三、工作整理：不想累死自己，就要学会把工作变简单
（一）不想累死自己，就要学会把工作变简单
技巧1：说重点、讲结论，选时机。
技巧2：坏消息，越坏越要提早汇报。
（二）漂亮的书面报告是怎样炼成的
技巧1：一目了然的标题。
技巧2：从结论开始写。
技巧3：以条例的方式说明理由。
技巧4：说明背景，补充数据、图片或图表。
（三）会议，会议，开不完的会议
如果会议无法得出结论、做出决定，又或者决定后不能切实实行，那么无论花上几个小时开会讨论都没有意义。
（四）别小看“反复做”的力量
工作中，“重复做”也会让你爆发出惊人的力量，尤其是在遇到困难的工作时。把困难的工作分解，一次只做一部分，重复做，再困难的工作也能完成。
（五）靠谱的工作计划
通常来说，倘若你的工作不那么顺畅，多半遇到了“天敌”——勉强、浪费、乱来、不完善、遗漏、错误。
“勉强”会形成恶性压力，让效率不增反减；“浪费”会增加时间、精力的投入，造成浪费；“乱来”与“不完善”是有勇无谋的举动，绝对成不了气候；“遗漏”和“错误”不但让你做白工，更可能直接导致你的工作任务失败，需要付出无法想象的努力才能弥补，甚至无法弥补。
对于上表中的问题，如果你的很多答案都是肯定的，那么你就需要重新思考你的计划了。你的现有工作计划很可能不靠谱，你需要重新做一份靠谱的工作计划。
所谓靠谱的“工作计划”，简单地说包括两部分——“流程”和“截止期限”。流程，是在一定时间交出成果的方法以及工作顺序。而流程中的所有工作都必须在几小时或几天内完成，都有个“截止期限”。流程与截止期限密不可分。
工作能力强的人会先思考清楚：什么时候开始，什么时候结束。这两个问题能够帮助我们明确“截止期限”。接着再决定：用什么方法做，和谁一起做，照什么顺序做。这三个问题能够帮助我们明确“流程”。
需要注意的是，在估计“什么时候开始”“什么时候结束”时，最好能多估计2成左右的时间。
“buffer”这个单词的意思是“缓冲器、缓冲区”，就像电脑有暂存空间一样，为了在紧要关头能够游刃有余、应付自如，在工作上我们也必须为自己预留缓冲时间。
（六）如何妥善处理工作行程冲突
通常来说，当重要工作和紧急工作同时出现时，应该优先处理重要工作。
方法1：思考是否能两者兼备。
方法2：先完成重要工作，再处理紧急工作。
方法3：向领导或者交付工作给你的人确认，与之商量。
需要注意的是，紧要关头时，即使重要工作也要暂时放下。
（七）挑挑拣拣，管理你的工作行程
所谓列表，就是把你手头上的工作全部列出来，之后，按工作的重要程度重新排序。
方法1：根据自己的职位决定哪些事先做，哪些事后做。
方法2：与任务无关的行政工作，留到闲暇时再做
方法3：活用便利贴，轻松管理工作日程。
便利贴能够带来莫大的帮助。只要将待办事项分别写在便利贴上，再贴在办公桌上即可。就算先后顺序有变动，只要配合情况调整便利贴的顺序就好了，非常轻松。
便利贴能够带来莫大的帮助。只要将待办事项分别写在便利贴上，再贴在办公桌上即可。就算先后顺序有变动，只要配合情况调整便利贴的顺序就好了，非常轻松。
（八）重要工作从事前商议开始
事前商议是一种非常重要的工作管理方法，能够帮助我们更加顺利、更有效率地进行重要工作。
（九）复杂东西简单化，简单东西要量化
工作能力强的人通常会将具体时间、完成数量、达到什么质量要求等贯穿在工作的过程中。
用力做事只是把事情做对，而用心做事才能把事情做好。
（十）早早开始，使工作变简单的真谛
方法1：起床后，立刻冲个热水澡。
方法2：吃饭时“一心多用”，快速进入状态。
方法3：不要让杂事占用了你宝贵的晨起时间。
针对这种情况，首先，你可以事先决定穿着——从衬衣、西裤、皮鞋到领带、袜子、胸针等都要一一准备好。你可以提前准备好一周的穿着，也可以在头天晚上睡觉前准备好。
其次，你应该选择夹层较多的公文包，把名片夹、记事本、便利贴、笔、手表、钥匙、皮夹、交通卡等都分门别类地放进公文包里，每样东西都有自己应该待的地方，需要时就到公文包里相应的地方去取就可以了，非常方便。
（十一）集中处理琐事
人就是这样，往往忽视要达成的目标或者忘记要达到的预期效果，而把精力全部集中在随时发生的事情或活动上，遇到什么事情就去处理什么事情。终日忙忙碌碌而漫无目的，渐渐形成了自己不良的生活习惯。被琐事牵着鼻子走，让人趋于活动型而不是效果型。
