很多知名企业都将它当作内部员工培训用书,里面有很多练习一分钟就能说出重点的行之有效的训练方法,值得一试。
一、在一分钟内讲出关键句的一分钟训练法
这个方法需要准备两个简单的辅助工具:三色圆珠笔,和秒表。
假设主题是“你最向往的生活”,然后给3到5分钟的准备时间。首先拿出三色圆珠笔,假设有红蓝绿三种颜色,用红色笔写下这个主题讲话的关键字,用蓝色笔对必须要说的内容进行标注,绿色则标注你觉得有趣的部分。同时,也可以做一个结构性的时间分配,1分钟可以分为3个20秒,或者4个15秒,分别来讲述不同的部分。
接下来,就是主题讲话环节,拿出秒表计时,等一轮讲完,大家进行投票,选出自己认为讲得最好的那个人。在这个练习中,我们能够更清晰地了解到,什么是大家公认的有趣的、重要的内容,什么是大家觉得无聊、不喜欢的内容。这个训练法,不光能提高我们的表达能力,还能提升我们提炼内容和组织语言的能力,甚至是客观认识自己的能力。
如果只有一个人,就用自言自语的方式练习,你可以拿一篇最近读过的文章进行概括练习,利用手机的录音功能,方便自己回顾检查。因为在回听录音时,我们更容易清晰客观地发现自己的问题。
二、沟通的“河流模式”
假如你和另一个人分别在一条小河的两岸,为了让对方从对岸抵达你这边,你就需要在这条小河里放几块垫脚石,以方便对方能够顺利地走过这条河。我们可以把上面这个场景想象成你和听众之间进行交流的情景。这里的河流,可以理解成你和对方之间的知识隔阂,而垫脚石,就是可以让对方和你顺利建立起沟通的知识基础。
假如给没有学习过物理知识的人讲爱因斯坦的相对论,如果想要他能理解相对论,就需要在中间设立几块垫脚石,这几块垫脚石就是循序渐进的物理学知识的讲解。
首先,把你所面对的这条河流画出来,也就是你和对方建立沟通前需要跨越的知识隔阂。然后把垫脚石也清楚地标记在河流之中,然后再把垫脚石的内容填入图形中。不断进行这样的操作练习,会把河流模式培养成我们的一个思维习惯,这是一个万能的沟通技巧。
三、沟通场景:提问
提问能力是可以通过练习来培养的。最有效的方式,就是记笔记,在对方讲的时候,尽可能简单地以自己能够看懂的方式来记录,当遇到不懂或有疑问的地方,做上标注,这样一来,在提问的时候,你的问题才会清晰明确。
另外,在提问之前,你要事先给问题排定优先顺序,缩小范围。如果想了五个问题,你就需要给问题排出优先级,这样就算后面的问题来不及问,最重要的问题也已经得到了解答。一个问题限制在10秒内,自我介绍之类的内容必须尽量简洁。
四、沟通场景:商量
这里用到一个方法,叫做“构图式沟通”,方法很简单,你和另外一个人一组,然后假设要商量某件事,比如怎么给下属安排工作,如何挽救业绩下滑等等,而且要在1分钟内说清楚。具体做的时候可以用一张纸、一支笔做道具。
两人中间放一张纸,你可以一边说一边把内容写在纸上,听的人也把答案和建议写在纸上,这种构图式沟通,能够让谈话直奔主题而不会绕圈子,也很容易理清事情的条理。这种训练达到一定程度,在对我们提升沟通效率方面的帮助会非常大,很可能原本十分迷茫的问题,在讨论中就很容易解决了。
五、沟通场景:道歉
第一, 一开始就树立起“明确道歉”的态度,无论发生什么事情,都要先道歉,接下来再说明情况。
第二,在说明状况的时候,也需要技巧。不管事实如何,都要避免说:“因为你怎么怎么,我才会怎么怎么”,这样等于是把自己犯错误的前提归结于对方的行为,而只要说明那个造成误会的最小的火苗,也就是出错的分歧点即可,比如,“因为我搞错了这个时间”“因为我误会了这句话”等等,这样就够了。
第三,在商务交涉时或涉及利益的情况下,要特别注意道歉的方式。在商务道歉和涉及利益的情况下,如果只有自己道歉,那就代表自己一方要承担所有的损失,因为这会牵涉到赔偿问题,也可能会因为过度的道歉而使对方得寸进尺,要求过分的赔偿。如果全都是自己的错,这当然没话说,但要是对方也有过错,就需要巧妙地应对了。这时,是否需要在开始的一分钟就道歉,要取决于你对自己与对方关系的把握。