如何在1分钟内把事情说明白?—晨星读《开口就能说重点》

《开口就能说重点》是日本著名的沟通大师斋藤孝关于沟通的又一本畅销书。在日常工作中,我们自己常会意识到在跟人交流的时候,往往说了半天也说不到事情的重点上去,但在实际说话的时候就是跳不出来这个怪圈。很多时候,怀才不遇的最大原因不是没钱没背景,而是因为沉默寡言或者废话连篇。如何改变以上种种沟通、表达的困境,有没有可以直接拿来用的技巧呢?这本书就是教我们“如何在最短的时间,把最重要的事情说明白”。

1.一个最简单的训练方法,就是能让你在一分钟内讲出关键句的一分钟训练法。这个方法只需要两个简单的辅助工具,一个是三色圆珠笔,一个是秒表。

我们先来进行一个实验,先准备一个一分钟的主题讲话,需要3到5分钟的准备时间。首先拿起三色圆珠笔,用红色笔写下这个主题讲话的关键字,用蓝色笔对必须要说的内容进行标注,绿色则标注你觉得有趣的部分。同时,做一个结构性的时间分配,1分钟可以分为3个20秒,或者4个15秒,分别讲述不同的部分。

接下来,就是主题讲话环节,拿出秒表进行精确计时,等一轮讲完,大家进行投票,选出自己认为讲得最好的那个人,反复进行几轮比赛之后,票数差距会慢慢拉大,当进行五六轮之后,就很容易看出谁是一分钟讲话讲得最好的人了。我们从中能够更清晰地了解到,什么是大家公认的有趣的、重要的内容,什么是大家觉得无聊、不喜欢的内容。这个训练法,不仅能提高我们的表达能力,还能提升我们提炼内容和组织语言的能力,甚至是客观认识自己的能力。

一分钟训练法不仅适合集体或者团队进行练习,也适用于一个人的时候进行训练,这就需要用自言自语的方式来进行了,你可以拿一篇最近读过的文章进行概括练习,利用手机的录音功能,方便自己回顾检查。在回听录音时,我们更容易清晰客观地发现自己的问题。

在操作一分钟训练法时,一要严格计时,二是一定要发出声音进行练习,三是对录音进行针对性、有意识的改正。在坚持一段时间这样的练习后,你将会成为“一分钟表达”的高手。

2.万能的河流沟通模式。什么叫做河流模式呢?就是假如你和另一个人分别在一条小河的两岸,为了让对方从对岸抵达你这边,你就需要在这条小河里放几块垫脚石,以方便对方能够顺利地走过这条河。我们可以把上面这个场景想象成你和听众之间进行交流的情景。把河流理解成你和对方之间的知识隔阂,而垫脚石,就是可以让对方和你顺利建立起沟通的知识基础。

放置垫脚石的重要性就不言而喻了,因为即使你开口说的就是重点,但若是没能让对方理解,那也就是没有建立起沟通,你说的内容再关键,也是没有意义的。河流模式要做的,就是这方面的训练。那我们该如何放置垫脚石呢?

首先,把你所面对的这条河流画出来,也就是你和对方建立沟通前需要跨越的知识隔阂。然后把垫脚石也清楚地标记在河流之中,再把垫脚石的内容填入图形中。这么做最大的好处是能激活大脑,我们的大脑往往对视觉化的内容反应更清晰,而按顺序填入垫脚石的内容,就能很清晰地表现出:“只有走到这里,才能到达那里”,同时大脑也会不断地进行“只要走这一步,就会变成这样”的逻辑思考,所以,不断进行这样的操作练习,会把河流模式培养成我们的一个思维习惯,从一定程度上来说,河流模式是一个万能的沟通技巧。

在开始正式的沟通之前,利用适当的铺垫,消除双方之间的知识隔阂,让听众和讲话者站在同一个知识高度,才能为后面的沟通打下良好的基础。

3.具体场景下如何实际应用?

第一个场景是提问。我们在上课、听讲座或者开会的时候,往往都有一个提问环节。每到这个环节,我们总觉得自己似懂非懂,但又不知道该提什么问题。这其实就是提问的能力不足,而提问能力是可以通过练习来培养的。最有效的方式,就是记笔记,在对方讲的时候,尽可能简单地以自己能够看懂的方式来记录,当遇到不懂或有疑问的地方,做上标注,这样一来,在提问的时候,你的问题才会清晰明确。同时还要事先给问题排定优先顺序,缩小范围。这样才能在有限的时间内问出最有价值的问题。

第二个场景是商量。这里不是为了让你在别人找你商量的时候提出好建议,而是为了提升你找人商量的技巧,快速有效地达到商谈的目的。我们可用一种“构图式沟通”法,方法很简单,你和另外一个人一组,然后假设要商量某件事,而且要在1分钟内说清楚。具体做的时候可以用一张纸、一支笔做道具。你们两个人要坐在桌子的同一侧,也就是并排而坐,绝对不要面对面坐。这样做是一种心理暗示,两人挨着坐,在交流之前,心灵上就建立了一种依赖和默契。在两人中间放一张纸,你们可以一边说一边把内容写在纸上。这种训练达到一定程度,在对我们提升沟通效率方面的帮助会非常大,很可能原本十分迷茫的问题,在讨论中就很容易解决了。

第三个场景是道歉。很多时候我们会因为不会道歉而让事情变得更糟糕。其实无论是在我们工作还是生活中,道歉出现的几率非常多。书中具体总结了以下道歉原则:

第一, 一开始就树立起“明确道歉”的态度,无论发生什么事情,都要先道歉,接下来再说明情况。

第二,在说明状况的时候,也需要技巧。不管事实如何,都要避免说:“因为你怎么怎么,我才会怎么怎么”,这样等于是把自己犯错误的前提归结于对方的行为,而只要说明那个造成误会的最小的火苗,也就是出错的分歧点即可。

第三,在商务交涉时或涉及利益的情况下,则要特别注意道歉的方式。具体问题具体分析,是否需要在开始的一分钟就道歉,要取决于你对自己与对方关系的把握。

晨星写于2021年4月18日晚

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