给客户打电话，电话接通了，却忽然意识到不知道该如何称呼对方；
打电话寻求反馈的过程中，忽然间想不起来还有什么要问的了，语气变得磕磕巴巴、对话显得断断续续；
电话挂断后，才想起来有个要点忘记提了，然后再非常尴尬地一边道歉一边打第二遍电话；
打完电话后，忽然间想不起来客户准确的语言表述了，又不好意思再打第二遍电话，硬着头皮凭借自己的记忆力来处理接下来的工作；
……
作为一个普通的打工人，无论是作为甲方还是乙方，老板还是普通职工，都需要与人沟通、协调，打电话作为沟通交流的有效工具之一，可以迅速获得反馈、快速推进工作，在我们的日常沟通中占了极大的比重。但是对于打电话这一过程，如果没有做好准备工作，很容易产生如上所述的各种尴尬局面。那么，我们该如何优雅地做好电话沟通工作呢？在这里，我分享一些个人的使用心得，给大家作参考。
1. 挑对时间
如果事情不是十万火急，我们最好挑对方的上班时间进行电话沟通，尽量不在午休、下班后、周末等时间叨扰对方。
此外，如果通话对象的级别非常高，我们感觉直接打电话过去可能有些唐突，那可以提前发个消息，确定对方可进行通话的时间，再打过去，以免打扰对方的正常安排。
2. 想好称呼
针对不同的通话对象，我们需要提前想好怎么称呼对方，一个妥切的称呼语会给人留下一个不错的第一印象。常用的称呼语包括XX哥/姐”，“XX女士/先生”，“XX总/经理”,“XX老师”，“XX工/师傅”等等。
3. 构思开场白
我们需要构思一个开场白，使得对话的展开不至于太突兀或者生硬，直接告诉别人干什么干什么显得太颐指气使。我常用的开场白是，“XX老师，您好，我是XX部门的XX，XX项目的负责人，有个关于XX方面的事情想和您请教一下，请问您有时间么？”
4. 提前罗列问题清单
为了防止遗漏要点，我们需要提前准备好问题清单，一个问题一个问题地问，问完一个，做个标记，继续问下一个。
5. 随手记录
针对对方的回答，我们需要做好记录，所以提前准备好纸和笔就比较重要了。当然了，如果只是简单的问个信息，那我们可以在打完电话后的第一时间将信息记录在诸如锤子便签之类的软件上，防止遗忘。此处可参考我之前写的一篇文章《如何拥有一个好记性——随手记录》。
6. 注意停顿
滔滔不绝地只顾着陈述自己的需求是非常以自我为中心的一种表现，显得太不走心，我们要给对方留下反应的时间。
比如说，我们说完了开场白以后，最好等个几秒钟，待对方反应过来以后，比如对方说了“哦，你好你好”、“有时间，请讲”之类的语言，我们再继续提问题。
再比如，当对话快要结束时，我们说完，“真是麻烦您了”、“感谢您的帮助，再见”之类的话，然后直接挂断电话，那对方应该也很难体会到我们的真心感谢。所以我们要注意停顿，给对方反应的时间，然后再耐心地继续说。
特别地，说完再见后，我们最好等3秒钟再挂电话，千万不要直接说完再见后马上挂断电话；更不能连再见都不说，直接就挂电话，这会给对方留下自己不礼貌的印象。
7. 笑着打电话
人是很难一边笑一边说出负面的语言的，如果我们先笑起来，我们会更有可能自信、自如、愉快地与对方开展对话，事情也会比想象得顺利很多。
8. 解释一句
面对一个未接电话，有的人会马上打回去，也有的人会觉得如果对方很着急，还会把电话打过来的，我等着就行。所以，为了提高工作推进的效率，如果对方没有接电话，我们可以给对方发个消息，阐述一下打电话的原因，希望TA人在方便的时候回个电话。特别地，给工作联系不是很频繁的同事发短信的时候，开头可以加个自我介绍，或者在末尾加上自己的姓名。
9. 整理抄送
对于重要的电话，我们可以在打完电话后24小时内将内容整理出来，通过电子邮件或者其他方式发给对方，请对方确认或者查阅。
以上是我个人在打电话方面的一些心得，如果您有别的好建议，欢迎在评论区留言哦。
