了每个2小时高效工作的建议,相信会对大家有借鉴作用!
大家可以了解到如何在追求目标过程中合理安排好时间,把行动落地,体现自己的“执战力”;如何把握关键时间做关键事件;如何做好时间规划。这一套方法和体系对实现目标、达成交付成果、提升效率效果非常重要。
希望更多的青年伙伴,可以通过阅读本书改变自己,摸索出自己的时间管理方法,开启崭新的高效人生!
合兴集团控股有限公司行政总裁
洪明基
如果我们一大早就开始回复邮件或会见客户,陷入这种反应机制的我们怎么能完成当天的工作呢?
我们需要更少关注工作内容,更多关注工作时间。
只需略微改变你在特定时间内的工作习惯,你就可以更高效、更有影响力、更健康和愉悦!
第1部分 为什么是最初的2小时
第1章 发现影响你的能力(以及你的一天)的因素
你的精力和你最高产的时间段都没有用来处理你必须做的实际工作,却浪费在了邮件上!
这就是为什么我们要在身体和大脑都最清醒、最敏锐并准备好工作时处理最重要的工作任务。
需要注意力和专注力的任务最好放在早上处理,需要协调的重复性任务最好在下午完成。
我们需要更多地关注生物钟,而不是墙上的时钟。
重要的电话、重要的讨论和重要的工作都应该放在早上去处理。在你经历“随便什么都行”综合征(即决策疲劳)之前就应该处理好这些事。
决策疲劳会影响你的立场,也会让你失去作为经理或领导所应有的价值!
一天之中最初的几小时,也就是正午之前的几小时,我们会更快乐、更敏锐、更乐观、更有思想,也更有活力。我们需要好好设计我们的一天来充分利用这段时间!
你习惯早起,还是喜欢熬夜?
一天之中,你什么时候感觉最好、最有效率?
即时贴士
适合一切的时间
试验一
实践一刻
第2章 为效率打基础
你可以尝试所有的时间管理技巧,但如果你不关注自身,是走不远的。
能量
我们吃的东西直接影响我们的认知表现。
但是,你“什么时候”吃与吃“什么东西”同样重要,都会影响你的能量补给情况。
简而言之,如果我们中午匆匆吃完快餐就重新开始工作,我们整个下午和晚上的工作状态可能都不好。
运动
无论何时何地,锻炼都可以帮你提高效率。
休息
无电话区
你可以依照自然选择安排自己的工作,你也可以选择在身体和大脑的合理状态下工作。
即时贴士
从前一天开始
试验二
实践一刻
第3章 设计最好的一天
如果时间是一种货币,你花费时间的方式或地点是否有所不同?
如果一分钟值一美元,你如何能确保你的每分钱都物有所值?
所有人都珍视自己的房产。你需要像珍视自己的房产一样珍视自己的时间。
《习惯的力量》
《重新设计工作》
如果时间是一种稀缺商品,我们会更努力,并会剔除更多事项,以获取任务完成时的满足感。
无技巧的多任务处理是一个低工作效率的恶性循环。
《思考,快与慢》
我们需要在最敏锐、最有活力的时间段内安排更高强度的工作。
一天中会有数以百计的事情发生,我们需要把最宝贵的时间用来完成2~3项最具影响力的工作。
1.高工作强度/高工作影响力。
2.高工作强度/低工作影响力。
3.低工作强度/低工作影响力。
4.低工作强度/高工作影响力。
改变你的习惯会对你的工作效率产生更大的影响。
即时贴士
创建紫色补丁
试验三
实践一刻
第2部分 如何充分利用每个2小时
第4章 第一个2小时——主动
先把正确的事情做好,剩下的工作几乎都会水到渠成。
1.聚焦。
2.努力。
3.能量。
筹备即将召开的重要会议
设计好重要展示的PPT
做项目计划
解决问题或与他人的冲突
做重要的决定
仔细考虑邮件的内容并认真回复
