2021年初,离开媒体跳槽到企业前,我专门追了日剧《我,准时下班》,特别羡慕和认可女主对工作和生活的态度:通过高效时间管理完成任务,不为了加班而加班,不参加没必要的应酬,真正让自己上班属于公司,下班属于自己。
但最近换了新岗位,事务更多,行业也更陌生,绩效考核有变化,还要管理团队,所以我重新翻开了这本《单核工作法图解》,希望能提升效率,尽量不加班。但绝不是职场老油条的大言不惭,当我遇到紧急事务,该加的班依然会主动承担。
目前我实践了两周,基本能如期完成事项,工作专注度有提升,逐渐依赖该工作方法,但也存在一些问题,如不能按时休息,导致因头脑疲倦效率逐渐下降;不可支配时间对计划的影响;中途被打断问题的不可避免等,还要继续练习,让其与个人更吻合。
这本书作者staffan也写了《番茄工作法图解》,作者相信遵循脑研究,效率和专注都是可训练习得的技术。这本书被认为可以解决大多数工作中遇到的问题,比如:
被不断打断,无法拥有足够的可支配时间怎么办?
兼顾多个任务,不断切换头脑昏沉怎么办?
总是没办法专注怎么办?
面对一项任务不知从何下手怎么办?
(ps:如果你们公司有加班文化,完成工作也不准走,本文内容可略过)
单核工作法是什么?
单核工作法其实是番茄工作法的升级版,强调的是在每个番茄钟做当前最重要的一件事。
番茄工作法是每25分钟为一个番茄钟,每一个番茄钟休息3-5分钟,每4个番茄钟休息15-30分钟。
当你开始使用单核工作法时,你需要列出最重要的5件任务。同时一旦新增1个任务时,就要划掉一个原有任务,保证最多只有5件。
其次,设置不少于25分钟的单核工作时段,从5件事中选出最重要的一件开始。
第三,在单核时间段内保持专注。
第四,当单位时间结束后,让大脑休息几分钟,注意玩手机时大脑并不会获得休息。
第五,回到全局时段,启动“拉金时间”:问自己此时最重要的事情是什么?还是上一个未完成任务吗?或者已经有其他更重要的任务?然后继续完成该任务,或者切换新任务。
第六,继续在单位时间保持专注,重复上述做法。
单核工作法的依据是什么?
知其然更要知其所以然。
1.服务生效应。
心理学家布鲁玛·蔡加尼可在20世纪20年代曾发现,在客人还未结账的情况下,服务生总是能记得他们都点了什么菜;但当客人付款后,服务生很快就会忘记账单内容。
布鲁玛再次通过实验得到结论:未完成的任务更容易被记住,已经开始的任务会无条件占据我们每天的所思所想,直到被完成。所以当我们在清单上列出这项工作,它就已经成为未完成事项。
2.二八法则。
为什么只能列5项任务?投资家沃伦巴菲特曾经指导他的飞机师写下职业生涯的25大目标,然后又让飞机师选出其中最重要的5条,其余的20条归入“不惜一切代价避免”的一列。
先做5项,再做剩下的20项不行吗?不可以,因为接下来可能还有更重要的五项。所以绝不能容后再做,而是当下就丢弃,因为它的优先级不够高。
往往只有所有事项中的20%,会对于我们产生重要影响,集中注意力做好关键的最少数。消减待办事务,放弃不重要的事情,会让你表现得更为出色。
3.多任务切换会消耗能量。
你一定有过这种体验:当你认真做某事,然后被不断打断、安排进零碎工作,你开始逐渐没办法专注,并有些烦躁了……
这是因为:第一,每一次的任务切换,你都需要时间进入新任务。第二,想象你如同一台电脑不断清空记忆、加载新任务,你会如同电脑宕机一样,更容易出错。第三,多任务切换会增加大脑“压力荷尔蒙”皮质醇的水平,可能会导致攻击和冲动行为。
同时,这种切换需要大脑的含氧葡萄糖,消耗我们的能量,让我们难以坚持下去。回忆一下,当某一天我们感觉特别疲倦的时候,是不是当天完成的各种任务特别多,我们处于不断切换中。
4.注意力是有期限的。
科学研究,注意力能高度集中的时间是有限的,如果长时间不停歇,我们的思维就会开始游走,所以单核工作法强调周期性休息。
有时我写稿时,刚开始下笔如有神,连续两三个小时后,就觉得在挤句子。此时如果有件事让我彻底转移注意力,可能就几分钟,当我回到座位上就能再次进入心流状态。往往越是需要创造性的工作,越是自由,如作家、画家、音乐家等,也是一种佐证。
当间隔休息的时候,一定要断开和工作的链接,让大脑彻底放松。我作为普通打工族,为避免被认为是摸鱼,我一般会做眼保健操,或去上隔层的卫生间,或站起泡杯茶。
5.变化无时不在。
在快节奏的今天,我们的工作随时都会面对各种各样的变化,所以要从单核时间切换到全局时间,确保有限的精力正被用在最重要的事情上。所谓低头做事,更要抬头看天,确保自己始终走在正确的路上。
如何确定优先级?