不是去支配工作，而是被工作所左右；把动机误作成就，把活动误作成果。这样自然就大大降低了工作效率。为了避免这种情况发生，要学会将各种随机的或是固定的小事件放到一起集中处理。
英国哲学家罗素说：“假使人们在决定一些琐事上不浪费太多的时间，那么他们一定能完成更多的事情。人们往往因为拼命想把每一件小事都做得完美无瑕，而在大事上一事无成。”
对于一些无关紧要的生活小事，最快的决定就是最好的决定，应该把宝贵的时间用在最值得花费的地方。所以，我们在处理琐碎小事的时候，一定要尽快将其归类，待到合适的时间再一并处理，而不要遇见一件就去处理一件，将大好的时间无端浪费掉。
那么，如何才能够更好地将琐事集中起来处理，使得自己的工作更加高效呢？
①快刀斩乱麻。遇到琐碎小事要立刻确定它的价值以及合适的处理时间，不要磨磨蹭蹭，浪费时间。
②一定要按照事情的轻重缓急来做事。琐碎小事并不一定就是没有任何价值的无聊之事，若遇到重要的小事，也要在第一时间去处理。
③不要吹毛求疵。很多时候，这些琐碎小事并没有太大的价值和意义，所以不要花费大量时间在上面，力求做到完美，那样只是在浪费时间。
④即使是小事，若是固定的，也要写进日程表或计划表。
⑤不要把时间浪费在胡思乱想上，而要立即行动。
⑥磨刀不误砍柴工，处理前一定要明确方法。
⑦杜绝无意义的电话。
⑧如果会议时间过长，适当做些事情，不要把时间浪费在冗长而无意义的会议上。
⑨注重结果并不意味着花费大量时间。
⑩认真工作，尽量不要返工。
（十二）警惕！别被邮件绊住了脚
选择适当的时间处理邮件，就不会随时被打断工作思路，就能将主要精力放在重要工作上，不至于“捡了芝麻，丢了西瓜”。具体地说，每天下班或者午休开始之前处理电子邮件都不错 。
邮件里所包含的信息即使重要，也不一定是最紧急的，完全没有必要。时时刻刻惦记着回复与查收邮件。很多邮件可能跟你并没有直接关系，你实在不必把时间浪费在这上面。
那么，如何才能更好地处理电子邮件，提高工作效率呢？
①要快速弄清楚电子邮件所表达的意思和包含的重要信息。
②不适合用电子邮件讨论的事宜，要学会采取更有效的方法。
③采用更好的沟通平台进行讨论。
④适当过滤垃圾邮件。
⑤弄清楚该邮件与自己的关系——直接还是间接，有关还是无关，进而采取恰当的措施，和自己没有直接关系或是不明其意的邮件直接忽略。
⑥对方希望自己做什么或是希望对方做什么，一定要表达得清晰明了。
⑦需要领导来决策的邮件立刻转发，并通过有效的方式来提醒领导。
⑧创建良好的文字结构。
⑨有效编辑邮件，给人清爽的感觉。
⑩有效跟进。
（十三）总结工作经验，找出做事窍门
如果不对一天的工作进行工作总结，也许你总是很忙，但是在忙什么、困难在哪里、如何改进、哪些是不必要的事情、哪些经验教训是可以汲取的，我们都无法有一个清醒的认识，简单的机械劳动基本上无法提高工作效率。
善于思考、常做总结可以使我们全面、系统地了解以往的工作情况，正确认识以往工作中的缺点，明确下一步工作的方向，这样会少走弯路、少犯错误、提高工作效益，使零星的、肤浅的、表面的感性认识上升到全面的、系统的、本质的理性认识上来。寻找出工作和事物发展的规律，然后掌握并运用这些规律，就可以提高领导的管理水平，培养出更多理论与实践相结合、具备工作能力的干部。那么，如何做好工作总结、提高工作效率呢？
①要善于抓住重点，所谓重点就是工作中取得的主要经验或发现的主要问题，抑或探索出来的客观规律。
②重视调查研究，熟悉实际情况。
③总结经验是提高自己的重要方法。任何单位或个人在开展工作时都有自己的一套不同于别人的方法，经验体会也各有不同。写总结时，在充分占有材料的基础上，要认真分析、比较、突出重点，不要停留在一般化上。
④热爱本职工作，熟悉岗位任务。
⑤经验体会是从实际工作中，也就是从大量事实材料中提炼出来的，一旦形成，又要选择必要的材料予以说明，这样经验体会才能具有实用价值。
⑥坚持实事求是的原则，自己的经验总结，日后也是自己要用的。
⑦总结的文字要做到判断明确，就必须用词准确、用例确凿、结论不含糊。简明则是要求在阐述观点时，做到概括与具体相结合，切忌笼统、累赘，做到文字朴实，简洁明了。
⑧重点在出经验、找规律，方便以后使用。
有人说过：要想总结写得好，必须总结做得好；要想总结做得好，必须工作做得好。这应该是写总结的经验之谈。好的总结是在做好工作的基础上写出来的。
每天的小结将是筑起你成功堡垒的一块块砖头，日积月累、高效有序的工作状态将会让你轻松自在。
