如何组织一场高效的语音会议

分享我在班训营的一段成长经历 —— 关于如何组织高效的语音会议。以下为分享内容,共分为三部分,分别是:值得一试、会议流程、身份定位。

1. 值得一试

分享:我们班训营Day5的作业是,报名闭学分享策划会议主持人。看到程君班长在群里发的通知后,我犹豫了很久,主要是担心自己能力是否足够?能否主持好这次的策划会?最后我说服了自己 —— 不试一试,怎么知道能不能行呢?于是在报名截止前一分钟,向维英班长提交了申请材料。非常惊喜,竟然申请成功了。

总结:当一个我想把握的机会出现在面前的时候,一定要放心大胆的去尝试,无论结果怎样,试过了就是对自己最好的鼓励和肯定。

提升:下次不要犹豫那么久,直接想办法提升成功率。


2. 会议流程

分享:Day5的作业要求中有写,会议通知要包括:会议时间,流程,主题,计划用时。 于是我按照这个要求写了一份会议通知,我一开始以为这样的会议流程就足够了。但是在我请程君班长指点的时候,他再次提到了会议流程,于是我明白了,自己之前写的会议流程不合格。于是我又写了一份新的会议流程,这次我有在脑袋中预演开会时怎样讨论更流畅?怎样更利于会议结果的达成?完成后的效果,也就是大家看到的会前通知。但是在实际开会的过程中,仍然遇到了问题:①讨论主题不明确,既耗时又费力;②主持的主线不明确,没有带动大家朝同一个方向发力,投入产出比低。

总结:对会议流程理解的不到位,大概是写了一个「假的会议流程」。

提升:参考大公司的会议流程,重新来写。如下:

班训营第4组闭学分享策划会

会议须知

一、会议时间及形式

时间:2017年8月30日,6:00 -7:00

形式:班训营第4组微信群内,语音会议

二、班训营第4组闭学分享策划会会议议程

详见链接

三、参会人员

程君班长,陶维英班长,班训营第4组全体成员

四、会议要求

(一)请全体参会人员,于会前阅读现有策划方案,并给出建设性的意见或建议;

(二)请全体参会人员,针对上述表格中会议内容3和4,提前准备好自己的方案陈述词(每项限时1.5分钟);

(三)本次进行线上语音会议,请提前安排好参会时间和环境。


3. 身份定位

分享:我最开始对这个主持人的定位是:服务+辅助,保证顺畅的把整个流程串下来就好,但是,开完会发现,我的定位找错了。这个分享策划会的主持人更合适的定位可能是:组织+领导。因此,完全跑偏了,导致领导力为负分。。

总结:不认真思考,是要承担更大的后果的。这也是程君班长说的「欠缺全局者角度」的一个重要原因。

提升:1)不拖延,遇事马上去处理,错了还有回旋的余地。要懂得借力。2)第一组的经验非常值得借鉴:几人提前拟写会议方案 - 私信每位战友初步方案 - 所有参会人员提出建议 - 最终确定最终方案。

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