告别气氛沉闷、效率低下的会议

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相信大多数管理者都会遇到会议气氛沉闷,效率低下的问题。究其根源,其实是管理者并没有注重或者充分激发团队各成员的创新思维,也没有充分鼓励他们表达自己的想法,想解决这个问题,头脑风暴是我比较推崇的方法,也是比较有效的方式。要知道,人类思维有其自身固有的局限,很难人为克服,而头脑风暴,恰恰对此进行弥补。


一)一个优质的头脑风暴会议应该遵守哪些原则呢?

1.对于意见不批评不深入讨论

比如某次会议的主题是讨论如何增强客户满意度,团队中有人提出了一个意见,另一个人开始争锋相对探讨这个意见为什么不适合?然而这两个人就开始顺着这个意见的方向走下去了,整个会议的方向就开始出现偏差,整个会场只能听到两个人的声音,火药味越来越浓,支持其他的会者心里会想,在这种场合提出自己的意见,要冒着被批评被指责的风险,不如将意见埋在心中,如果反驳的人事管理者,其他人更不敢发表不同意见,生怕被管理者当场驳斥,如此一来,自然无法收集到足够的意见和信息,也会极大降低团队的会议效率。

试想,当提建议的人的意见,被人驳斥时,其他人还能有心思提出新的意见吗?尤其是当反对者是管理者,是这种团队中的集体沉默就更加明显,大家都会在心中安安盘算,那就让他先说,咱们附和就可以了。

相反,如果每个人的意见都可以在一种平和的气氛中表达并得到团队其他成员的尊重和赞许,那么其他与会者也会乐于参与其中,贡献自己的智慧和创意。

管理者在组织头脑风暴时,应一颗宽容的心,容纳一切天马行空的想法,尊重所有成员的意见,很多表面看起来会被嗤之以鼻的想法,只要留给大家足够的时间去阐述,就会发现这些意见中的价值和意义。

2.不要急着否定

当有人在头脑风暴中提出某个具体想法时,可能会与其他人也表达表态,说这种方法之前尝试过,但因为某种原因,因为这个方法是不可行。

这种情况,相信各位管理者都会议中都遇到过,我的观点是:即使其他人确实尝试过这种想法,结果也确实不太成功,但我非常不是常这种当场否定的做法,当场否定其他人的意见,对于会气氛的破坏力显而易见,头脑风暴就起不到应有的作用,风暴最核心的部分是让团队各成员都能从中获得参与感,以便收集更多更好的想法,任何阻碍参与感的行为都不值得提倡。

通过头脑风暴来收集足够的意见,是改善企业管理的重要途径之一,但是现实环境中,很多企业的头脑风暴会议中总是充满了打断和争吵,最后几个小时时下来收集到一件也聊聊无数会议效率极低,因此,我们有必要对头脑风暴的流程梳理一下。

第一,要明确本次会议讨论的具体问题,问题越具体越详细越好

第二,先不要急于发言,每个人针对这个具体的问题,先构思,先想一下,把自己的想法记录下来,这个纪律的过程给了与会者独立思考的时间,有益于形成真正独特的思考。

第三,各自陈述,将自己的观点陈述出来,其他人只能表示肯定否定意见,暂时保留,暂时保留在别人陈中其他人有时间继续完善的方案。这样呈现出的解决方案数量最多。

这样才算一次成功的头脑风暴,而管理者需要做的便是维持好会议会场秩序,让每位与会者都有参与的机会。

需要注意的是,进行头脑风暴的人数不宜太多,一般不超过15个人,此外,最好请一位局外人参与进来,这样往往会给团队带来更加新鲜的视觉和方案。

二)正确、高效做会议决策——六顶思考帽

搜集到足够多的解决方案是头脑风暴的第一步,接下来就到了会议的决策环节。给大家提供一个"平行思维"的工具——六顶思考帽,是英国学者爱德华·德·博诺(Edward de Bono)博士开发的一种思维训练模式,或者说是一个全面思考问题的模型。

六顶思考帽,将人的思维分成六种角度,每种角度,用一种颜色的帽子来表示

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1.白色思考帽

白色是中立而客观的,戴上白色思考帽,需要将精力集中于客观的数据和事实。大家需要冷静的分析实际情况,正确评估事情的可行性,只说事实的时候,是用不到吵架的,这样数据收集部分很快就会完成。

2.绿色思考帽

绿色思考帽,寓意创造力和思想想象力。当与会成员都带上绿色思考帽时,需要用跳跃性的创造思维进行思考,为可能的风险因子和困难情况想出一些新的点子。

3.黄色思考帽

黄色思考帽代表价值与肯定,需要人们从正面考虑问题,表达乐观的满怀希望的的观点观点,当与会者戴上黄色思考帽时,应该用乐观积极性,思维方式说出项目的好处。管理者一定要让每个与会的成员都说出这件事的好处,特别是持反对意见的人,这种做法有助于管理者广泛收集关于事件好处的信息。

4.黑色思考帽

黑色思考帽要求人们运用否定,怀疑质疑的看法,符合逻辑的进行批判,尽情发表负面建议,找出逻辑上的错误。

当与会者都带上黑色思考,貌似则应考虑在项目的各个细节中可能存在的风险以及可能会遭遇的损失。

5.红色思考帽

红色是情感的色彩,红色思考帽,意味着人们可以表达自己的情绪,还可以表达直觉感受感受。当议会成员都戴上红色思考帽水,需要说出自己的直觉判断――这件事是否可行,不必阐述原因。

6.蓝色思考帽

蓝色思考帽,控制负责控制和调节思维过程,他负责控制各种思维帽的使用顺序,规划和管理整个思维过程,做出相应结论,换句话说,再会管理中,蓝色思考帽代表着指挥官和管理者,所有成员都必须听从他的指挥。

以上六顶思维帽,循环往复,团队就可能对这个项目将来带来的收获是利益以及所面临的风险和困难,有足够的认识,也会为这些困很多创业的想法,这是一种非常有效的决策方式。

三)何种方式进行排序?

对六顶思考帽理解的最大误区就是仅仅把思维分成六个不同颜色,对六顶思考帽的应用关键在于使用者用何种方式去排列帽子的顺序,也就是组织思考的流程。

应用流程

下面是一个六顶思考帽在会议中的典型的应用步骤:

1、陈述问题(白帽);

2、提出解决问题的方案(绿帽);

3、评估该方案的优点(黄帽);

4、列举该方案的缺点(黑帽);

5、对该方案进行直觉判断(红帽);

6、总结陈述,做出决策(蓝帽)。

运用六顶帽思维决策模式,团队成员不再局限于某种单一思维模式,而是思考帽代替的是角色,是一种是一种是而不是扮演者本人,六顶思考帽所代表的16种思维角色几乎覆盖集体思维的整个过程,有助于团队管理者做出正确的决策。

希望通过两大原则及一个思维工具的学习,加上刻意训练,打造活跃、高效的会议。


以上为《可复制的领导力》读书笔记

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