2、称呼与问候
（1）恰当称呼收件者，在多个收件人的情况下可称呼“大家”。
（2）如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；不清楚职务的按通常的“x先生”、“x女士”称呼，但要把性别先搞清楚。
（3）称呼全名是不礼貌的，但两个字的名字除外，一般不用一个字作称呼。
（4）称呼后要有问候语：您好。但“您们好”为不规范词汇，可以改用“大家好”。“好”字后面可用冒号，如“刘经理，您好：（换行）”。
（5）如果是上级发给下级的邮件，可以不加您好，突出严肃、权威性。例如要求门店必须执行的任务，可直接使用：
各门店：
（下面是正文）
3、正文
（1）正文要简明扼要，行文通顺。若具体内容确实很多，正文只作摘要介绍，然后单独写文件作为附件进行详细描述。
（2）正文多用简单词汇和短句，不要出现让人晦涩难懂的语句。
（3）注意语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不快。
（4）尊重对方，“请、谢谢、麻烦”之类的语句要经常出现。
（5）电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观，每年都会有很多人，因为发送不恰当的邮件而丢掉工作，心绪难平时不要发邮件。
（6）正文多用1234之类的列表，保持每个段落简短，人们一般没时间仔细查看未分段的长篇大论。
（7）清注意使用标点符号，且尽量不用叹号。
（8）一次邮件交待完全部信息。不要过两分钟之后再发一封 “补充”或者“更正”之类的邮件，实有必要，请标注“以此为准”字样。
（9）尽可能避免错别字，在邮件发送之前，务必仔细阅读一遍.
（10）合理提示重要信息。不要动不动就用粗体、斜体、颜色、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。
（11）合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。
（12）不要过多使用“：)”之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻，只可用在某些你确实需要强调出一定轻松气氛的场合。
（13）选择便于阅度的字号和字体。中文用宋体或新宋体，字号用五号或10号字即可。
（14）不用背景信纸，特别是对公邮件。
（15）需要及时回复的邮件可提出要求，如周五中午12点前回复。
4、附件
（1）如果邮件带有附件，应在正文里提示收件人查看。
（2）正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。
（3）附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
（4）如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，或提供两种格式（比如Visio格式的文件，可以另存一个PDF版本）。
（5）附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才能看懂的文件名，示例：水西汽配分公司订货规范V1.0 20200203（适用于规章制度）。对于有多个版本的，可加版本号，如水西汽配2019年1季度销售数据分析V1.1 20190405，这样，自己不会弄混文件。