第一个2小时的规则:处理需要最大脑力的任务。
请不要把你最高效的第一个2小时荒废在邮件中。
我并不是说你要完全放弃邮件,但你需要有一个合适的体系安排好合适的时间来处理邮件。
如何浏览邮件
邮件很重要,但我们有时间处理邮件,不只是在最初的2小时内处理。
这就是第一个2小时如此重要的原因:它为你接下来每个小时的工作都奠定了基调。
即时贴士
将不可能变为可能
试验四
守护你的时间
控制收件箱
立即取消订阅不必要的邮件和简讯。请立即行动。如果你喜欢这些简讯,请为它们单独建立文件夹,或者在社交媒体上关注这些简讯。
停止发送邮件。
发送更高质量的邮件。
实践一刻
第5章 第二个2小时——反应
既然你已经处理过对自己来讲最为重要的事,第二个2小时我们要对他人的需求做些回应。
灵活。
可及。
支持。
开门待客或做些补时工作
与团队成员进行一对一的会面
第一个2小时的延续
帮忙
快速浏览邮箱
画个边界线。
把2小时的会议时间划分为四小段30分钟的碎片时间。凡事都有先来后到。你要在日程表上为他人留出些空闲时间。这样你就可以有机会向身边的人传递出关照的信号,而不是把2小时的时间完全聚焦于某个人、某个问题、某个场景当中。
设定边界。
最重要的是,请明智一些,把时间花费在真正需要你关注的人和项目上。
即时贴士
陷入“困境”
试验五
实践一刻
第6章 第三个2小时——能动
我们应该有目的地最优化我们最宝贵的时间,我们也能够利用好这段价值感最低的时间。
惯例。
常规。
休息。
终于到了你处理邮件的好时候!
担心错过重要消息。
“我的工作安排都取决于邮箱中的信息。”如果收件箱的内容决定了你大部分的工作方向,若不及时查看邮箱,怎么能知道如何安排当天的工作呢?
你将学会养成在午餐后处理大部分邮件的新习惯。
1.少发送些邮件。
2.提高邮件质量。
幸运的是,你还可以重新“训练”那些人,让他们知道自己会在晚些时候收到你的回复。
邮件可能是你要在第三个2小时内处理的头等大事,但这绝不是唯一一件事。
学习和培训
存档和细化文档
自动操作
创建列表
完成基本工作。
释放大脑空间。
建立自律。
预防错误发生。
休息一下
即时贴士
没有低微的工作
试验六
实践一刻
第7章 第四个2小时——预应
这时候你可以回顾一下今天的工作,安排第二天的工作日程。
回顾。
反思。
准备。
许多人下班时可能都会自责于没能完成所有的工作。把这种压力带回家、带到床上,无疑会干扰睡眠质量。
只是采用一种更有价值的工作方式就会增加我们的幸福感,也会让我们感觉更积极、更有动力。
浏览事项清单和邮箱,以防紧急情况
准备好明日待办清单
为明天做好今天的事儿
我们常常认为我们要当天完成所有工作,但其实如果你能睡个好觉、换换脑子,第二天才是收官的最佳时间。
在周五下午计划接下来一周的工作。或者,你也可以在周日晚上做计划。无论怎样,不要等到周一早上再做决定。
那时你很有可能会被最新、最紧急的事情分心。
识别最重要的三项工作。
预估这些事要花费的时间。
不要陷入丹尼尔·卡尼曼和阿莫斯·特沃斯基所描述的“规划谬误”的陷阱。他们表示,当人们预想完成任务所需的时间时,会有些夸大其词。但糟糕的是,如果你留出90分钟处理只需40分钟就可以完成的事,你可能就浪费了你最宝贵的一部分时间。
安排好重要的事。
妥善处理星期五的工作,为接下来的一周做好准备。
即时贴士
为成功做好准备
试验七
后记 设置你的2小时时钟
请把时钟贴在桌子上,据此安排全天的工作,调整自己的工作状态,不给自己留遗憾。
唐娜·麦吉奥,可以让你的工作更高效。