单核工作法最重要的是“取舍”——以什么为优先级原则,来找到当下最重要的事。
7年前,我刚工作时接触到“重要紧急象限”,感觉惊为天人,把生活工作一下捋顺溜了。
很多人对此有误区,只在工作中进行事务优先级排序,但现代人的生活和工作已无法完全隔离,这样只会把生活的时间挤兑到极限,把生活搞得一团糟,无法照顾好自己继而又影响工作。我们努力工作是为了更好地生活,一定要把生活和工作进行通盘考虑。
判断重要性的因素因人而异。对我而言,重要的事情可能主要关乎:亲密圈(包括家人和朋友)身体病痛之事及重要时刻,个人人生目标及阶段目标、分管及直属领导下达任务、个人kpi等(顺序和重要程度无关,根据情况动态调整)。
判断紧急度的依据,主要是截止日期和完成任务所需花费时间。
重要的任务,永远要优先做。不要让自己成为急事的奴隶。将重要的事情提前规划在日程表中,即使它距离截止日期还有很远。
我的工作年度考核中,要求整理近五年的报道合集。这无疑是大工程,我没那么多的一次性可支配时间,每日还有更重要的机动事项。
所以我计划:每两个月完成一本,每周大概会安排3天,每次花费1-2个番茄钟的时间来完成。这样可确保提前两个月完成,预留足够修改时间。
如果一件重要且紧急的事突然“从天而降”,可试图降低完成要求,使其更有可操作性。比如当记者时,如果下午接到临时性选题,需要做一个正版3500字左右的报道。那么预留给我找到关键人、采访和写稿的时间可能只剩下不足8小时。那么我会降低报道要求:来不及找直接关系人,可换成有间接关系的人;来不及去更多现场探访,可利用过往采访素材或资料,辅以电话采访;不过分追求稿件的广度和深度等。在无法推迟的时间面前,速度优于完美。
如果你的任务不能够降低标准,也不能延长时间,可以尝试提出借助团体的力量。总之,要在找一个更具可操行性的完成方法。
尽量避免为了自我安慰或不得罪某人,去做一项可有可无的事情。一周前,我放弃了已坚持231天的背单词。我曾多次计划学英语,因为我的英语成绩太弱,曾带给我强烈耻辱感,让我总试图证明自己。但事实是,我可能真没有外语天赋,也缺乏学外语的强烈动机。自从我无法坐地铁只能开车上下班,我失去了习惯性背英语时间。我开始将这件事拖到睡前,敷衍地匆匆完成。
现在放弃背单词后,我将这个时间段留给阅读或与家人聊天,我睡前的幸福感极大提升,也不再因不想背单词而故意熬夜。
坚持一件事但没有进展,往往是徒劳无功的,不如勇敢“叫停”,做好关键任务。
祝我们都能享受工作。下一篇我将继续分享这本《单核工作法图解》,主要从三点:
如何在单核时间内保持专注?
如何让自己想要主动完成任务,而不是拖延和勉强?
如何让自己更有精力?
如果让你写出下周要做的5件事,你会写什么?写下来意味着你更有可能高效完成这件事哦。欢迎留言呀
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