番茄工作法的工具：一支笔，一个定时器、三张白纸。
第一张纸用于写“今日待办”。填写日期、名字，列出打算在今天进行的活动。这张表每天更新。第二张纸用于记录“活动清单”。填写名字和最近要进行的活动。随想随填不用排序。这一张活动清单可以用很多天。增加新的活动，完成的划掉。
第三张纸用于“记录”。记录所采样的流程指标，一边对流程进行改进。同一张记录表格也可以用很多天用来比较每天的跟踪记录。
“现在就做”是一个很好的原则。可以减少不得不做的工作数量。
使用番茄工作法，在二十五分钟的工作结束的时候，打个好评。获得直接和立即的反馈，可以避免一项工作，再历时几天或几周之后，使我们难以得到直接和及时的反馈，再整件事情完成之前看不出成败。或者有可能到期限的最后几天，产生焦虑。所以给自己直接和立即的反馈，在每一个二十五分钟的工作结束之后。是非常有必要的。
使用番茄工作法，在二十五分钟的工作结束的时候，打个好评。获得直接和立即的反馈，可以避免一项工作，再历时几天或几周之后，使我们难以得到直接和及时的反馈，再整件事情完成之前看不出成败。或者有可能到期限的最后几天，产生焦虑。所以给自己直接和立即的反馈，在每一个二十五分钟的工作结束之后。是非常有必要的。
关于休息。
当定时器走到二十五分钟响铃，说明你已经完成了一个番茄钟。就可以在“待办事项”表格的相应活动旁画一个叉，然后可以休息一下。休息时间为三到五分钟，放下工作分身出来喝点水，想一想，晚上吃啥。至少离开办公桌一两步。消除一下对之前工作的思考，也可以做一些对肩背有益的运动。休息之后才决定是继续进行同一项活动呢，还是切换到另一项。
休息的时候不要思考上一个番茄钟，也不要思考下一个番茄钟，不要打重要电话，不要写重要的电子邮件。让大脑充分吸收过去这二十五分钟的脑力激荡。我们不能让压力系统一直工作，我们必须借助心智的休闲来进行调节。如果有长期的精神紧张，那就会导致工作记忆能力和集中力下降，人会变得敏感，易怒，焦虑。
阶段性的休息。
在每隔二十五分钟的常规休息之外，番茄工作法还需要安排时间更长的阶段性休息。每三四次番茄钟为一组。四个番茄钟后进行阶段性休息，时长十五到三十分钟。可以用这段时间清理一下办公桌，煮一杯咖啡，到喜欢的社交网站看一看，甚至可以浏览一下电子邮件，但是不要写回信。
空闲的时间会对大脑工作提供燃料。不要为了完成活动，在响铃之后再多花五分钟时间继续工作，这样反而会减慢下一个番茄钟的进度。
如果日程计划需要修改，头脑应处于全局观状态，而不是心流状态。
心流是一种精神状态，它的特点是明确的目标集中和专注的自我意识消失。时间感扭曲，直接和及时的反馈，能力水平与面对挑战的平衡，以及个人控制感，工作本身的内在奖励行为与认知的合一。
心流是一种创造性的状态。如果保持心流的状态效率，不就提高了吗？不是！心流状态缺乏全局观念。创造力和统筹力难以并存。时不时的我们需要纵览全局进行。战略决策部署行动，以便在下一个心流期间能够全身心投入这项活动中。
换上战略眼光观察全局之后再调整自己，回到心流状态中，以这种节奏进行工作。
